Digitale technologie voor persoonlijk vergaderen

Tot nu toe vormde de technologie geen volwaardig alternatief voor een persoonlijke vergadering, waarbij je rechtstreeks kennis kunt uitwisselen. De nieuwe (digitale) technologie doet dat echter wél. Met interactieve whiteboards kunnen bedrijven efficiënt blijven samenwerken. De ingebouwde visuele communicatiemiddelen komen namelijk goed van pas bij contact op lange afstand.

John van der Heijden is specialist Samenwerkingstechnologie en op de website werktrends.nl geeft hij zijn mening over ‘op afstand vergaderen’. ,,Dankzij digitale technologie werken we op nieuwe, ongekende manieren en heeft het moderne kantoor een ware metamorfose ondergaan. We kunnen tegenwoordig bijvoorbeeld veel gemakkelijker dan ooit op afstand werken. En dankzij technologische innovaties, zoals cognitieve interactieve whiteboards, kunnen we nu ook optimaal samenwerken met onze collega’s.’

Uit onderzoek blijkt dat 77 procent van de babyboomers liever ‘echt’ vergadert, terwijl dit percentage bij generatie Z maar 58 procent bedraagt. Van der Heijden: ,,Een meeting op afstand, met behulp van een interactief whiteboard vormt dus de volgende logische stap – een nieuw hoofdstuk in de evolutie van het vergaderen. Met de moderne technologie kunnen we documenten in een handomdraai maken, bewerken, opslaan en delen, terwijl we ondertussen met collega’s op afstand overleggen. We mogen inmiddels echt wel spreken van ‘vergaderen 2.0’.” Volgens Van der Heijen kun je met behulp van de nieuwe technieken ‘heel eenvoudig deelnemen en visuele aanwijzingen geven’. Ook hoef je geen complete papierwinkel naar een vergadering mee te slepen. Alle documenten kun je digitaal inzien, bewerken en delen, vanaf je laptop, smartphone of iPad. ,,De spreker kan tijdens het vergaderen meerdere documenten eenvoudig delen, bespreken en van opmerkingen voorzien. De spreker kan daarnaast, voordat de vergadering is afgelopen, alle bijgewerkte bestanden rechtstreeks vanaf het whiteboard naar de aanwezigen e-mailen.” Het onmisbare persoonlijke contact blijft behouden, verzekert Van de Heijden, omdat het lijkt alsof je bij elkaar in de ruimte zit. ,,Je kunt elkaar recht in de ogen kijken en ziet ook de non-verbale communicatie van je collega of klant. Ook kun je, zeker als internationaal bedrijf, medewerkers meer aan je binden. Je kunt, ondanks de afstand, alsnog een ‘wij’-gevoel creëren, daardoor je persoonlijk contact hebt en de interactie aan kunt gaan. En dat zonder reistijd- en kosten. Wel zo efficiënt!”  

29-09-2017 14:09

Best bekeken

Productinfo week 42

  Laptophouders   De laptophouders Ergo-Q330 en Ergo-T340 van BakkerElkhuizen zijn bekroond met de internationale Ergonomics Excellence Award. Een vertegenwoordiger van FIRA International Ltd, het gerenommeerde Engelse onderzoeksinstituut voor kantoorinrichting, reikte de prijs op 16 ...

Beheerder vergeet noodverlichting

Noodverlichting in kantoren wordt niet altijd goed onderhouden. Dat merken vooral de installatiebedrijven die het achterstallig onderhoud mogen doen. 'De brandweer komt nog noodverlichting tegen, die vijftien jaar geleden is aangelegd.' De eisen waaraan noodverlichting moet voldoen staan ...