Technologie op kantoor te ingewikkeld

Veel werknemers snappen niets van de nieuwe technieken binnen hun bedrijf. Het is te ingewikkeld, te tijdrovend of het nut wordt er niet van ingezien. Een Europees onderzoek onder ruim zesduizend kantoormedewerkers heeft uitgewezen dat ruim een kwart van de Nederlandse ondervraagden bedrijfsapparatuur niet gebruikt. De reden is dat ze niet weten hoe ze dit moeten doen. Een opvallende constatering, omdat de meeste digitale technologie juist is bedoeld om de dagelijkse werkzaamheden efficiënter te maken.

Het onderzoek, uitgevoerd door elektronicabedrijf Sharp, toont daarnaast een gebrek aan ervaring van werknemers met nieuwe technologie aan. Slechts 30 procent van de respondenten geeft aan zich zeker genoeg te voelen om bijvoorbeeld een online conference call te organiseren. Ruim 40 procent van de Europese kantoormedewerkers zegt dat gebruiksvriendelijke en toegankelijke technologie hun werk veel makkelijker en productiever zou maken. Ook zou 36 procent met gebruiksvriendelijke technologie vaker informatie delen met collega’s van andere afdelingen.

Bedrijven die digitaliseren wordt aangeraden rekening te houden met een aantal zaken. Allereerst moeten ze naar hun werknemers luisteren. Als zij het nut van de nieuwe technologie niet inzien, dan is het duidelijk dat er meer uitleg nodig is. Daarnaast zijn goede instructies heel belangrijk. Pas wel op voor dikke handleidingen. Deze werken juist demotiverend, terwijl goede technologie juist motiverend kan werken als werknemers hun werk er efficiënter door kunnen uitvoeren.

Fm kan een rol spelen bij het meer toegankelijk maken van de gebruikte technologie binnen het bedrijf. Een verandering van benadering is daarbij dan wel vereist. ‘Veel facilitaire dienstverleners zijn nog altijd sterk procesgericht bij de uitvoering van hun dienstverlening. We hebben een neiging ontwikkeld om ketens van activiteiten te beschouwen als processen. Maar een proces en een service zijn niet hetzelfde. Bij een proces gaat men ervan uit dat de gekoppelde, lineaire ketens van oorzaak en gevolg – mits ze zorgvuldig worden gemanaged – voorspelbare en betrouwbare resultaten opleveren. Een dergelijk systeem is niet ontworpen om te luisteren, zich aan te passen, te reageren en te vernieuwen.’ Dit schrijft Jan-Willem de Bruijn, cco bij facilitair dienstverlener D&B, in een blog. De continu groeiende behoefte aan service, vraagt een hoge flexibiliteit van organisaties. ‘Kijkend naar het gedrag van consumenten in de afgelopen jaren doet ons realiseren dat mensen on-the-spot communicatie en directe service sneller hebben omarmd dan velen van ons hebben kunnen voorspellen.

Bij UBER, Snapchat, Deliveroo, Foodora is het de snelheid van virtuele apps en de directe levering van diensten die leidt tot een enorme opwinding bij gebruikers in wat omschreven wordt als ‘The Now Economy’. Onze verwachtingen zijn enorm veranderd.’ De drang naar snelheid wordt steeds groter, aldus De Bruijn, ook bij bedrijven. ‘Waar deze versnelling in de consumentenmarkt aan veel van de te nemen beslissingen ten grondslag ligt, zien we de facilitaire markt maar langzaam bijdraaien.

Nog altijd hangt er een imago aan facilitair als zijnde een cost center, ‘naar binnen gekeerd’, ‘terughoudend’ en ‘one-size-fits-all’. Technologie speelt hierin een niet langer weg te denken rol. Er ontstaat meer ruimte voor kwalitatieve interactie tussen dienstverlener en werknemer.’

17-10-2017 10:10

Best bekeken

Prestatiecontracten voor installatieonderhoud, wat levert het op?

Sinds de jaren '90 is een duidelijke verschuiving te zien binnen de vraag naar verschillende contractvormen. Steeds meer organisaties hebben interesse in een resultaatgerichte contractvorm, waarbij het resultaat van de werkzaamheden centraal staat in plaats van de geleverde inspanning. Ondanks de ...

Koningin opent Máxima-kazerne marechaussee

Koningin Máxima heeft dinsdag de naar haar vernoemde kazerne van de Koninklijke Marechaussee in Badhoevedorp geopend. Met een druk op de knop onthulde ze buiten een kleurrijk kunstwerk. Het nieuwe onderkomen biedt plek aan stafpersoneel, 1800 marechaussees en de betrokken brigades van ...