Basiskennis dossier aanwezigheidsregistratie

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Het registreren van iedereen die aanwezig is in een gebouw, bij een evenement of een project. Vaak wordt binnen een bedrijf een aanwezigheidsregistratie ook gebruikt als tool voor tijdsregistratie. Het draait in dit dossier niet om toegangscontrole, hiervoor verwijzen we naar het dossier toegangscontrole en –techniek.

Facilitair
De Nederlandse wet- en regelgeving schrijft voor dat een organisatie op ieder moment moet weten welke mensen er op zijn terrein zijn. Voor een kleine organisatie is dit makkelijk te monitoren via de receptie. Bij een grotere organisatie of met veel bezoekers wordt het moeilijker. Hiervoor zijn aanwezigheidsregistratie systemen. De facilitaire organisatie is betrokken bij de inkoop, implementatie, beheer en onderhoud van het registratiesysteem.

Waarom aanwezigheidsregistratie?

  • In noodgevallen wil de bedrijfshulpverlening (BHV) precies weten hoeveel mensen er binnen zijn.
  • Werkomgevingen waar werknemers hun werktijden ‘klokken’, vragen om aanwezigheidsregistratie. Zo heb je snel overzicht wie aanwezig is.
  • De status van het gebouw wordt afgestemd op de aanwezigheid van mensen. Bijvoorbeeld verlichting en zonwering die daarop ingesteld zijn. Dat bespaart energie en levert comfort.
  • Er kan niet gesmokkeld worden met de uren van de medewerker aan de kant van de werkgever. Een systeem zal altijd aangeven dat iets handmatig aangepast is;

Soorten

Bezoekersregistratie
Voor kleine bedrijven en/of bedrijven met weinig bezoekers is dit schriftelijk te doen. Echter wanneer er meerdere bezoekers op een dag komen en/of op meerdere plekken het pand of terrein kunnen verlaten kan je het beter digitaal registreren.

Deze digitale registratie kan weer op meerdere manieren geschieden. De bezoeker kan alleen in een digitaal systeem gezet worden maar kan bijvoorbeeld ook een bezoekerspas krijgen zodat hij niet alle ruimtes binnen het pand kan betreden. Meer over deze optie kan je vinden in het dossier toegangscontrole en –techniek.

Tijdsregistratie
De tik klok wordt vervangen door de aanwezigheidsregistratie in combinatie met een tijdregistratiesysteem. Het voordeel is dat een medewerker in kan loggen op een werkopdracht. Hierdoor kan een organisatie zien welke uren in een project hebben gezeten en wie eraan gewerkt heeft. Hiervoor is het wel aan te raden om computer/systemen op verschillende plaatsen in het gebouw te hebben hangen, anders zijn de medewerkers meer tijd kwijt met lopen dan met werken. Tevens is het mogelijk om bij verdenkingen de gangen van medewerkers na te gaan. Je kunt bijvoorbeeld zien hoe laat ze afgesloten hebben of hoe vaak ze de afdeling verlaten. De regels omtrent dit worden bij wetgeving geregeld.  

BHV-alarmering
Veel organisaties werken met flexplekken. Indien gebruik wordt gemaakt van een wisselende werkplek is het bij een calamiteit vaak niet duidelijk in welk gebouw of zelfs op welke verdieping van de organisatie de BHV-er zich bevindt. Wanneer er sprake is van meerdere vestigingen en flexplekken, worden bij een calamiteit alleen die personeelsleden c.q. BHV-ers gealarmeerd die op dat moment ter plekke zijn. Wanneer een persoon wisselt van locatie of afwezig is, wordt dit automatisch geregistreerd. Zo worden uitsluitend personen gealarmeerd die aanwezig zijn en heeft u altijd inzicht in het aantal personen die per discipline en per locatie aanwezig zijn.

Belangrijk is om te vermelden dat het aan- en afmelden van aanwezigheid en de registratie van de specifieke locatie binnen de organisatie volledig automatisch gebeurt. Er is geen enkele interactie van de medewerker noodzakelijk.

Het is van belang voor de veiligheid van de gebruiker om zich altijd te registreren. Wanneer dit niet gedaan wordt en er volgt een calamiteit zal het niet registreren het werk voor de hulpverleners moeilijker maken. Ze krijgen een lijst met ‘vermiste’ en zien de aantal personen die uit het pand gehaald moeten worden. De niet geregisterde persoon zal wel meegeteld worden als gevonden, terwijl deze niet vermist was.

Methoden

Het registeren van aanwezigheid kan door middel van biometrie, code, toegangspas. De hiervoor genoemde methoden kunnen ook in combinaties met elkaar gebruikt worden. Biometrie is in deze de minst manipuleerbare methode van registratie. Echter moet opgelet worden met het gebruik van vingerafdrukken en bepaalde beroepen. Het is mogelijk dat de vingerafdruk beschadigt waardoor er geen toegang meer verleend zal worden.

Ontwikkelingen en trends

In steeds meer organisatie werkt het toegangscontrolesysteem samen met het aanwezigheidsregistratiesysteem.

In een aanwezigheidsregistratiesysteem kunnen de roosters van de medewerkers toegevoegd worden. Hierdoor kan de receptie makkelijk afspraken inplannen voor medewerkers en kan de HR-afdeling snel zien of medewerkers (ongegrond) afwezig zijn. Tevens wanneer een medewerker langdurig afwezig is kan dit meteen gecommuniceerd worden met de klant en deze direct doorverwezen worden met de juiste vervanger. Zo werkt een aanwezigheidsregistratiesysteem tevens als een informatiesysteem voor een organisatie.

Bij de aanwezigheidsregistratie van medewerkers en dus tijdregistratie is het bij sommige systemen mogelijk een onderscheid te maken in taken. Wanneer een taak gedaan is kan de medewerker hierop uitloggen en zijn nieuwe starten. Op deze wijze heeft de werkgever een beeld over de duur van bepaalde werkzaamheden.

Wet- en regelgeving

In de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is opgenomen waar de werkgever aan moet voldoen om zijn werknemers te mogen controleren met behulp van de toegangscontrole. Dit mag alleen als de werkgever een redelijke verdenking heeft voor iets wat wettelijk niet is toegestaan of verboden wordt door de werkgever. En geen andere manieren zijn om dit tegen te houden of te controleren. Artikel 35 van het Vrijstellingsbesluit WBP wordt specifiek aangegeven wat van toepassing is op een toegangscontrole systeem.