Basiskennis dossier afrekensystemen

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Het systeem waarmee een product wordt afgerekend noemen we een afrekensysteem of kassasysteem, in dit document worden beide systemen als afrekensysteem aangeduid. Onder afrekensysteem horen tevens de wijze van afrekenen, pin, mobiel, chip, membercard, contant, op rekening, cadeaukaart, etc.

Facilitair

De facilitaire organisatie zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie over de middelen beschikt om zijn/haar werkzaamheden uit te voeren. Als fm’er is het je verantwoording dat de kassasystemen/afrekensystemen optimaal werken en zodoende de productiviteit verbetert. Bij een geavanceerd afrekensysteem hebben meer afdelingen baat bij het optimaal gebruik van het afrekensysteem. Denk hierbij aan een afdeling inkoop die de huidige voorraad kan zien of de afdeling administratie die de boeken kloppend moeten krijgen.

Soorten afrekensystemen

POS-kassasystemen (Point-Of-Sale)
Dit is een geavanceerd afrekensysteem met o.a. touchscreen, moderne hardware die altijd up-to-date blijft. Dit systeem heeft verschillende functionaliteiten zoals bijvoorbeeld:

  • Kortingen: wanneer er bijvoorbeeld veel met acties of cadeaubonnen wordt gewerkt.
  • Historie: er kan teruggekeken worden hoe druk het een jaar geleden op dezelfde dag was. Hierdoor kan je bijvoorbeeld de personeelsplanning en/of de bestellingen beter voorspellen.
  • Voorraadbeheer: je digitale voorraad en bestellijst wordt automatisch aangepast na een verkoop.
  • Barcode scannen: vooral in detailhandel een gewenste optie.
  • Afrekenfuncties: creditkaart, pinnen, contant
  • Tafelindeling: Het systeem kan de tafel plattegrond weergeven, zo kan je bestellingen aan een tafel direct in de kassa zetten en naar de bar doorsturen. Tevens kan je in een oogopslag zien welke tafels nog vrij zijn.

Het systeem is bedoeld voor organisaties die meerdere POS in de organisatie hebben staan. Door dit systeem is het mogelijk dat andere afdelingen (zonder kassa) ook in het systeem werken.    

Touchscreen kassasystemen
Het verschil met het POS-kassasysteem zit hem voornamelijk in de software en de functionaliteit opties. Dit systeem is beter te gebruiken voor de kleinere bedrijven met één afrekensysteem. De software is minder geavanceerd waardoor er minder opties op het afrekensysteem zitten. Je kunt het misschien het beste vergelijken met een moderne variant van het basis kassasysteem.

Basis kassasysteem (mechanische kassa’s)
Het basis kassasysteem werkt niet digitale maar werkt op uitdraaien van bonnen en instellen van sneltoetsen. Deze systemen zie je vaak in de kleine bedrijven, maar worden steeds minder gebruikt. Echter wel de voordeligste en makkelijkste aan te schaffen. Meeste groothandels verkopen een dergelijke kassa.

Contactloos betalen
Met contactloos betalen rekent u af door uw betaalpas kort tegen de betaalautomaat aan te houden. Zo betaalt u razendsnel en gemakkelijk kleine bedragen tot en met € 25 zonder pincode. De meeste contactloze betalingen vinden plaats in de segmenten catering, restaurant en supermarkten. De sterke groei valt samen met de teloorgang van de chipknip.

Inmiddels zijn er meer dan 9,5 miljoen betaalpassen en mobiele telefoons met contactloze betaalfuncties in omloop. Consumenten kunnen hiermee bij 70.000 betaalautomaten in Nederland terecht. Vooral kleine bedragen worden contactloos betaald, 80% van de contactloze betalingen is lager dan €7,50.

Voordelen van een geavanceerd afrekensysteem

  • De snelheid van bestellingen en betalingen worden veel beter waardoor je meer service kan bieden;
  • Het systeem kan het voorraadbeheer voor je bijhouden en aangeven wanneer iets op dreigt te gaan.
  • De voorraad bestellingen worden klaargezet door het systeem op basis huidige voorraad en historie;
  • Je kan iedere medewerker en pas geven voor het gebruik van de kassa, zo kan gemonitord worden wie welke betaling heeft gedaan;
  • Een kassabon kan op iedere plek uitgedraaid worden doormiddel van een handheld;
  • Administratie kan alle in- en verkoopgegevens in één systeem opzoeken;
  • Met een geavanceerd POS-systeem kan het hoofdkantoor de omzet van de vestigingen altijd inzien.

Nadelen van een geavanceerd afrekensysteem

  • De bestelling die door het systeem klaargezet wordt zal gecontroleerd moeten worden, het systeem kan niet de daadwerkelijke inventaris zien; 
  • Bij de moderne afrekensystemen zal kennis van computer nodig zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van het systeem;
  • De aanschaf van een geavanceerd afrekensysteem is een grote kostenpost echter kan met de juiste toepassing van het systeem de kosten terugverdiend worden qua tijdsbesparing en service.

Voorraadbeheer

De meeste geavanceerde afrekensystemen beschikken over een voorraadbeheer optie. Met deze optie houdt het systeem bij welke goederen bijvoorbeeld verkocht worden, maar ook welke goederen gebruikt worden. Hierbij kan je denken aan de afdeling housekeeping. Wanneer iedereen aangeeft wat ze op een dag vervangen/aanvullen hebben, kan aan de hand van het systeem de kasten met voorraad aangevuld worden.

Wet- en regelgeving

In Nederland bestaat het Keurmerk Betrouwbare Afrekensystemen, dit is een onafhankelijk en transparant keurmerk voor kassasystemen. Aangezien in sommige gevallen het kassasysteem het hart van de onderneming is, staat dit keurmerk voor: betrouwbaarheid, veiligheid en continuïteit. Tevens kijkt het naar eerlijke concurrentie om een gelijk speelveld voor ondernemers te creëren.

Een kassa met dit keurmerk moet zekerheid bieden en de belangen van de organisatie optimaal behartigen. De eisen die het keurmerk stelt zijn opgesteld door: een groep leveranciers, ECP, Belastingdienst, en BDO-accountants.

Het kassasysteem moet voldoen aan de norm die de stichting heeft gesteld. De aanvrager schrijft over de kwaliteit van het systeem en over de organisatie die deze heeft ontwikkeld. Hiernaast zullen ze bewijsmateriaal moeten aanleveren om hun verhaal te onderbouwen. Vervolgens wordt het systeem door de BDO IT Audit & security beoordeeld en wordt het bestuur van de stichting een advies gedaan. Het bestuur beslist uiteindelijk of het keurmerk wel of niet wordt toegewezen.

Trefwoorden

Berichten, betaalpas, betaalsystemen, beveiliging, cashless, digitalisering, gegevensbeheer, Saas, Wet- en regelgeving, kaartlezer, software, hardware.