Basiskennis dossier archiefbeheer

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Archiefbeheer is het geheel van normen, plannen, procedures en activiteiten gericht op de archiefvorming, de archiefbewerking, het beheer van de archiefdepots, de daarin berustende archiefbescheiden en het beschikbaar stellen daarvan. Het is een gebied van het informatiebeheer dat zich bezighoudt met het bereiken van zuinigheid en efficiëntie bij het maken, gebruiken, hanteren, beheren, onderhouden en ordenen van records.

Een archief kan bestaan uit agenda’s, notulen, facturen, brieven, dossiers, kaarten, etc. De manier waarop het archief is ingedeeld en wordt beheerd zijn de archiefsystemen. Onder beheer valt echter ook de vernietiging van documenten, dat aan verschillende procedures en eisen moet voldoen. Bij persoonsgegevens bijvoorbeeld bestaat er een vernietigingsverplichting middels de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Facilitair

Archiveren is een dagelijkse handeling die vaak onbewust wordt uitgevoerd, maar wordt dit correct gedaan?  Veel medewerkers hebben een afkeer van opruimen, archiveren en/of documenteren. Hierdoor verdwijnt informatie of is deze simpelweg niet terug te vinden. Door een archief aan te leggen heb je de gegevens centraal opgeslagen waardoor de kans op ‘verloren’ documentenaanzienlijk kleiner wordt. Aan het facilitair bedrijf de schone taak om een gedegen archiefsysteem te implementeren en te onderhouden.

Voordelen

  • Medewerkers worden productiever door het sneller vinden van gegevens;
  • Door een bewaar- en vernietigingsbeleid en het centraliseren van het archief zorgt voor een goede benutting van de kantoorruimte;

Nadelen

  • Wanneer het beleid geïmplementeerd wordt, moet je rekenen op opstand. Iedere medewerker archiveert op zijn eigen manier. Ten eerste ga je vertellen dat we het anders gaan doen en dan bijvoorbeeld niet iedereen meer toegang heeft tot het archief.
  • Een archief is voor dossiers die gesloten zijn. Voordat de documenten bij het archief aankomen kunnen ze altijd nog verloren gaan. Hiervoor verwijzen we door naar de dossiers digitaliseren en document, deze informatie zal het ‘verloren’ gaan van gegevens minimaliseren.
  • Bij vernietiging van Persoonsgegevens is een certificaat van vernietiging verplicht. Verder dient deze vernietiging aan bepaalde eisen te voldoen.

Soorten archiefsystemen

Het ontwikkelen van een archiefsysteem begint bij het opstellen van een beleid. Hierin wordt o.a. opgenomen wat het doel is van het archief, wie heeft er toegang tot, wat wordt erin opgeslagen, digitaal versus papieren archief, wat zijn de bewaartermijnen en hoe wordt het opgeslagen/gedocumenteerd?

Dan moet er nog gedacht worden over de opslagmethode: kasten, dozen, stellingen, geheel of gedeeltelijk gedigitaliseerd. Moeten de stellingen verschuifbaar zijn of juist goed gezekerd wegens zwaarte van de dossiers? Is er licht in de ruimte of wordt dit per kast/stelling geregeld? Dit alles is afhankelijk van de dossiers, ruimte en frequentie van gebruik.

Digitale archiefsystemen
Tot de opties bestaat ook het digitaliseren van het archief, dit is echter een kostbare investering omdat alle gegevens gescand moeten worden en het originele documenten alsnog gearchiveerd dient te worden. Echter is het qua opvragen van archiefstukken wel een voordeel. Je hoeft hierdoor alleen nog maar in het papieren archief te komen om dossiers te vernietigen of toe te voegen. Door alle stromen te digitaliseren kan je op langere termijn je papieren archief afslanken en eventueel zelfs vernietigen. Het digitale archiefsysteem kan optimaal werken in samen met documenten beheer. Wanneer het document afgehandeld is wordt het in een digitaal archief geplaatst. Hiervoor moet wel goed aangegeven worden op welke manier er gearchiveerd en dus gezocht gaat worden. Het digitale archief kan geblokkeerd worden voor alle werknemers, zodat iedere persoon een dossier uit het archief officieel moet aanvragen bij de hiervoor aangewezen persoon.

Zowel bij het papieren als het digitale dossier is het aan te raden een verantwoordelijke aan te wijzen. Hierdoor voorkom je chaos en onduidelijkheden binnen het archief en de dossiers.

Stappen van archivering

De basisstappen voor een optimaal archief worden hieronder weergeven. Het zijn opties geen regels, iedere organisatie heeft een andere benadering voor het indelen van het archief omdat iedere organisatie ook een andere werkmethode kan hebben.

Classificatiesysteem
Ieder dossier/document krijgt een classificatie en wordt geregistreerd en onderhouden in een archiefsysteem. Hierdoor kan hij met zijn unieke referentie snel teruggevonden worden. Referentiesysteem kan met nummers, jaartallen, nummers die in het dossier worden vermeld (bijvoorbeeld factuurnummer), alfabetisch volgorde op basis van klant, medewerkers of afdeling.

Gegevens omslag dossier
Op de omslag van het dossier moet bepaalde informatie zichtbaar zijn. Ten eerste natuurlijk de referentie die aan het dossier gegeven is. Daarnaast de titel, datum geopend, datum gesloten, behandelaar, afdeling, eventuele koppeling aan andere dossier en de vernietigingsdatum.

Archiveren in dossier
Naast het structuren van het archief moet tevens het dossier inhoudelijk goed gestructureerd worden volgens het afgesproken beleid. Omdat optimaal te structuren kunnen de volgende stappen gevolgd worden:

  • Nieuwste document bovenaan;
  • De datum van het waarop het document is gemaakt is de datum waarop gearchiveerd dient te worden;
  • Grote voorwerpen kunnen elders opgeborgen worden mits dit op de omslag of op het eerste blad in het systeem wordt aangegeven;
  • Archiveer geen kopieën;
  • Wanneer een document in meerdere dossier thuis hoort kan je van voorgaande regel afwijken. Vermeld dan wel op het kopie de locatie van het origineel;
  • Plaats nooit papieren los in het dossier.

Documentenlijst
Maak een dossier- of documenten lijst zodat er in een oogopslag zichtbaar is welke dossier in het archief opgenomen zijn. Deze lijst moet echter wel goed bijgehouden worden wanneer dossier worden bijgevoegd of vernietigd. Op deze lijst kunnen de volgende gegevens voor komen: Referentie, titel, datums geopend, datum gesloten, trefwoorden, datum vernietiging. Door de vernietigingsdatum op te nemen op de documentenlijst kan er in een oogopslag gezien worden welke dossier vernietigd kunnen worden. Hiermee maak je de jaarlijkse opschoning van het archief stuk makkelijker.

Documenten uitschrijven
Dossiers verlaten bij sommige organisaties op regelmatige basis het archief. Maak hier een uitschrijflijst van. Hierdoor kan gezien worden welk dossier door wie uitgeschreven is en wie dus verantwoordelijk is voor het (compleet) terugkeren van dit dossier.

Opschoning en vernietiging

Door de documentenlijst digitaal bij te houden kan je de gegeven makkelijk sorteren op vernietigingsdatum. Hierdoor kan je het archief makkelijk opgeschoond houden. Tevens zal er een keer per jaar het archief in het algemeen nagelopen en opgeschoond moeten worden om vervuiling of zwervende dossiers/documenten tegen te gaan. Voor vernietiging van dossiers en documenten wordt doorverwezen naar het dossier archiefvernietiging.

Wat komt in aanmerking voor vernietiging?
Personeelsdossiers, persoonsgegevens, zakelijke correspondentie, klantgegevens, beleidsstukken, (back-up)tapes, CD’s en DVD’s, videobanden, diskettes, harde schijven, USB-sticks, pasjes, financiële documenten, medische patiëntgegevens, overige bedrijfsgevoelige informatie.

Soorten archiefvernietiging

Vernietiging heeft diverse belangrijke functies. Zoals het totaal onherkenbaar maken van vertrouwelijke gegevens, dit om imagoschade te voorkomen en bij persoonsgegevens het voorkomen van identiteitsfraude. Na vernietiging van de archieven worden de papiersnippers weer ingezet voor de productie van gerecyclede producten.

Niet alleen vertrouwelijke gegevens kunnen vernietigd worden, maar ook producten (verouderd, illegaal, producten met een foutje of met een houdbaarheidsdatum). Zodat voorkomen kan worden dat deze de markt bederven.

Discreet en grondig vernietigen is de enige garantie voor veiligheid. Voor bedrijven waar privacygevoelige informatie geproduceerd wordt, zijn er compleet gesloten archiefvernietigingssystemen ontwikkeld. Van de inzameling tot en met de verwerking tot papierbalen geschiedt in een closed circuit, zodat totale geheimhouding kan worden gegarandeerd.

On site vernietiging
Mobiele archiefvernietiging systemen kunnen op locatie van het bedrijf worden ingezet. U kunt dan als opdrachtgever letterlijk een oogje in het zeil houden.

Off site vernietiging
U verzamelt het papier in een afgesloten container, bijvoorbeeld in een kliko met slot en een brievenbussleuf in de deksel. Op afgesproken tijden komt een archiefauto de containers legen, waarna het papier op een andere locatie weer in een met camera’s bewaakte, gesloten systeem terecht komt. Krachtige machines vermalen de documenten tot onherkenbare postzegelgrote papiersnippers, die vervolgens tot balen worden geperst.

Digitale vernietiging
Zoals hierboven vermeld moet je goed uitkijken met het vernietigingen van digitale document en/of gegevens. Daarom beschikken de vernietigingsorganisatie tegenwoordig ook over de mogelijkheid om bijvoorbeeld een harde schijf te vernietigen. Naast dat hij door de shredder gaat zal hij ook onklaar gemaakt worden door een heel zware magneet. Men denkt dat bij het formateren van bijvoorbeeld een USB-stick deze geheel leeg is. Niks is echter minder waar. Wanneer je beschikt over het juiste programma is het mogelijk informatie van de stick te halen die jaren geleden gewist is. Dit geld niet alleen voor USB-sticks maar ook voor een harde schijf, het is van belang (vooral voor een organisatie) om deze professioneel te vernietigen.  Wanneer de computers van een organisatie verkocht worden is het ook aan te raden de harde schijf te vervangen en de oude te vernietigen of als archief te bewaren.

Wet- en regelgeving

Wbp
Het bewaren van persoonsgegevens in het algemeen wordt geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Echter wordt hier geen harde bewaartermijn weergegeven maar gesproken over het niet meer nodig hebben van de gegevens voor het doel van het archief. Personeelsgegevens mogen altijd bewaard worden als ze bestemd zijn voor historische, statistische en/of wetenschappelijke doeleinden.

De Wet Bescherming Persoonsgegevens omschrijft de eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Het is verplicht persoonsgegevens te vernietigen indien de reden waarvoor deze zijn verzameld, is vervallen. Aan deze vernietiging zijn eisen gesteld. Verder staat omschreven in de WBP dat de eigenaar van de persoonsgegevens verantwoordelijk blijft voor deze gegevens indien hij deze laat verwerken. De verwerking dient contractueel vastgelegd te worden, zodat er een afdwingbare verbintenis ontstaat. In de nieuwste aanpassing van de wetgeving (Meldplicht Datalekken) is bepaald dat er een Bewerkersovereenkomst gesloten dient te worden.

Bewaartermijnen van bepaalde documenten zijn vastgelegd in onze wetgeving. Medische gegevens dienen bijvoorbeeld 15 jaar bewaard te blijven. Voor andere bewaartermijnen telt een advies, zoals voor het bewaartermijn van de bedrijfsadministratie waar 7 jaar voor geadviseerd wordt. Gegevens over recht op onroerende zaken en de onroerende zaken wordt een advies van 10 jaar bewaren voor gegeven. Bij personeelsdossiers is het weer anders geregeld. Hier worden de dossiers onderverdeeld in aparte termijnen en status van het dienstverband. Echter is dit bij wet geregeld en dus verplicht om te vernietigen na verjaring van het bewaartermijn.  Voor specifieke bewaartermijnen zou je kunnen informeren bij je branchevereniging.

CA+ gecertificeerd
Indien u vertrouwelijke gegevens wilt laten vernietiging, laat dit dan uitvoeren door een CA+ gecertificeerd bedrijf. Daarmee is gegarandeerd dat de vertrouwelijke gegevens veilig worden ingezameld, afgevoerd en vernietigd.

CA+ bevat objectieve normen en procedures om de vertrouwelijkheid van het te vernietigen materiaal en de veiligheid van de procedures te waarborgen. CA+ waarborgt tevens een adequaat, efficiënt en gesloten vernietigingsproces. Bij ondernemingen met het CA+ certificaat is de vernietiging van het  materiaal in veilige handen. De certificeringregeling CA+ sluit aan op erkende normeringen voor archiefvernietiging, zoals de Duitse DIN Norm 66399 en de Amerikaanse NAID AAA Certification. 

Wel bestaan er verschillen tussen de CA+ certificaten. De certificaten geven ook aan tot welk vernietigingsniveau het vernietigingsbedrijf kan werken. Dit staat op het certificaat aangegeven per materiaal soort (papier, film, optische datadragers, magnetische datadragers, harde schijven, elektronische datadragers).

De archiefwet 1995 is van toepassing op overheidsorganen. Hieronder worden rechtspersonen die publiekrechtelijk is ingesteld of een ander persoon die enig openbaar gezag bekleed. De hoofdlijnen van deze wet bestaan uit: archiefvorming- en beheer, vernietiging, overbrenging, vervreemding en openbaarheid van het archief.

Veiligheidsniveau’s
Papier- en documentvernietigers zijn geclassificeerd op basis van de mate van vernietiging. Hoe kleiner de snippers na vernietiging zijn, hoe hoger de veiligheid. Want minuscule snippers maken het zo goed als onmogelijk de documenten te herstellen en informatie terug te halen. De classificatie van papiervernietigers is gebaseerd op de zogenaamde DIN-norm.

DIN66399 omvat drie klassen van bescherming en zeven niveaus van vernietiging.

Beschermingsklasse 1: voor normale bescherming van interne data

Beschermingsklasse 2: voor hogere bescherming van vertrouwelijke gegevens

Beschermingsklasse 3: voor zeer hoge bescherming van Top Secret gegevens.

Er zijn 7 vernietigingsniveaus beschreven.  Bij P1 is het papier grof geshredderd (maximale papiersnipper 2.000 mm2). Bij P7 is het papier zeer fijn vernietigd (maximale papiersnipper 5 mm2). Bij persoonsgegevens ligt de minimale eis op P3 (maximale papiersnipper 320 mm2).

Een stroken papiervernietiger biedt basisbescherming en versnippert 1 A4 vel in ongeveer 36 stroken. Stroken zijn vrij eenvoudig te reconstrueren.  Een snipper papiervernietiger geeft een betere bescherming tegen identiteitsfraude omdat confetti-achtige snippers moeilijk zijn om te herstellen.

De industriële vernietigers kunnen tot maximaal P4 vernietigen. Bureauvernietigers zijn verkrijgbaar met elk vernietigingsniveau.

Aanverwante dossiers

Digitale informatiebeveiliging, Document, Informatiebeheer.