Basiskennis dossier benchmarking

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

De term benchmark is een woord uit de wereld van de kwaliteitsbewaking.  Er wordt daarbij een vergelijking gemaakt tussen verschillende werkzaamheden, de werkwijze daarvan en de prestaties met een andere vergelijkbare organisatie. Daardoor kan men veel van elkaar leren en kun je gezamenlijk bepalen hoe je effectieve veranderingen kunt gaan toepassen. Bij benchmarking wordt er gezocht naar een referentiepunt waaraan de bedrijfsactiviteiten kunnen worden gespiegeld. Dit referentiepunt dient dan als referentiekader. Benchmarking wordt regelmatig toegepast en is een gestructureerd werk/leerproces om de prestaties van de organisatie te verbeteren. Het exacte doel van een benchmark is de kwaliteit van de eigen organisatie aan tonen en om hiervan te leren en eventuele veranderingen aan te brengen.

Facilitair

Benchmarking is een middel waarmee kosten effectief gereduceerd kunnen worden. Hoe kan de organisatie beter presteren en werkzaamheden verbeteren op een zo efficiënt mogelijke manier? De rol van de facilitair manager hierin kan onder andere zijn dat hij zicht houdt op de inkoop en het uitgavepatroon van een organisatie. Wanneer benchmarking wordt toegepast, zal de facilitair manager zich ook hierin gaan mengen.

Benchmarking op de werkvloer

Als organisatie kun je ervoor kiezen zelf een benchmark op te zetten. Zo kan organisatie ook zelf bepalen wat de criteria zijn voor de kwaliteit die nagestreefd moeten worden. Benchmarking wordt niet alleen gebruikt bij het meten van werkzaamheden en het reduceren van kosten binnen een organisatie, maar is ook een heel goed hulpmiddel binnen de entertainment wereld. Men kan hierdoor een goede vergelijking maken wat de populariteit van een bepaalde voorstelling, tentoonstelling, festival of ander evenement is. Een benchmark is een maatstaf welke gehanteerd wordt bij het bestuderen van bedrijfsprocessen en wordt sinds de jaren negentig steeds meer toegepast in de zakenwereld. Managers van alle vakgebieden zochten elkaar op en bekeken hoe hun collega’s bepaalde dingen aanpakten en deelden hun ervaringen met elkaar. Geslaagde werkmethoden werden dan uiteindelijk ook geïntroduceerd in hun eigen onderneming.

Voordelen benchmarking

  • Interne en externe processen worden verbeterd; 
  • Er wordt een objectief beeld van de concurrentiepositie verkregen;
  • Er wordt niet alleen gedacht vanuit de eigen organisatie, de concurrent doet het op een andere manier welke beter loopt;
  • Er worden realistischere doelen vastgesteld;
  • Als organisatie krijg je inzicht in de sterke maar ook de zwakke punten binnen de organisatie.

Moeilijkheden

Benchmarking kent veel voordelen, maar naast het inzichtelijk krijgen van de sterkte- en zwaktepunten binnen de organisatie, kan benchmarking ook nadelen met zich meebrengen. Het goed in kaart brengen van de bedrijfsprocessen is een tijdrovende klus. En er kan dus ook niet maar zo aan de slag worden gegaan met alle bedrijfsinformatie. Bij het opzetten van een benchmarking moet er rekening worden gehouden met:

  • Worden dezelfde bedrijfsprocessen met elkaar vergeleken;
  • Welke kosten worden er met elkaar vergeleken;
  • Worden dezelfde kostenmethodes toegepast?
  • Hoe worden verschillende kosten met elkaar vergeleken;
  • Hoe wordt de informatie vergaard;
  • Wat wordt er gedaan met de uitkomst van de benchmarking?
  • Worden bedrijfsprocessen, ongeacht kosten noch moeite toegepast?

Soorten

Interne benchmarking: hierbij worden interne bedrijfsprocessen met elkaar vergeleken. Dit kan door middel van afdelingen met elkaar te gaan vergelijken, maar dit kan ook door middel van het vergelijken van verschillende vestigingen of filialen.

Concurrentiebenchmarking: zoals de naam al zegt wordt hiermee een vergelijking gemaakt met de directe concurrenten. Vanwege vertrouwelijke bedrijfsinformatie is deze vorm van benchmarking vaak erg lastig uit te voeren. Er wordt hierbij vaak gekeken naar processen en vaardigheden welke voor de concurrent als succesvol worden ervaren.

Concurrentiebenchmarking brengt wel een aantal voordelen met zich mee. Er hoeft niet gezocht worden naar bepaalde bedrijfsprocessen welke met elkaar overeenkomen, aangezien het om een directe concurrent gaat zullen veel bedrijfsprocessen al vergelijkbaar zijn. Te denken is dan aan dezelfde soort klant, trends en ontwikkelingen, wet- en regelgevingen en dezelfde concurrenten daardoor wordt de vergelijking een stuk gemakkelijk gemaakt.

Functionele benchmarking: is een vergelijking met een ander niet concurrerende onderneming. Deze onderneming voert wel dezelfde functionele activiteiten uit als de eigen organisatie. Voorbeelden hiervan zijn salarisadministratie, financiën, personeelszaken maar ook public relations kan hiervan gebruik maken.

Generieke benchmarking: hierbij is het de zaak om een vergelijking te maken van verschillende processen en functies die worden uitgevoerd binnen de diverse bedrijfstakken binnen de organisatie.

Toepassing

Benchmarking dient als hulpmiddel op verschillende afdelingen binnen de organisatie. Afdelingen welke er onder andere gebruik van maken zijn finance, public relations, personeelszaken, salarisadministratie en deze komen vaak in zwaar weer als de resultaten minder worden. 

Zoals eerder benoemd is benchmarking toe te passen zowel intern als extern.

Intern:

  • Verbetering van productiviteit;
  • Klachtafhandeling;
  • In- en verkoopproces;
  • Doorlooptijdverkorting;
  • Informatiemanagement;
  • Automatisering;
  • Human resources;
  • Productieproces.

Extern:

  • Klanttevredenheid;
  • Klantimago;
  • Klantwensen;
  • Marketing;
  • Positionering;
  • Service.

Normen, wet- en regelgeving

NEN-EN 15221-7:2012 geeft richtlijnen aan voor het opstellen van een benchmarking van prestaties.

Aanverwante dossiers

Facilitaire inkoopHospitality