Basiskennis dossier catering

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Catering is een term uit de Engelse taal die wordt gebruikt voor de activiteit van het verzorgen van eten en drinken voor bedrijven (in bedrijfsrestaurants), instellingen of evenementen. Veelal wordt het eten door hierin gespecialiseerde bedrijven (cateraars) bereid in grootkeukens, al dan niet op een centrale locatie. 

Facilitair

Het is de verantwoordelijkheid van een facilitair manager om te zorgen voor de secundaire voorzieningen. De catering is hier ook onderdeel van. Een dagelijks terugkerende activiteit met vele gezichten. Binnen elke organisatie is er wel catering te vinden. Van de koffieautomaat tot de belegde broodjes in de kantine. De catering kan in zijn geheel worden uitbesteed, het is daarbij de taak van de FM’er om een zo’n goed mogelijke partij te vinden voor de juiste prijs. Zeker voor grote organisaties is de aanbesteding van de catering een zorgvuldige en omvangrijke taak. Een bedrijf kan uiteraard ook beslissen om zelf de catering te verzorgen.

Branches

Catering heb je in alle soorten en maten. Er bestaat een groot verschil in aanbod, veelal afhankelijk van een specifieke branche. Grofweg maken we onderscheid in catering voor vier verschillende branches:

  • Bedrijfsleven (bedrijfscatering)
  • Zorg
  • Feesten en partijen (eventcatering)
  • Onderwijs 

Afweging bij catering

Er wordt op veel verschillende manieren omgegaan wat betreft de catering. De catering wordt vaak uitbesteed, en de manier waarop een bedrijf omgaat met deze uitbesteding is erg verschillend. De facilitair manager speelt in dit proces een erg belangrijke rol. Want, je draagt uit wat er met de organisatie is afgesproken. Als het goed is, zijn de eisen vanuit de organisatie vastgelegd in een overeenkomst en is er nagedacht over de haalbaarheid hiervan.

Binnen vrijwel elke organisatie wordt er naast koffie en thee ook een vorm van voedsel aangeboden.  De grootte van de organisatie speelt een belangrijke rol in het vervullen van de catering. Want wordt er wel gebruik gemaakt van de eventuele aangeboden catering? Of neemt binnen deze organisatie iedereen wel hun eigen lunch mee? Zijn er bijvoorbeeld veel eetgelegenheden in de buurt, wat wordt er waar aangeboden en wat doen medewerkers tijdens hun pauze? Ga na hoe de bedrijfscultuur wordt vormgegeven wat betreft de catering binnen deze organisatie.

Wanneer er bedrijfscatering wordt toegepast en niemand maakt er gebruik van, zal er veel derving plaatsvinden. Dit draagt natuurlijk niet bij aan het maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt ook binnen de catering steeds belangrijker, daarom is het belangrijk goed na te denken over hoe de bedrijfscultuur zich uit.

Aanbesteding

Het aanbesteden van de catering is een uitdagende klus, tijdrovend en veelomvattend. Er zijn veel valkuilen en tal van aandachtspunten.

Prijs
Het onderste uit de kan willen hebben. Het mag duidelijk zijn dat cateraars niet van de wind kunnen leven. Wanneer u in zee gaat met een bedrijf dat zeer voordelig offreert is de kans groot dat er na verloop van tijd fricties optreden. De toezeggingen kunnen niet worden waargemaakt, de kwaliteit blijft achter, medewerkers steunen en kreunen onder een te hoge werkdruk.

Benchmarken
De cateraar op zijn blauwe ogen geloven en alles wat hij zegt voor waarheid aannemen, is echter niet aan te bevelen. Je betaalt dan te veel. Probeer te benchmarken zodat u weet wat de catering ongeveer mag kosten. Maak indien mogelijk gebruik van de gegevens van collega’s. Of schakel een adviesbureau in dat de markt kent. Dat levert inzicht op.

Complexiteit
Instanties, organisaties en adviesbureaus hebben de neiging om de zaken rondom aanbestedingen complexer voor te stellen dan ze zijn. Ze schermen met afkortingen, termen en juridisch taalgebruik. Ze zijn niet in staat om de materie helder onder woorden te brengen. De manager of de directeur die verantwoordelijk is voor de aanbesteding, zal daarom eerder besluiten om de klus uit te besteden aan een adviesbureau. Ook wanneer dat misschien niet nodig is. Het inhuren van knowhow bij een aanbesteding is vaak echter geen overbodige luxe. Kleine foutjes kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Als een aanbestedingsprocedure niet volgens de regels verloopt, kan men daartegen in beroep gaan. Dat kan ertoe leiden dat de procedure opnieuw gedeeltelijk of zelfs geheel moet worden uitgeschreven. In de praktijk is dit herhaaldelijk gebeurd. Een kostbare zaak waar alleen juristen en intermediairs beter van worden.

Eisen
Opdrachtgevers mogen geen onredelijk zware eisen stellen aan cateraars ten aanzien van ervaring en financiële draagkracht. Dit om te voorkomen dat cateraars onterecht worden uitgesloten. De volgende minimumeisen worden vaak gesteld aan partijen die deelnemen aan een aanbesteding: bewijs van inschrijving in Nationaal beroeps/ handelsregister, inzage in omzet en balansen van de afgelopen drie jaar, bankverklaringen over de solvabiliteit en liquiditeit van de onderneming, opgave van afgesloten verzekeringspolissen, een certificaat waaruit blijkt dat het bedrijf heeft voldaan aan zijn verplichting tot betalen van belastingen en heffingen, eenzelfde certificaat dat betrekking heeft op sociale premies, een lijst van vergelijkbare projecten en een organisatieschema van de onderneming.

Prestatiecontract
Natuurlijk is het belangrijk dat cateraars voldoende speelruimte hebben om te presteren. Maar ze moeten ook geprikkeld worden om dat gedurende langere tijd te doen. Het prestatiecontract kan daarin voorzien. Bij deze contractvorm zijn de meerkosten voor de cateraar. Doet de cateraar het beter dan voorzien en is de omzet dus ook groter dan verwacht dan kan de winst volgens afspraak worden verdeeld tussen de cateraar en de opdrachtgever. De partijen kunnen afspreken hoe de winst besteed gaat worden. Deze kan bijvoorbeeld ten goede komen aan bonussen voor de medewerkers en aan verbeteringen van het restaurant.  

Assortiment
Het is vaak erg lastig om een gezonde keuze te maken tijdens de lunchpauze. Er worden vaak ongezonde en snelle snacks aangeboden.  Bij het verzorgen van de catering denk je niet alleen na over de presentatie van het aan te bieden eten. Bij het invullen van de catering binnen de organisatie denk je ook na over het inkoopproces. Welk inkoopbeleid wordt er gehanteerd en hoe wordt het op logistieke wijze weggezet? Daarbij is het erg belangrijk in acht te nemen wat het uiteindelijke doel is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de voedselveiligheid, maar denk ook na over de routing van de keuken en/of bedrijfskantine.

  • Koffieautomaten; koffie is een van de belangrijkste voorzieningen binnen een organisatie. Een goede kop koffie uit de automaat moet van goede kwaliteit zijn. De vraag naar onderhoudsvriendelijke automaten wordt ook steeds groter.
  • Bedrijfsrestaurant; het aantal eetmomenten van een medewerker is drastisch veranderd de afgelopen paar jaar. Van cateraars wordt verwacht hiermee rekening te houden. Te denken aan het assortiment. Het assortiment hoort tegenwoordig de gehele dag te verkrijgen te zijn. Men gunt zichzelf ook steeds minder de tijd om thuis zijn/haar eigen boterhammen te smeren. Tegenwoordig neemt de medewerker zelf ook steeds minder tijd voor zichzelf om hun boterham te nuttigen. Dit gebeurt vaak tussen de bedrijven door. -     Hospitality; door hospitality krijgen klanten het gevoel welkom te zijn. Dit wordt ook meegenomen in de catering. Want klantbeleving is ook van essentieel belang bij het invullen van de catering. Waar is er behoefte aan binnen deze organisatie, is een veel gehoorde vraag. 
  • Coffeecorners; koffie en thee wordt steeds populairder. Dit is onder andere terug te zien in de hoeveelheid ‘fun coffees’ en thee variaties. Cappuccino’s, latte macchiato’s, espresso’s en verse muntthee is een kleine greep uit de vele variaties. Koffie en thee speelt een essentiële rol in de totaalbeleving van een cateraar. FM’ers zijn steeds meer op zoek naar een koffiemerk dat bij hun organisatie past.   

Ontwikkelingen
Tegenwoordig is het steeds meer een trend ook de gezonde varianten aan te bieden. Zo blijft bijvoorbeeld het voedingscentrum zich hard maken voor gezonde schoolkantines waar ook rekening wordt gehouden met de schijf van 5. Deze trend zie je steeds vaker terugkomen in het bedrijfsleven. Een andere trend is het duurzaam cateren. Steeds meer organisaties zijn zich bewust van hun maatschappelijke verantwoordelijkheden. Dit is terug te zien in de aandacht die gegeven wordt aan het serveren en consumeren van biologische producten. Streek- en seizoen producten worden

Wet- en regelgeving

Voedselveiligheid; we zijn allemaal wel eens wat raars tegengekomen in ons voedsel. Tijdens de productie kan het altijd voorkomen dat er iets in ons voedsel terecht komt wat er niet in thuis hoort. Ook is het mogelijk dat voedsel besmet is met verschillende ziektekiemen of dat het product in aanraking is gekomen met schadelijke stoffen.  Om dit zo goed mogelijk in de hand te houden zijn er verschillende wetten en regels opgesteld. Het 100% garanderen van voedselveiligheid is onmogelijk, maar door middel van wet- en regelgeving komen excessen en voedselschandalen in Nederland zelden voor.

Het slachten en verwerken van vlees (en vis) is gebonden aan een heel aantal regels. Men kan namelijk gemakkelijk ziek worden bij verkeerde processen. De voedsel en warenautoriteit houdt hier toezicht op en neemt steekproeven. Wanneer we het hebben over gewassen, houdt de NVWA toezicht op het zo min mogelijk gebruiken van chemische middelen.

Er zijn bijna 10.000 bedrijven in Nederland welke te maken hebben met levensmiddelen waarbij ze moeten opletten bij de veiligheid en of traceerbaarheid. Om dit allemaal inzichtelijk te houden is de Europese richtlijn, de HACCP,  opgesteld. De Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit controleert bedrijven op het nastreven van deze richtlijnen en inspecteert ook hun producten.

HACPP, is een voedselveiligheidssysteem en staat voor Hazard Analysis and Critical Control Points. Dit systeem zorgt ervoor dat er veilig met ons eten wordt omgegaan. Er wordt door middel van dit systeem beschreven wat er tijdens de productie en/of bereiding fout kan gaan en hoe dit kan worden voorkomen. Alle organisaties die met voedsel werken, zijn verplicht een HACCP-plan op te stellen. De HACCP wordt in alle Europese landen opgevolgd want deze valt namelijk onder de Europese wetgeving.