Basiskennis dossier contract- en leveranciersmanagement

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

In een contract staan de rechten en plichten van de deelnemende partijen beschreven. Waar vroeger de directeur verantwoordelijk was voor het tekenen van het contract, zijn het nu voornamelijk de specialisten die de contracten afsluiten. Echter kwam hierdoor het zicht op de budgettering in het geding doordat er veel verschillende personen bezig waren met verschillende contracten. Uiteindelijk is een specialisme contract- en leveranciersmanagement tot stand gekomen. Een organisatie kan ervoor kiezen om een afdeling contract- en leveranciersmanagement op te zetten. Hierdoor zullen alle contracten door hen afgesloten worden en houden zij toezicht op het naleven van de afspraken.

Facilitair

Onder welke afdeling valt het contract- en leveranciersmanagement? Er zijn verschillende mogelijkheden. Het inkopen van diensten en daarmee mogelijk het afsluiten van contracten, valt onder de afdeling inkoop. Maar zoals gezegd gaat het om diensten en zijn het facilitaire diensten dan valt het onder het facilitair management. Tevens zal het ook onder de afdeling juridische zaken kunnen vallen. Het contract- en leveranciersmanagement kan ook een samenwerkingsverband zijn met de drie bovengenoemde afdelingen.

Soorten

Een contract is een risicobeperking voor alle betrokken partijen. In een contract wordt o.a. de termijn van de afspraak vastgelegd en uitgeschreven welke afspraken er precies gemaakt worden en wat er van welke partijen verwacht wordt. We spreken van de rechten en plichten. In de meeste gevallen zal het contract tot het einde van de termijn opgeborgen blijven. Echter wanneer er blijk is van schending van de rechten en/of plichten zal het contract opgevraagd worden om de gemaakte afspraken te kunnen achterhalen. Er bestaan verschillende soorten:

- Vaststellingovereenkomst
- Koopovereenkomst
- Arbeidsovereenkomst
- Overeenkomst van opdracht
- Aannemingsovereenkomst
- Samenwerkingsovereenkomst
- Prestatieovereenkomst  

Voordelen contract- en leveranciersmanagement

- Beter benutten van kwaliteiten en capaciteiten;
- Beter interne en externe communicatie;
- Meer inzicht in prestatie van leverancier;
- Betere samenwerking;
- Minder kans op risico's;
- Kostenbesparing;
- Meer overzicht doormiddel van één database;

Contractmanager

Een contractmanager hoeft niet altijd aanwezig te zijn bij gespreken. Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsvoorwaarden, de afdeling HR zal dan de contractmanager vragen om een contract voor een bepaalde functie op te stellen met het voorgestelde salaris erin opgenomen. De contractmanager houdt zich onder meer bezig met:

- Netwerken en marktonderzoek om de beste diensten in te kunnen kopen die een goede prijs-kwaliteit verhouding hebben;
- Controleren van de contracten die voorgelegd worden op haalbaarheid qua rechten en plichten en wettelijke correctheid;
- Stelt de contracten op;
- Onderhandeld over eventuele inhoud van het contract wanneer dit niet voldoet aan de wensen van de ondergetekende;
- Is verantwoordelijk voor het afsluiten van de contracten, dus ook voor de inhoud, bijvoorbeeld of de rechten en plichten haalbaar zijn;
- Beheert de contracten en maakt hier een database van waardoor de rechten en plichten makkelijk te achterhalen zijn;
- Controleert of de plichten nageleefd worden; - Creëert management rapportages op het gebied van voortgang, kosten, looptijd en budget(besparing);

Normen, wet- en regelgeving

De wet staat boven afspraken die in een contract gemaakt worden. Er mag van de wet afgeweken worden, bijvoorbeeld bij een arbeidsovereenkomst mag er in voordeel van de werknemer afgeweken worden van de wet. Per 1 juli 2017 is er een betalingstermijn van maximaal 60 dagen, per wet vastgelegd.

Aanverwante dossiers

Facilitaire inkoop, MVO.