Basiskennis dossier digitalisering

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Digitalisering is een proces waarbij analoge data wordt omgezet naar data voor een digitale gegevensdrager. Door digitalisering kunnen fysieke gegevens zoals boeken en foto’s worden omgezet naar gegevens die door een computer kunnen worden verwerkt. Met de term digitalisering, wordt verwezen naar het overzetten van data en informatie naar een digitale gegevensdrager, met name de computer. In het dagelijks leven maakt men gebruik van tal van informatie houdende materie, zoals foto’s, films en geschreven materiaal, bijvoorbeeld boeken en tijdschriften.

Facilitair

Bij het daadwerkelijke proces van digitalisering kan men denken aan het scannen van foto’s of documenten via een scanner om deze op te slaan op de computer. Ook het opnemen van geluid door een microfoon die aangesloten is op een computer kan worden gezien als digitalisering. Aan de facilitair manager de schone taak om dit proces in goede banen te leiden en alle benodigde apparatuur, waaronder ook software en informatiesystemen, te faciliteren. Digitaliseren heeft betrekking op het beschikbaar maken van informatie. Hierdoor kan deze toegankelijk worden voor specifieke groepen of personen. Het gaat hier over diensten, afbeeldingen, documenten, audio, etc. Het thema informatie- en communicatietechnologie (ICT) loopt hier nauw mee samen. De informatie hierover kunt u vinden in ons dossier ICT.

Betekenis

Digitalisering heeft, naast het overzetten van informatie naar een digitale gegevensdrager, nog een andere betekenis. Hierin gaat het vooral om procedurele digitalisering. Dit houdt in dat bepaalde processen, die vroeger bijvoorbeeld werden geregeld per post, nu per computer via internet dienen te worden geregeld. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan de belastingaangifte, die vrijwel niet meer via post gebeurt, maar volledig via digitale kanalen. Hoewel de digitalisering van procedures over het algemeen moet leiden tot meer gebruiksgemak, stelt men als kritiek daartegenover dat een enkele fout in een digitaal systeem kan leiden tot het benadelen van vele personen.

Voordelen

  • Het werk dat we doen wordt handiger doordat je overal toegang hebt tot de gewenste documenten, ook vanaf een externe locatie. Waar je voorheen alle dossier moest doorzoeken naar dat ene blad, toets je anno nu een trefwoord in en krijg je het document dat je zoekt meteen te zien;
  • Door dagelijkse handelingen door een systeem te laten verrichten (te digitaliseren) kan je bezuinigen op aanname van nieuw personeel. Tevens zal het werk voor de medewerker   leuker worden door de verdiepende werkzaamheden die deze dan wel kan uitvoeren;
  • Er zijn geen meerdere dossiers op verschillende plaatsen nodig. Alle documenten kunnen digitaal opgeslagen worden en gewijzigd worden vanuit de plaats waar ze zijn opgeslagen;
  • Wanneer alle gegevens digitaal zijn kunnen de archieven vernietigd en gesloten worden. Hierdoor komt er meer ruimte vrij binnen een organisatie.

Nadelen

  • Identiteitsfraude;
  • Niet kloppende gegevens die wel in het bestand blijven staan; 
  • Gegevens die niet op de juiste manier gekoppeld worden;
  • 60% van de bevolking wereldwijd is nog altijd uitgesloten van de digitale economie;

Archivering

Organisaties hebben te maken met grote hoeveelheden documenten. Die moeten allemaal verwerkt en opgeslagen worden. In een ongecontroleerde situatie komen documenten veelal op willekeurige plaatsen op een schijf terecht. Dit geeft problemen met het terugvinden van documenten. Dat brengt hoge operationele kosten met zich mee.

Een digitaal archiefsysteem ordent de documentstroom van de aanmaak tot aan de archivering. Daarbij maakt het metadata van documenten (auteur, ontvanger, dossiernummer, omschrijving etc.) makkelijk toegankelijk (deze komen bijvoorbeeld als object in een database terecht). Hierdoor wordt het mogelijk op deze metadata te zoeken en kunnen documenten beter teruggevonden worden.

Daarnaast kan een digitaal archiefsysteem structuur aanbrengen door het leggen van relaties tussen de objecten in de database. Voorbeelden van objectstructuren zijn:

  • Patiëntendossier          
  • Klantinformatiesysteem
  • Gebouwenstructuur

Een digitaal archiefsysteem regelt ook de toegang tot een archief, naast rechtenbeheer houdt het bij of een document open staat, of ‘af’ is (dus gearchiveerd) waardoor de integriteit van het digitale documentarchief bewaakt wordt.

Kenmerken Digitaal archiefsysteem
Digitale archiefsystemen wordt o.a. ingezet door archieven en bibliotheken die in toenemende mate geconfronteerd worden met digitale documenten maar ook bijv. door zorginstellingen voor het verplichte langdurig bewaren van onveranderlijke digitale patiënt-informatie (zoals röntgenfoto's), het bedrijfsleven (verzekeringspolissen, bankafschriften, facturen) en overal waar statische digitale documenten ontstaan en langdurig bewaard moeten worden. Een digitaal archiefsysteem is in staat zulke documenten op te nemen, op te slaan, veilig te bewaren en voor raadpleging beschikbaar te stellen.

Kenmerkend voor alle archieven is dat onveranderlijke informatie over een (zeer) lange periode beschikbaar gesteld en regelmatig benaderd wordt. Een digitaal archief heeft dus de tegenovergestelde kenmerken van een back-up met het gevolg dat voor digitale archieven andere gespecialiseerde hardware en software zinvol zijn dan voor back-up. Digitale archieven bevatten de originele digitale documenten die - vooral in het geval van digital born documenten - soms zeer waardevol en niet reproduceerbaar zijn. Voor archiefinstellingen kunnen de documenten uit het digitale archiefsysteem het bedrijfskapitaal zijn.

Digitale duurzaamheid

Van vitaal belang bij een digitaal archiefsysteem is digitale duurzaamheid. Immers een digitaal archief kan vele jaren meegaan en gedurende die tijd verandert er een hoop in de computerindustrie. De belangrijkste standaard op dit gebied is NASA OAIS. Deze door NASA ontwikkelde ISO-standaard regelt de indeling van het archief. Ze maakt een scheiding tussen de formaten die de gebruikers zien (die de op dat moment gangbare formaten zijn) en de bestandsformaten die intern in het archief gebruikt worden, die volgens de beste tradities van digitale duurzaamheid ontworpen dienen te zijn. Op deze manier kan het digitaal archief snel op nieuwe ontwikkelingen inspelen, zonder dat de gegevens in het archief onleesbaar worden.

Wet- en regelgeving

Tijdens digitaliseren moet er rekening gehouden worden met de wet bescherming persoonsgegevens. Wanneer de organisatie persoonsgegevens wil gebruiken of verwerken moeten deze voldoen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt.

Het privacy recht stelt regels aan de verwerking van persoonsgegevens. Aangezien iedere ondernemer persoonsgegevens verwerkt (van bijvoorbeeld klanten), heeft ook iedere ondernemer met dit rechtsgebied te maken. Het privacy recht is grotendeels geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Kort samengevat is deze wet (onder meer) van toepassing op alle handelingen die u met behulp van een computer uitvoert op gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon (‘persoonsgegevens‘). Daarmee heeft de wet een zeer ruim toepassingsbereik. (Bedrijfs)Administratie staat immers vol met dergelijke persoonsgegevens.

Trefwoorden

Archief, Beveiliging, Databeheer, Digitale transformatie, Gegevensbeheer, Hardware, Informatiebeheer, Informatieverwerking, Innovatie, Kennisdeling, Printers, Software, Tekeningen, Factuurverwerking, Onderzoek, Het Nieuwe werken, Cloud, Berichten, Postkamer, Belastingaangifte, Betalingen.