Basiskennis dossier document

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Een gedrukt of geschreven bewijsstuk, een tekstbestand of een verzameling van gegevens op papier zijn allemaal documenten. Binnen een organisatie is het van belang dat er beleid wordt gevoerd op het gebied van documentbeheer. Hierin wordt o.a. de stroom van de documenten gevolgd.

Facilitair

Binnen een organisatie zijn er veel documenten in omloop. 80% van de kennis van de organisatie zit opgeslagen in deze documenten. Om structuur in de documentenstroom te brengen kan een organisatie aan documentbeheer doen. Documentenbeheer begint met het opzetten van een beleid omtrent alle documenten binnen de organisatie. Ga per bedrijfsproces na welke documenten hierbij gebruikt worden en welke medewerkers met hetzelfde document in aanraking komen. Hierdoor maak je de documentenstroom van de organisatie zichtbaar. Vanuit hier ga je kijken welke knelpunten, communicatieproblemen en voorvallen van verloren informatie er zijn. Vanuit hier wordt een procedure geschreven voor alle documenten binnen de organisatie van binnenkomst tot archivering.

Grote bedrijven hebben een afdeling Documentatie en Informatievoorziening (DIV). Deze afdeling registreert, distribueert en bewaakt de inkomende en uitgaande post, zowel de papieren - als de digitale stroom. In veel andere gevallen valt het documentenbeheer onder de afdeling administratie, of afzonderlijke afdelingen. Onder welke afdeling het ook valt, de fm’er zal er bij betrokken zijn.

Soorten documentenbeheer

Een voorbeeld van een dergelijk procedure is dat alle documenten binnen komen via de receptie. Deze beslist of een mail beantwoord, doorgestuurd, alleen opgeslagen of verwijderd wordt. De receptie moet goede afspraken maken over de benoeming van de documenten. Het is de bedoeling dat ze makkelijk terug te vinden zijn op bijvoorbeeld bedrijfsnaam en datum.

Digitaal
Wanneer een document behandeld dient te worden, kan deze opgeslagen worden op het netwerk in de map van de medewerker die het moet behandelen. Er zijn organisaties die in het document een voorblad invoegen om de stroom van het document digitaal te kunnen volgen.

Papier
Ieder binnengekomen document kan door middel van scannen digitaal gemaakt worden en dezelfde stroom ingaan als bovenstaand. Echter zal er beschreven moeten worden wat er met de papieren documenten gedaan wordt.

Voordelen

  • Het is makkelijk te achterhalen wie het documenten heeft;
  • De status van het document is door het voorblad te achterhalen waardoor bijvoorbeeld de receptionisten vragen kan beantwoorden over de status van een vraag of bestelling.
  • Medewerkers vinden fijn om te kijken hoever een medewerker is met een document waar ze op zitten te wachten. Door documentenbeheer heeft iedere medewerker dit zichtbaar.

Nadelen

  • Wanneer het beleid niet goed uitgeschreven of uitgedragen wordt zal het niet soepel verlopen. Medewerkers moeten alle handelingen op dezelfde manier doen anders zijn de bestanden nog niet terug te vinden.
  • Medewerkers voelen zich gecontroleerd omdat iedereen kan zien hoelang een document bij een medewerker ligt.
  • Doordat we documenten digitaliseren worden de originele exemplaren vaak vergeten. Echter is het van belang dat deze vernietigd worden. Dit kan gebeuren door archiefvernietiging wat wordt behandeld in het desbetreffende dossier.

Archivering documenten

Het ontwikkelen van een archiefsysteem begint bij het opstellen van een beleid. Hierin wordt o.a. opgenomen wat het doel is van het archief, wie heeft er toegang tot, wat wordt erin opgeslagen, digitaal versus papieren archief, wat zijn de bewaartermijnen en hoe wordt het opgeslagen/gedocumenteerd?

Dan moet er nog gedacht worden over de opslagmethode: kasten, dozen, stellingen, geheel of gedeeltelijk gedigitaliseerd. Moeten de stellingen verschuifbaar zijn of juist goed gezekerd wegens zwaarte van de dossiers? Is er licht in de ruimte of wordt dit per kast/stelling geregeld? Dit alles is afhankelijk van de dossiers, ruimte en frequentie van gebruik.

Digitale archiefsystemen

Tot de opties bestaat ook het digitaliseren van het archief, dit is echter een kostbare investering omdat alle gegevens gescand moeten worden en het originele documenten alsnog gearchiveerd dient te worden. Echter is het qua opvragen van archiefstukken wel een voordeel. Je hoeft hierdoor alleen nog maar in het papieren archief te komen om dossiers te vernietigen of toe te voegen. Door alle stromen te digitaliseren kan je op langere termijn je papieren archief afslanken en eventueel zelfs vernietigen. Het digitale archiefsysteem kan optimaal werken in samen met documenten beheer. Wanneer het document afgehandeld is wordt het in een digitaal archief geplaatst. Hiervoor moet wel goed aangegeven worden op welke manier er gearchiveerd en dus gezocht gaat worden. Het digitale archief kan geblokkeerd worden voor alle werknemers, zodat iedere persoon een dossier uit het archief officieel moet aanvragen bij de hiervoor aangewezen persoon.

Zowel bij het papieren als het digitale dossier is het aan te raden een verantwoordelijke aan te wijzen. Hierdoor voorkom je chaos en onduidelijkheden binnen het archief en de dossiers.

Stappen van archivering

De basisstappen voor een optimaal archief worden hieronder weergeven. Het zijn opties geen regels, iedere organisatie heeft een andere benadering voor het indelen van het archief omdat iedere organisatie ook een andere werkmethode kan hebben.

Classificatiesysteem
Ieder dossier/document krijgt een classificatie en wordt geregistreerd en onderhouden in een archiefsysteem. Hierdoor kan hij met zijn unieke referentie snel teruggevonden worden. Referentiesysteem kan met nummers, jaartallen, nummers die in het dossier worden vermeld (bijvoorbeeld factuurnummer), alfabetisch volgorde op basis van klant, medewerkers of afdeling.

Archiveren in dossier
Naast het structuren van het archief moet tevens het dossier inhoudelijk goed gestructureerd worden volgens het afgesproken beleid. Omdat optimaal te structuren kunnen de volgende stappen gevolgd worden:

  • Nieuwste document bovenaan;
  • De datum van het waarop het document is gemaakt is de datum waarop gearchiveerd dient te worden;
  • Grote voorwerpen kunnen elders opgeborgen worden mits dit op de omslag of op het eerste blad in het systeem wordt aangegeven;
  • Archiveer geen kopieën;
  • Wanneer een document in meerdere dossier thuis hoort kan je van voorgaande regel afwijken. Vermeld dan wel op het kopie de locatie van het origineel;
  • Plaats nooit papieren los in het dossier.

Documentenlijst
Maak een dossier- of documenten lijst zodat er in een oogopslag zichtbaar is welke dossier in het archief opgenomen zijn. Deze lijst moet echter wel goed bijgehouden worden wanneer dossier worden bijgevoegd of vernietigd. Op deze lijst kunnen de volgende gegevens voor komen: Referentie, titel, datums geopend, datum gesloten, trefwoorden, datum vernietiging. Door de vernietigingsdatum op te nemen op de documentenlijst kan er in een oogopslag gezien worden welke dossier vernietigd kunnen worden. Hiermee maak je de jaarlijkse opschoning van het archief stuk makkelijker.

Documenten uitschrijven
Dossiers verlaten bij sommige organisaties op regelmatige basis het archief. Maak hier een uitschrijflijst van. Hierdoor kan gezien worden welk dossier door wie uitgeschreven is en wie dus verantwoordelijk is voor het (compleet) terugkeren van dit dossier.

Opschoning en vernietiging
Door de documentenlijst digitaal bij te houden kan je de gegeven makkelijk sorteren op vernietigingsdatum. Hierdoor kan je het archief makkelijk opgeschoond houden. Tevens zal er een keer per jaar het archief in het algemeen nagelopen en opgeschoond moeten worden om vervuiling of zwervende dossiers/documenten tegen te gaan. Voor vernietiging van dossiers en documenten wordt doorverwezen naar het dossier archiefvernietiging.

Tips en trics

  • Zorg dat er een back-up van de organisatie zich buiten het bedrijf bevindt. Dit kan doormiddel van een externe harde schijf of een gehuurde serverruimte. Vertrouw er niet blind op dat de back-up gemaakt wordt maar controleer of de gegevens goed overgenomen zijn.
  • Wanneer het beleid geïmplementeerd is, kan er na enige tijd geëvalueerd worden met verschillende medewerkers op verschillende functies en niveaus. Hierdoor wordt een reëel beeld samengesteld van het gebruiksgemak.
  • Een Document managementsysteem (DMS) worden steeds mee ingezet door bedrijven om het documentenbeheer op te vangen. Het DMS archiveert e-mails zelfstandig naar het desbetreffende dossier. Hierdoor kan je met eenvoudig alle correspondentie met een klant of over project terugvinden. Vanuit dit systeem is het ook mogelijk om een document geblokt te versturen zodat de ontvanger niks kan opslaan of wijzigen.

Wet- en regelgeving

Het bewaren van persoonsgegevens in het algemeen wordt geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Echter wordt hier geen harde bewaartermijn weergegeven maar gesproken over het niet meer nodig hebben van de gegevens voor het doel van het archief. Personeelsgegevens mogen altijd bewaard worden als ze bestemd zijn voor historische, statistische en/of wetenschappelijke doeleinden.

Bewaartermijnen van bepaalde documenten zijn vastgelegd in onze wetgeving. Voor andere bewaartermijnen telt een advies, zoals voor het bewaartermijn van de bedrijfsadministratie waar 7 jaar voor geadviseerd wordt. Gegevens over recht op onroerende zaken en de onroerende zaken wordt een advies van 10 jaar bewaren voor gegeven. Bij personeelsdossiers is het weer anders geregeld. Hier worden het dossier onderverdeeld in aparte termijnen en status van het dienstverband. Echter is dit bij wet geregeld en dus verplicht om te vernietigen na verjaring van het bewaartermijn.

De archiefwet 1995 is van toepassing op overheidsorganen. Hieronder worden rechtspersonen die publiekrechtelijk is ingesteld of een ander persoon die enig openbaar gezag bekleed. De hoofdlijnen van deze wet bestaan uit: archiefvorming- en beheer, vernietiging, overbrenging, vervreemding en openbaarheid van het archief.

Aanverwante dossiers

Archiefbeheer, digitale informatiebeveiliging, drukwerkinformatiebeheer