Basiskennis dossier facilitaire inkoop

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Alle activiteiten welke betrekking hebben op de inkoop van het facilitaire bedrijf. Facilitaire inkoop speelt een cruciale rol in de totale kosten van organisaties. De omvang hiervan is in de loop der jaren substantieel gestegen. Hoe zorgt u voor de juiste balans? Professionele inkoop is zeker geen kwestie van enkel scherp onderhandelen over de prijs. 

De prijs-kwaliteitverhouding bij de inkoop van facilitaire diensten is van essentieel belang. Organisaties moeten stilstaan bij het niveau van dienstverlening en de consequenties van bepaalde keuzes in die dienstverlening. Hierdoor kan men sturen op de kosten en risico’s afbakenen. In de praktijk blijkt vaak dat substantiële kostenreducties mogelijk zijn met behoud of zelfs toename van de kwaliteit van de dienstverlening.  

Facilitair

Het facilitair bedrijf bepaalt de aanbestedingsstrategie en ondersteunt bij het opstellen van integrale programma’s van eisen. Ook neemt fm de uitvoering van de feitelijke (Europese) aanbesteding op zich, net als de begeleiding bij de implementatie en een volledig afgestemd contractmanagement in de daaropvolgende periode.

De budgetten voor de secundaire processen vallen onder de verantwoordelijkheid van de facilitair managers. Zij stellen het PVE op en legt deze voor aan de inkoper. Samen met de inkoper doorlopen zij het inkoopproces en nemen zij de besluiten voor de directie of leggen zij hun beslissingen voor aan de directie. Dit is afhankelijk van de bevoegdhedenmatrix. Niet alleen het inkopen als zodanig maar ook het implementeren en de uitvoering vallen onder de verantwoordelijkheid van FM. De volledige keten moet worden doorlopen om de sturing, het beheer en het verbeteringsproces gestalte te geven. Een facilitair manager kan ook de inkoper van de organisatie zijn voor de secundaire processen.

Facilitaire inkoop op de werkvloer

 Facilitaire inkoop van producten en diensten is zeer divers. Te denken valt aan:

Soorten

  • Tegenwoordig wordt de inkoper niet meer zo hartelijk ontvangen als vroeger. Daar waar voorheen de inkoper van harte welkom was om op de laatste centen te besparen, wordt hij tegenwoordig steeds meer op afstand gehouden binnen de organisaties. Alle trends en ontwikkelingen van de afgelopen tijd laten inmiddels zien dat men weer op de goede weg is om hun intrede te maken binnen de organisatie en met belangrijke afspraken.

  • Je ziet tegenwoordig meer en meer dat de professionele inkoper steeds bijdraagt aan het beleid van de organisatie. Wanneer beide partijen hun visie helder hebben, zal de samenwerking hierdoor ook bevorderd worden. 

  •  Ketenverantwoordelijkheid komt steeds meer bij de inkoper te liggen. Niet alleen is van belang een goed inkoopproces maar ook het vervolg hierop. Is het product en/of dienst wel het gewenste? Beantwoord het aan zijn verwachtingen? Koppelen we terug naar de leverancier? Hoe gaan we in het vervolg hiermee om, etc?

  • Binnen een organisatie speelt inkoop eigenlijk altijd een grote rol. Veel organisaties kiezen er ook voor om deze taak uit te besteden, omdat zijzelf er de expertise niet voor hebben. 70 á 80 procent van de totale kosten van een organisatie is inkoop gebonden. De inkooporganisatie is dus een belangrijke en grote speler binnen het bedrijf. Hoe wordt dit ingevuld en welke visie laten we er op los? Vaak speelt duurzaamheid hier ook in mee.

Stappenplan facilitaire inkoop

Het inkopen kan worden weggezet in een inkoopproces. Dit proces beschrijft 6 stappen die genomen kunnen worden om tot een goede in koop over te gaan.

Stap 1:
Specificeren, hier wordt uitgezocht welke goederen en/of diensten er nodig zijn en wat de precieze wensen en behoeften zijn. Specificeren kan worden uitgelicht in 3 fasen;

  • De functionele specificatie, wat moet het product kunnen doen.
  • De conceptspecificatie, deze fase geeft nauwkeuriger dan de vorige fase aan hoe dit product gerealiseerd kan worden. Bij deze fase vraag je jezelf dus af hoe het product aan de verwachtingen kan voldoen.
  • De detailspecificatie, hierin wordt het programma van eisen in uitgelegd. Er wordt hier dus heel specifiek in gegaan op de details waaraan het product moet voldoen

Stap 2
Selecteren, er wordt hier aan de hand van een onderzoek gekeken welke leverancier de beste producten tegen de beste prijs levert. Ook hier kun je een aantal stappen doorlopen om tot het gewenste resultaat te komen;

  • Zet een marktonderzoek op; 
  • Stel een lijst samen van potentiële leveranciers; 
  • Vraag offertes aan en vergaar informatie; 
  • Kijk en vergelijk en kies vanuit daar de beste oplossing.

Stap 3
Contracteren, het contracteren van de juiste leverancier en tevens onderhandelen over de condities.

Stap 4:
Bestellen, het daadwerkelijk bestellen van producten/goederen die nodig zijn zoals gespecificeerd in stap 1.

Stap 5:
Bewaken, er wordt hier nagegaan of de levering daadwerkelijk geleverd wordt zoals afgesproken. Dit kan op verschillende manieren, van een uitgebreid rapport tot gewoonweg door middel van het controleren van data.

Stap 6:
Nazorg en evaluatie, er voor zorgen dat de goederen intern op de juiste plek komen en worden geadministreerd. Daarnaast het gehele proces evalueren en archiveren.

Wet- en regelgeving

Aanbestedingswet
In de Aanbestedingswet zijn de Europese richtlijnen opgenomen, maar er zijn ook diverse zaken aan toegevoegd, met name op het gebied van inkopen onder de Europese aanbestedingsdrempel. De Aanbestedingswet kent nu vier standaardmethoden om in te kopen:

  • Enkelvoudig onderhands Bij deze methode wordt de opdracht rechtstreeks gegund aan één partij (tot circa € 50.000).
  • Meervoudig onderhands De opdracht wordt uitgezet onder drie tot vijf leveranciers. De opdracht wordt gegund aan de partij die de beste prijs en kwaliteit biedt (van circa € 50.000 tot circa € 100.000).
  • Nationale aanbesteding De opdracht wordt via een aanbesteding uitgezet, maar alleen op de Nederlandse website gepubliceerd. Ieder bedrijf kan hierop een offerte indienen, de opdracht wordt gegund aan de partij die volgens van te voren opgeschreven criteria de beste prijs en kwaliteit biedt (van circa € 100.000 tot € 209.000)
  • Europese aanbesteding De opdracht wordt via een aanbesteding uitgezet en gepubliceerd op de Europese website. De Europese procedureregels zijn van toepassing. De opdracht wordt gegund aan de partij die volgens van te voren opgeschreven criteria de beste prijs en kwaliteit biedt. (vanaf € 209.000) Europees aanbesteden is een georganiseerde manier van inkopen. Van een aanbesteding is sprake als meerdere partijen de gelegenheid krijgen een offerte voor een opdracht uit te brengen. Europese aanbesteding is van toepassing op overheidsinstellingen (ministeries, provincies en gemeenten), publiekrechtelijke organisaties en op de Nutssector, waaronder energie- en openbaar vervoerbedrijven.

Belangrijkste normen

  • ISO20400;  deze norm wordt gebruikt bij het duurzaam inkopen voor een organisatie. 
  • NEN-EN 15221-2; niveau van uitbesteden, operationeel en/of op management niveau. Investeringen en prijsstellingen worden hierin behandeld. Organisaties kunnen dit als leidraad gebruiken om contracten mee af te sluiten. 
  • NEN-EN15221-3; is een norm voor de kwaliteit van diensten en producten. 
  • NEN-EN15221-4; hier wordt gebruik van gemaakt om kosten vast te leggen. 
  • NEN-EN15221-5; focust op het indelen en registreren van kosten.

Deze normen worden gebruikt bij het opstellen van het uiteindelijke doel. Binnen elke organisatie is dit interessant omdat er in elke organisatie gebruik gemaakt wordt van inkopen. Prestaties kunnen worden vergeleken met elkaar op het gebied van kosten en op de kwaliteit.

Aanverwante dossiers:
Circulair faciliterenIn- en outsourcen.