Basiskennis dossier fmis

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

FMIS is de afkorting voor Facility Management Informatie Systeem en is een hulpmiddel om facilitaire processen en informatie te managen. Elke organisatie heeft natuurlijk zijn eigen wensen en behoeften en een FMIS-systeem kan op maat gemaakt worden voor elke organisatie. Met een FMIS-systeem wordt er informatie opgenomen, verwerkt en er worden verschillende beschikbare faciliteiten aangeboden welke ter ondersteuning zijn aan de bedrijfsvoering.

Facilitair

Met een FMIS ontvang je allerlei gegevens waaruit managementinformatie kan worden geformeerd en kan worden gestuurd. Veel verschillende activiteiten kunnen worden opgenomen in het systeem, zoals gebrekenmelding- afhandeling en factuur, onderhoudsplanning, uitvoering en betaling. FMIS maakt deel uit van het digitaliseringproces. Dit proces wordt vaak begeleidt door de facilitair manager. Een FMIS-systeem is handig omdat alle benodigde informatie voor het facilitair bedrijf staan opgeslagen in één systeem. Alle benodigde apparatuur, waaronder ook de software en informatiesystemen worden gefaciliteerd door de facilitair manager.

FMIS op de werkvloer

We leven in een digitaal tijdperk. Het is daarom van belang dat medewerkers op de hoogte zijn van de gang van zaken. Kan iedere medewerker een melding maken in het facilitair managementsysteem? Weet iedereen hoe het werkt, is er genoeg aandacht geschonken aan de wat oudere en wat minder digitale medewerker binnen de organisatie? Het digitale tijdperk is nog lang niet aan zijn einde en is nog steeds aan het groeien. Elk jaar komen er tal van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT-mogelijkheden en dit wordt nadrukkelijk merkbaar op de werkplek. Werkplekken worden steeds veelzijdiger en mobieler door het gebruik van diverse apparatuur. Het gebruik van een facilitair managementsysteem is daarom een gemakkelijke oplossing om eventuele storingen en defecten te melden vanaf de werkplek.

Trends en ontwikkelingen

Door het gebruik van steeds weer nieuwe technologieën, worden er ook steeds meer nieuwe mogelijkheden gecreëerd.  Door deze ontwikkelingen blijft het voor een facilitair manager mogelijk om de facilitaire organisatie continu te blijven verbeteren. Een FMIS-systeem is een handige leidraad voor de FM’er en door het FMIS-systeem kan er gemakkelijk overzicht worden gehouden op het facilitair bedrijf.

Door de automatisering van verschillende facilitaire processen, wordt er meer grip verkregen op kosten, maar ook klanttevredenheid speelt hierin een belangrijke rol. Een FMIS kan handig inspelen op de verschillende wensen en behoeften vanuit de organisatie. Het monitoren van informatiesystemen is een belangrijk onderdeel geworden van het werkproces van het facilitair bedrijf. Bedrijfsprocessen als facilitair, HR en finance worden steeds vaker in een FMIS-systeem verwerkt. Er worden hierdoor verschillende IT-oplossingen gecreëerd. Het boeken van een vergaderruimte, of het doorgeven van een kapotte lamp of computer wordt hierdoor steeds gemakkelijker. 

De facilitaire organisatie komt steeds meer samen met de ICT, HRM, Inkoop en bijvoorbeeld het Office Management. Wanneer de keuze wordt gemaakt interne informatie te delen met andere informatiesystemen zijn koppelingen hierin noodzakelijk. Bijvoorbeeld bij het gebruik van een systeem voor personeelsgegevens en een systeem voor het gebouwbeheer. Processen kunnen dan via een FMIS gemakkelijk worden gecombineerd.  Niet onbelangrijk is, nadat er een besluit is gevallen, de implementatie. Hoe gaat dit gebeuren? Kan het systeem worden geïntegreerd in de bestaande systemen? Kan ik ook modules kopen? Hoe is de services? Wat zijn de jaarlijkse kosten? Kan ik leasen?

  • Overzicht door het invoeren van één systeem voor verschillende services binnen de organisatie;
  • Besparing door efficiëntie van bepaalde facilitaire processen;
  • Gemakkelijker aansturen;
  • Bewaking van facilitaire processen;
  • Uitgebreide rapportagemogelijkheden;
  • Optimale communicatie met de klant.

Toepassing

Een FMIS-systeem is niet alleen toegankelijk voor grote bedrijven, maar ook voor het MKB kan FMIS van meerwaarde zijn. Wanneer er wordt geïnventariseerd wat de toegevoegde waarde is van een FMIS-systeem voor uw organisatie, kan duidelijk worden welk systeem het meest rendabel is voor de organisatie. Het toekomstbeeld van de organisatie is dan van wezenlijk belang. Bij het kiezen van een FMIS spelen onder andere een eventuele verhuizing, nieuwbouw, outsourcing, een regieorganisatie of het nieuwe werken meestal een rol.

De reden waarom men vaak kiest voor een facilitair managementinformatiesysteem is dat er vaak erg veel geregeld moet worden. Dit zijn allemaal losse processen op zich. Iedereen wil dit natuurlijk zo goed en snel mogelijk geregeld hebben. Door het gebruik van een FMIS zijn alle partijen (medewerkers, leidinggevenden, collega’s en ook leveranciers) goed op de hoogte en kunnen alle benodigde informatie gemakkelijk tot hun beschikking hebben. Door een eenduidige informatiestroom, kan er goed worden bijgestuurd om een efficiënte en effectieve dienstverlening te kunnen bieden binnen de organisatie. Met een FMIS kan in 1 opslag worden gezien hoe een bepaalde afdeling functioneert en of de SLA’s worden behaald.

Normen, wet- en regelgeving

NEN-15521-4. Veel facilitaire organisaties willen gebruik maken van de Europese norm NEN-15521-4 voor bijvoorbeeld het vastleggen van kosten, de inrichting van hun FMIS-systeem of de producten- en dienstengids, benchmarking of de inrichting van de organisatie.

NEN 2767 is dé norm voor conditiemeting. Conform de norm NEN 2767 is conditiemeting het instrument voor het objectief en uniform meten van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. 

Aanverwante dossiers

Conditiemeting, Digitalisering, Gebouwautomatisering, Gebouwbeheer, ICT, Informatiebeheer, Onderhoud.