Basiskennis dossier gebouwbeheer

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Het beheren van een gebouw(en). Gebouwbeheer maakt deel uit van het facility management. Grote organisaties hebben vaak een gebouwbeheerder. Een gebouwbeheerder houdt toezicht op onder andere de gezondheid, veiligheid en het onderhoud van een pand en zorgt hij ervoor dat dit op het juiste niveau blijft.

De gebouwbeheerder zorgt er ook voor dat het onderhoud van installaties als verwarmingsinstallaties, koelingsinstallaties en ventilatiesystemen wordt onderhouden. Dit worden ook wel de E-installaties genoemd. En alle elektrische en elektronische installaties worden ook beheerd door de gebouwbeheerder (W-installaties). Gebouwbeheer zorgt er bijvoorbeeld voor dat de uitvoering, optimalisatie, monitoring en de beoordeling van bepaalde facilitaire processen worden beheerd. Hieronder vallen onder andere de processen terreinbeheer, infrastructureel beheer en technisch beheer. Ook het testen van installaties en het inhuren van eventuele specialisten valt hieronder.

Facilitair

Een gebouwbeheerder houdt toezicht op de harde en zachte diensten van een pand en is ondersteunend aan het facilitair management. Gebouwbeheer wordt vaak ondersteund door facilitaire software pakketten.

Gebouwbeheer en werken

Op het eerste gezicht zal er weinig gemerkt worden van gebouwbeheer op de werkvloer. Maar binnen elke organisatie wordt er nagedacht over hoe facilitaire processen het best kunnen worden vormgegeven. Bij het (ver)bouwen van een (nieuw) pand zal de gebouwbeheerder om de hoek komen kijken en zich bezig houden met processen welke te maken hebben met terreinbeheer of technisch beheer en onderhoud van het gebouw.

Strategisch vastgoed beheer
Gebouwbeheer hangt nauw samen met strategisch vastgoed beheer. Een gebouwbeheerder beoordeelt namelijk vaak of en hoe een gebouw nog werkbaar kan zijn. Is het nog werkbaar ja of nee? Wanneer stoot je een gebouw af en welke gebouwen wil je als organisatie behouden? Is het efficiënt om een gebouw te verbouwen, renoveren of misschien wel te verduurzamen? Daarbij is het belangrijk in acht te nemen hoe het gebouw er aan toe is. Is het gebouw nog in een goede staat, wat is de conditie van het gebouw, is het te verkopen in de toekomst en hoe energiezuinig is of kan het gebouw nog worden?

Middelen/materialen

Meerjarenonderhoudsplan (MJOP)
Elk gebouw heeft regelmatig onderhoud nodig. Belangrijk is dat onderhoud niet alleen wordt uitgevoerd wanneer het echt zichtbaar noodzakelijk is, maar dat dit stelselmatig ieder jaar terugkomt. De kans op nog meer en grotere schade aan het gebouw wordt dan steeds kleiner. De conditie van een gebouw is erg belangrijk, daarom is het raadzaam een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) op te stellen. Hiermee houdt je gemakkelijk grip op het onderhoud van een gebouw of installatie. Het opstellen van een MJOP geeft inzichten waar  en waarmee er rekening gehouden moet worden.

 Een aantal tips voor het opstellen van een MJOP zijn:

  • Gebruik NEN 2767 bij het opstellen van een MJOP, dit is de nauwkeurigste manier om het gebouw op verschillende aspecten te controleren en te beoordelen. 
  • Rapporteer alle details welke worden gevonden bij het uitvoeren van de conditiemeting (NEN 2767). 
  • Stel het plan op met het oog op de toekomst. Kijk verder dan 10 jaar, sommige projecten gaan langer dan 20 jaar mee. 
  • Neem specialisten in de arm om deskundige activiteiten uit te laten voeren. Bij een aantal werkzaamheden komen namelijk inspecties om de hoek kijken. (gevelrenovatie bijvoorbeeld) 
  • Zorg ervoor dat de gekozen partner voor het opstellen van een MJOP, genoeg ervaring heeft opgedaan en deskundig is in zijn vak. Het opstellen van een MJOP kan namelijk op veel verschillende manieren gebeuren.

Beheervisie
Het beheren van het gebouw wordt behalve met het MJOP ook gecoördineerd door middel van een beheervisie. Door middel van deze beheervisie wordt het gebouw getoetst en aan de hand van deze toetsing, de inventarisatie en de conditiemeting wordt er een onderhoudsplanning gemaakt. In deze planning wordt vastgelegd welk onderhoud wanneer uitgevoerd moet worden en eventueel worden er projecten samengevoegd. Het samenvoegen van bepaalde werkzaamheden staat in verband met het kostenplaatje. Wanneer er de mogelijkheid is om onderhoud samen te voegen zal dit uiteindelijk een financieel voordeel opleveren.

Trends en ontwikkelingen

Door het gebruik van steeds weer nieuwe technologieën, worden er ook steeds meer nieuwe mogelijkheden gecreëerd.  Door deze ontwikkelingen blijft het voor een gebouwbeheerder mogelijk om processen continu te blijven verbeteren, denk daarbij bijvoorbeeld aan Smart Facility Management, big data, robotisering en Internet-of-things.

  • Door de komst van internet of things, is het niet meer noodzakelijk gebouwen preventief te controleren, het systeem geeft hier vanzelf aan wat wanneer moet gebeuren. 
  • Systemen welke in staat zijn aan te geven wat de werkelijke bezetting van een gebouw is en meet en door welke mensen het gebouw gebruikt wordt. 
  • Door de komst van big data, kan er steeds nauwkeuriger voorspelt worden wat de wensen en behoeften zijn in voorzieningen en vastgoed.

Uitstraling en imago
Wanneer een gebouw goed is onderhouden, draagt dit bij aan een goede uitstraling van het imago van de organisatie. Het onderhoud hiervan wordt vaak uitbesteed, zodat men binnen de organisatie zich bezig kan houden met het uitvoeren van de core business. Een vaak gehoorde opmerking is dat organisaties niet willen betalen voor het onderhoud, maar voor het functioneren van desbetreffende installaties.

Richtlijnen
Wanneer er een nieuw gebouw gebouwd gaat worden, of het bestaande gebouw wordt gerenoveerd of verbouwd, worden er duidelijke richtlijnen opgesteld waaraan het gebouw moet voldoen. Elke organisatie calculeert zijn eigen wensen en behoeften in en aan de hand daarvan wordt een plan van aanpak opgesteld.

Wet- en regelgeving

Alle wetten, regels en bepalingen welke van toepassing zijn ten aanzien van gebouwbeheer, terreinbeheer, de veiligheid hiervan en de arbeidsomstandigheden. Hier bij wordt er rekening gehouden met:

Belastingen

  • Vaste belastingen 
  • Incidentele belastingen

Belangrijkste normen

  • De NEN 2767 is een duidelijke maatstaf voor het meten van de conditie van een gebouw. Deze NEN norm is opgesplitst in twee delen. Deel een gaat meer in op de methodiek van  de conditiemeting en in deel twee wordt een overzicht gegeven hoe zo’n meting wordt beoordeeld.

  • Eurocodes zijn normen welke Europees zijn vastgelegd voor het toetsten van alle mogelijke bouwconstructies. Hiermee worden nieuwe bouwconstructies beoordeelt.De Eurocodes vervangen de TGB-normen NEN6700 t/m NEN 6790. Deze Eurocodes worden gebruikt door organisaties welke gespecialiseerde opdrachten uitvoeren. Hierbij denk je aan een architectenbureau of een ingenieursbureau. Ook adviesbureaus, bouw- en aannemersbedrijven en woningcorporaties maken gebruik van deze methode.

  • NEN 2632. 1e druk, september 1980. 1. Onderwerp. Deze norm geeft de begripsomschrijvingen en de indeling van exploitatiekosten van gebouwen.