Basiskennis dossier huisvesting

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Huisvesting is de overkoepelende term voor verschillende typen onderkomens waarin men tijdelijk of permanent onderdak heeft om in te leven, te slapen, te werken of te ontspannen. Alle type woningen, bedrijfsgebouwen, scholen, musea en kantoren vallen hieronder.

Facilitair

Er kunnen tal van aanleidingen zijn die aan de basis liggen van een huisvestingsproject. Dit kan zowel een volledige herhuisvesting van een organisatie betreffen als het (gedeeltelijk) verbouwen van een bestaande locatie. Hierover is meer terug te lezen in het dossier Tijdelijke huisvesting.

Is er binnen de organisatie een grootschalige verbouwing gepland of wellicht een volledige bedrijfsverhuizing?  Voor veel facilitaire diensten is een grootschalig huisvestingsproject geen dagelijkse kost. Vaak zijn er, in voorbereiding op het project, tal van vragen. Vragen als; welke partijen zijn betrokken bij een huisvestingsproject, welke rol dient het facilitair bedrijf te vervullen en welke invloed kan worden uitgeoefend op de besluitvorming? Maar ook praktische zaken als; welke werkzaamheden kunnen wij verwachten, hoe stel ik een goede projectplanning op en hoe kan ik de dienstverlening en service aanpassen op de toekomstige situatie? Maar ook hoe projectwerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd zonder de voortgang van de ‘day to day’ business in gevaar te brengen.

Op de werkvloer

De verschillende fases van een huisvestingsproject:

·     Opstellen van eisen en wensen
·     Ontwerpfase
·     Bouwvoorbereiding
·     Bouw en realisatie
·     Ingebruikname

Deze fases worden gestuurd door middel van 5 beheersaspecten:

1.   Het budget;
2.   De organisatie;
3.   De planning;
4.   De informatie;
5.   De kwaliteit.

Aandachtspunten:

- Bedrijfsverzamelgebouw; de afgelopen jaren zijn leegstanden panden omgebouwd tot luxe bedrijfsverzamelgebouwen.

- Flexwerkplekken; door de komst van het nieuwe werken zijn er verschillende concepten ontwikkeld voor het gebruik van huisvesting.

- Hospitality; er wordt steeds meer aandacht besteedt op het gebied van gastbeleving en hospitality.

Bovenstaande beheersaspecten worden in gezet om te zorgen dat de projectdoelstellingen en het beoogde eindresultaat worden gerealiseerd binnen de vastgestelde randvoorwaarden. Deze zogeheten GOTIK –methode wordt veelvuldig toegepast binnen de bouwwereld en aannemerij. Een andere veel voorkomende projectmanagement methode is Prince2. Een verdere uitleg hierover staat in het artikel ‘Rol en invloed van het facilitair bedrijf en de impact op de dienstverlening'.

Trends/ontwikkelingen

Hieronder nog een aantal zaken waar rekening mee gehouden dient te worden bij huisvestingsprojecten of vraagstukken waarmee men te maken krijgt;

Eigen kantoor of huren?
Men stelt zich steeds vaker de vraag of het hebben van een ‘eigen’ kantoor nog noodzakelijk is. Mede als gevolg van de economische crisis en de enorme voorraad aan beschikbare m2 bedrijfsruimte, zijn in de afgelopen jaren leegstaande kantoorgebouwen omgebouwd naar luxe bedrijfsverzamelgebouwen.

Organisatie werkprocessen
De wensen op het gebied van een betere werk en privé balans en de ontwikkelingen op technisch gebied, waardoor vanaf vrijwel elke plek kan worden ingelogd op het bedrijfsnetwerk, hebben geleid tot andere werkvormen en meer flexibiliteit. Daarnaast hebben veel bedrijven uit kostenoverweging en de gemiddeld lage bezettingsgraad van kantoren gekeken naar de mogelijkheid tot het afstoten van m2 kantooroppervlak.

In het verlengde hiervan zijn onder de noemer van ‘het nieuwe werken’ tal van flex-concepten ontwikkeld waarbij, naast reguliere werkplekken, een aantal activiteitgerelateerde ruimtes worden aangeboden (projectkamers, stilteruimtes, werkcafés etc.). Op zich positieve ontwikkelingen maar helaas wordt in veel gevallen een ‘standaard concept’ gehanteerd en toegepast op allerlei verschillende bedrijven. Inmiddels blijken er toch de nodige negatieve kanten aan deze flex-concepten te kleven en wordt vaak voorbij gegaan aan culturele aspecten van organisaties of de wijze waarop werkprocessen zijn georganiseerd. Een flitsend IT bedrijf is nu eenmaal niet vergelijkbaar met een Gemeentehuis of een zorginstelling. Zorg bij de implementatie van nieuwe werkconcepten dan ook dat vooraf goed wordt vastgesteld welke werkprocessen ondersteund moeten worden en aan welke voorzieningen men behoefte heeft. Zorg daarnaast dat in de vorm van informatiesessies of trainingen medewerkers en leidinggevenden worden voorbereid op de nieuwe vormen van werk. Een huisvestingsproject blijft te allen tijde maatwerk!

Het kantoor als ‘bindmiddel’
Met de hierboven genoemde toename aan flexwerken heeft het kantoor niet alleen in uitingsvorm en inrichting een andere beeld gekregen, er is ook een rol toegevoegd aan het kantoor. Het is niet langer alleen de uitvalsbasis voor de medewerkers, het is een ontmoetingsplaats geworden waarbij klanten, relaties, leveranciers en medewerkers elkaar in een aangename sfeer kunnen ontmoeten.

Open tijdens verbouwing
Bij diverse onderdelen van het project worden door de organisatie externe specialisten ingeschakeld  (huisvestingsadviseur, makelaar, inkoper,  bouw- en installatiedeskundige etc.). Dit is lang niet altijd het geval voor de ondersteuning van het facilitair bedrijf. In veel gevallen worden deze projecten door hen uitgevoerd náást de gebruikelijke taken. Dit ondanks het feit dat de organisatie er vanuit gaat dat de reguliere dienstverlening op niveau blijft.

Zelf doen of uitbesteden?
Focus op de core-business is in toenemende mate aanleiding om te kiezen voor outsourcing van activiteiten. Een nieuwe werkomgeving of verhuizing is een  goed moment om kritisch te kijken naar de invulling van de facilitaire organisatie en de diverse processen. Er is een groeiend aantal bedrijven die Integrated Facility Management (IFM) services bieden, waarbij zij integraal verantwoordelijk worden voor de uitvoering van de facilitaire taken binnen een organisatie. Gebaseerd op het gewenste aanbod en niveau van dienstverlening dient gekeken te worden in hoeverre het uitbesteden van diensten hierbij past.

Communicatie
Communicatie is een belangrijk instrument om alle betrokkenen (medewerkers, klanten, leveranciers, instanties, omwonenden etc. ) geïnformeerd te houden over de voorgang van het project. Actieve communicatie blijkt een goed middel voor het creëren van draagvlak en betrokkenheid.

Normen, wet- en regelgeving

Voor huisvesting gelden verschillende normen, wetten en regels.

- Bouwbesluit; het gebouw zal moeten voldoen aan de wet- en regelgeving van het bouwbesluit.

- Normen

·         NEN-EN 13782 en NEN 8020-41 Europese eis op het gebied van brand- veiligheid en –constructie;
·         NEN 2767 Score 1;
·         NEN-EN 13501-1 brandveiligheidsklasse A2;
·         Bouwbesluit 2012, voldoen aan de nieuwbouweisen met betrekking op beperken van ontwikkelen van brand en het verspreiden van rook;
·         NEN-EN 13501-1 materiaal voldoet aan brandveiligheidsklasse 2;
·         NEN 6088 en NEN 1838 vluchtrouteaanduiding;
·         NEN-EN 8020-41 en Bouwbesluit 2012, vluchtrouten.

Aanverwante dossiers

Arbo, Brandbestrijding, Gezonde werkplek, Tijdelijke huisvesting, Veilige werkplekWerkplekconcepten

Samenwerking

Dit basiskennis dossier is opgesteld in samenwerking met dhr. H. Melchers