Basiskennis dossier in- en outsourcing

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Ofwel in- en uitbesteding. Bij outsourcing laat je bepaalde bedrijfsprocessen uitvoeren door een externe partij. Er wordt op strategisch niveau vaak nagedacht over de keuze om bepaalde activiteiten uit te besteden. Welke processen dit zijn, hangt af van het type bedrijf. Het is natuurlijk per organisatie verschillend wat er wordt uitbesteed. Wanneer er wordt nagedacht over uitbesteden, zijn er verschillende onderwerpen welke meespelen bij deze keuze.

Facilitair

Processen die niets te maken hebben met de core business van een organisatie, lenen zich vaak goed voor het uit besteden ervan. Er wordt tegenwoordig steeds vaker gekozen om werk uit te besteden. Het facilitair bedrijf of een aantal deeltaken wordt daarom vaak ook uitbesteedt. Een facilitair manager houdt zich voornamelijk bezig met de processen rondom de core business. Zowel bij inbesteden als bij uitbesteden zal de verantwoordelijkheid van deze processen liggen bij FM.  Bij uitbesteden zal hij namens de organisatie de processen moeten bewaken en sturing geven aan de externe partij. De organisatie zal altijd grip willen hebben op de externe partij.

Bij het outsourcen wordt er goed nagedacht over onder andere:

  • De invulling van klantbehoefte
  • Behoudt van controle op de facilitaire organisatie. 
  • Hoe wordt een plan opgesteld van de wensen en behoeften van de organisatie? 
  • Waarborgen van innovatie. 
  • Waarborgen van de marktconformiteit.

Bij het uitstippelen van het uitbesteden van processen zijn er verschillende partijen die hier inspraak in hebben. Het zijn namelijk vaak de facilitair directeuren, facilitair managers en managers vanuit de bedrijfsvoering welke een goede kijk hebben op het uitbesteden van de processen. Wanneer het facilitair bedrijf wordt uitbesteed, kunnen er ook andere voorwaarden worden gesteld. Je ziet namelijk vaak dat bijvoorbeeld een callcenter en productiewerk wordt uitbesteed naar het buitenland, waar mensen werken voor lagere lonen en dus ook andere arbeidsvoorwaarden hebben.

Redenen om te kiezen voor outsourcing

Wanneer er goed wordt nagedacht over het uitbesteden van bepaalde werkzaamheden kunnen er verschillende voordelen uit voortvloeien. Denk daarbij aan bijvoorbeeld:

  • Kostenbesparing; 
  • Zelf meer focus op de core business; 
  • Door inhuur van specialisten, heb je een hogere kwaliteit van het proces; 
  • Uitbesteden zorgt voor meer flexibiliteit.

Nadelen van outsourcen algemeen

Er verandert veel bij het in- en outsourcen. Om dit goed te kunnen aanpakken is gedragsverandering vaak nodig om dingen anders aan te pakken dan we gewend zijn. Het is belangrijk dat alle medewerkers binnen de organisatie met de neuzen dezelfde kant op staan om een goed werkzame sfeer te creëren.  Maar hoe pak je dit aan? Wanneer er wordt gezorgd voor goede begeleiding en het los durven te laten van oud gedrag, kan er focus gelegd worden op het aanleren van nieuw gedrag. 

Er zijn verschillende tools waarmee gedragsverandering binnen een organisatie kan worden gerealiseerd. Bijvoorbeeld het stappenplan van Patrick van der Spank. Dit stappenplan wordt verder uitgelegd binnen dit dossier.

Nadelen outsourcen facilitair bedrijf

Wanneer er is gekozen om het totale facilitair bedrijf uit te besteden kan dit voor verschillende irritaties zorgen. Wanneer er extra werk gedaan moet worden, staan hier vaak erg hoge prijzen tegenover.  Ook is het lastig om deze extra werkzaamheden gedaan te krijgen, want de medewerkers doen immers alleen wat er in het contract staat benoemd en dit zal ook zo aangestuurd worden door hun direct leidinggevende. 

Door de vele afspraken die gemaakt zouden moeten worden, kunnen andere afspraken erg vaag worden. Zo kun je te maken krijgen met hoge kosten en vage prijsafspraken. Verschillende partijen zullen hier niet tevreden over zijn en daardoor worden beloftes niet nagekomen. Tot frustratie van de managers.

Soorten

Detachering
Detachering is een vorm van uitbesteden. En detacheringsbedrijf zendt medewerkers uit naar een derde partij. Dit op aanvraag van een bedrijf dat bijvoorbeeld de ICT niet geheel in eigen beheer wil hebben. Het is makkelijk om daarvoor mensen in te huren die weten wat ze doen zodat de organisatie hier zelf weinig omkijken naar heeft.

Offshoring - nearshoring
Dan heb je ook nog het offshoring en nearshoring. Dit betekent niets meer dan het ‘uitlenen’ naar het buitenland. Wanneer er wordt gesproken over offshoring, dan gaat het om een plek welke verder weg ligt. Zoals bijvoorbeeld productiewerk in China. Bij nearshoring gaat het om een plek welke dichterbij ligt. De drie grootste landen waarmee vaak wordt gewerkt zijn India, Indonesië en China. 

Shared Service Centre
Wanneer een organisatie beschikt over een shared service centre, is er een intern samenwerkingsverband opgezet om verschillende gespecialiseerde diensten binnen een organisatie-eenheid uit te zetten. Zo bestaat de mogelijkheid dat een dochteronderneming bepaalde werkzaamheden overneemt. Bedrijven over de hele wereld, worden geconfronteerd met tekorten wat betreft kennis op professioneel gebied. Dit komt voor in zowel sales, marketing, management en de IT-sector. Doordat het uitwisselen van informatie via de Cloud alsmaar populairder wordt, is de vraag naar IT’ers erg groot en wordt alleen maar groter. Het gebrek op de arbeidsmarkt hiernaar wordt hierdoor ook steeds groter.

Succesfactoren

Het outsourcen is een proces wat niet 1, 2, 3 door iedereen wordt begrepen. Wanneer de organisatie open staat voor verandering, is communicatie van essentieel belang. Bij het outsourcingstraject is ook zichtbaarheid een erg belangrijke factor. Je probeert de kwaliteit van de facilitaire aanbieder te beoordelen door bijvoorbeeld klantcontact te verwerven. Door dit te doen, zorg je ervoor dat zaken proactief worden opgepakt.  Wanneer je ervoor zorgt ook zichtbaar aanwezig te zijn op de werkvloer, is het gemakkelijker zicht te houden op de kwaliteit van de dienstverlening. Doordat je dit doet, ontstaat er een hechtere band met klanten. Ook is het mogelijk zichtbaarder te zijn direct naar de leverancier toe. Dit bereik je door middel van onder andere informatievoorzieningen. Dit kan bestaan uit marketingprojecten, maar ook een simpele informatievoorziening bij de koffieautomaat kan volstaan.

Het is allang geen verassing meer dat bedrijven steeds weer op zoek zijn naar methoden om zoveel mogelijk kosten te besparen. Al enige tijd is het outsourcen een belangrijke speler in het besparen op kosten. Een ontwikkeling binnen onderwijs- en zorginstellingen, maar ook lokale overheden is dat er de laatste tijd veel fusies plaatsvinden. Hierdoor blijft er grote druk staan op deze budgetten. Daarentegen proberen veel organisaties toch met bepaalde dingen steeds weer meer de regie in eigen handen te nemen door strategischer te gaan inkopen. Zoals eerder benoemd is er een steeds grotere vraag naar IT-oplossingen voor het gebruik van de Cloud en uitbesteedde diensten. Steeds meer grote organisaties worden gedwongen om een regie-organisatie op te zetten om de vraag hiervan aan te kunnen.