Basiskennis dossier kantoorapparatuur

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Onder kantoorapparatuur vallen alle benodigdheden die nodig zijn bij administratieve werkzaamheden, die stroom of een batterij nodig hebben om werkzaam te zijn. Deze artikelen hoeven niet standaard op ieder kantoor aanwezig te zijn. De meest voorkomende kantoorapparaten zijn computers, printers en computer accessoires.

Facilitair

De facilitaire dienst moet zorg dragen dat iedereen de juiste voorzieningen heeft om zijn/haar werk uit te voeren en de organisatie de vastgestelde doelen kan behalen. In tegenstelling tot kantoorartikelen maakt kantoorapparatuur door digitalisering een snellere ontwikkeling door. BYOD (zie dossier) is daarbij een belangrijke factor geworden. Naast digitalisering is ook duurzaamheid van belang, het is dus wenselijk dat een apparaat een lange levensduur heeft, recyclebaar is en meerdere opties bevat. Zo kunnen veel printers tegenwoordig ook faxen, scannen, kopiëren en nieten.  Aan de facilitaire dienst de schone taak om de kantoorapparatuur duurzaam in te kopen en te onderhouden. Dit laatste wordt in veel gevallen uitbesteed.

Soorten

Rekenmachine, dicteerapparaat, computers, inbindmachine, geldteller, lamineermachine, labelprinter, papiervernietiger, snijmachine, printer, fax, kopieerapparaat, papiervernietiger, telefoon, headset, camera(fototoestel), snijmachine, tijdregistratie.

Trends/ontwikkelingen

Bij bedrijfsverzamelgebouwen of wanneer er meerdere kleine bedrijven in een pand aanwezig zijn, wordt apparatuur vaker gezamenlijk ingekocht en centraal in het pand geplaatst. Hierdoor kunnen de aanschaf- en onderhoudskosten worden beperkt.

Lease/ huren
Het is mogelijk dat specifieke apparatuur niet gebruikt wordt op kantoor maar voor een project tijdelijk wel nodig is. Het apparaat kan dan gehuurd worden of voor een langere tijd geleased. Bij leasen wordt het apparaat maandelijks betaald en is het onderhoud voor de lease-organisatie. In de meeste gevallen zal het apparaat uiteindelijk geen eigendom worden.

Onderhoud
Om de apparatuur optimaal werkzaam te houden, zal het tijdig onderhoud nodig hebben. Wanneer dit onderhoud plaats moet vinden is afhankelijk van het soort apparaat.  

Gezondheid medewerkers / uitstoot printer
Klachten aan de neus, keel en/of hoofdpijn kan allemaal te herleiden zijn naar de kwaliteit van de binnenlucht. Daarom is het belangrijk een printer in een ruimte te zetten met een goed luchtventilatiesysteem. Zo kan de fijnstof die vrijkomt vanuit een printer afgevoerd worden. De hoeveelheid fijnstof die wordt uitgestoten is afhankelijk van het soort apparaat. Kijk of het apparaat een milieukenmerk heeft, deze wordt alleen toegekend wanneer de uitstoot van fijnstof onder het daarvoor gestelde limiet blijft.  Kijk bij het uitkiezen van een toner naar het veiligheidsinformatieblad om te kijken naar de voorschriften. Zo kan het advies zijn om boven de 5000 prints per maand het apparaat in een andere ruimte te zetten.

Het Nederlands centrum voor beroepsziekte zegt dat de kans klein is om tonerziekte te krijgen. De medewerkers die onderhoudswerk aan het apparaat doen hebben meer kans op de tonerziekte. Tevens kan er een allergie zijn die uitwerking heeft op de huid, luchtwegen en/of ogen.

Aanverwante dossiers

Audiovisueel, BYOD, Drukwerk, Digitaliseren, Facilitaire inkoop, ICT.