Basiskennis dossier kantoorinrichting

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Een kantoor is een bedrijfsruimte waarin allerlei administratieve handelingen, besprekingen, vergaderingen en overleg worden uitgevoerd.  Een kantoorinrichting maakt deze bedrijfsruimte functioneel. Een goede kantoorinrichting zal uiteindelijk een toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. De gehele kantoorinrichting hangt nauw samen met diverse dossiers.

Facilitair

Kantoorinrichting kent veel raakvlakken met het facilitair management en/of gebouwbeheer. Zo is het de taak van de facilitair manager om de fysieke inrichting van de werkruimte goed te coördineren, te beheren en vast te stellen welk goed waar moet komen. Doet een organisatie deze inrichting zelf? Of laat zij dit doen door een gespecialiseerd bedrijf? Er zijn verschillende punten waaraan een fm’er zich moet houden vanuit de organisatie. Hoeveel werkplekken moeten er worden gerealiseerd en wat is het budget per werkplek,  hoeveel m2 per werkplek staat ter beschikking, wat is de functionaliteit van die werkplek, moet het een flexplek zijn, een vaste werkplek, is het een vergaderruimte, etc.?

Kantoorinrichting en werken

Wanneer we spreken over Kantoorinrichting, hebben we het niet alleen over het bureau, de bureaustoel, werkplekruimte, de verlichting, de aankleding van de ruimte, kleurgebruik, geur, groen op de werkplek, de vloer, de wanden en de plafonds. De soorten werkplekken vragen om hun eigen inrichting. Ook kantoorartikelen komen hierbij om de hoek kijken. De kantoorinrichting is van belang bij het goed kunnen uitvoeren van werkzaamheden. Wanneer een medewerker geen prettige werkomgeving heeft en niet de juiste middelen heeft, zal de productiviteit hieronder gaan lijden. Een goede zithouding is van groot belang en wanneer een bepaalde stoel niet aan de normen voldoet, zal ook dit lijden tot verminderde productiviteit. Kantoorinrichting heeft betrekking op heel veel producten die elk op zijn functionaliteiten moet worden bezien.  

Middelen

Binnen de kantoorinrichting zullen er voortdurend veranderingen en ontwikkelingen plaatsvinden. Duurzaamheid  en MVO  zijn op dit moment trending topic, overal waar je kijkt is wel een vorm van duurzaamheid een adagium. Een huishoudelijke sfeer creëren en denken vanuit de gebruiker  worden steeds belangrijker. Uiteraard moet alles worden gewogen tegen de kosten  en is een kosten- baten analyse wenselijk. Er zijn verschillende tools waar men gebruik van kan maken bij het optimaliseren van een kantoorinrichting. Bij het (her)inrichten van een kantoor kan men gebruik maken van een stappenplan. Het is hierbij handig om een plan van aanpak te maken. Wat zijn de behoeften en wensen en naar aanleiding daarvan kan gekeken worden naar de inrichting? Tussen deze stappen zitten natuurlijk nog tal van processen.

Enkele stappen zijn;
1.    wat zijn de behoeften en wensen?
2.    concept opstellen;
3.    ontwerpen;
4.    goedkeuring;
5.    leveranciers zoeken;
6.    vraag offertes op;
7.    besluit;
8.    implementeren.

Soorten kantoorinrichting

Huisvestingsmanagers zijn, net als andere managers niet ongevoelig voor mode en trends. Door succesverhalen uit binnen- en buitenland is kantoorinnovatie een hot item geworden. Kantoorwerkplekken kunnen aan de hand van drie karakteristieken worden getypeerd: plaats, lay-out en toewijzing. Plaats is de ligging van een werkplek ten opzichte van andere werkplekken. Lay-out heeft betrekking op de ruimtelijke eigenschappen van werkplekken. Toewijzing slaat op de exploitatie van de werkplekken.

Basiskantoor
Een kantoorgebouw waar de leden uit hetzelfde werkverband (team, groep of afdeling) zijn gehuisvest. Als organisatieleden op andere plaatsen werken dan op het basiskantoor, heet dit telewerken. Kenmerken: mogelijkheden voor face-to-face communicatie met collega's en het management; geschikt voor het uitdrukken van een bedrijfsimago (vooral bij hoofdkantoren; komt overeen met het traditionele idee van een kantoor.

Telewerkplek
Een telewerkplek is een werkplek op afstand van een basiskantoor. Telewerkplekken kunnen zich op meerdere plaatsen bevinden. Zij kunnen gelegen zijn in een kantoorgebouw of op een plaats die primair niet bedoeld is om te werken. Kenmerken: voor communicatie met collega's en het management is informatietechnologie nodig; beperkte mogelijkheden voor face-to-face communicatie met andere organisatieleden; medewerkers worden op basis van hun output aangestuurd.

Satellietkantoor
Een kantoorgebouw waar telewerkers van één organisatie gebruik van kunnen maken. Kenmerken: uitgerust met informatietechnologische toepassingen en faciliteiten om in contact te kunnen blijven met het basiskantoor; stimuleert de interactie tussen medewerkers van verschillende werkverbanden van dezelfde organisatie.

Business Centre
Een kantoorgebouw waar telewerkplekken worden verhuurd door een commerciële aanbieder. Kenmerken: uitgerust met informatietechnologische toepassingen en faciliteiten om in contact te kunnen blijven met het basiskantoor; een beheerder zorgt voor de toewijzing van werkplekken en aanverwante diensten en services; meestal gelegen in de nabijheid van potentiële gebruikers (bijvoorbeeld op luchthavens).

Kantoortuin
Een omsloten ruimte met meer dan 13 werkplekken. Kenmerken: beperkte akoestische en visuele privacy; mogelijkheden voor interactie met medewerkers en sociale controle; hoge mate van ruimtelijke flexibiliteit; efficiënt ruimtegebruik per werkplek.

Gastwerkplek
Een werkplek in het kantoor van een opdrachtgever of cliënt. Kenmerken: • mogelijkheden voor communicatie met medewerkers van opdrachtgevers en/of klantorganisaties; mogelijkheden voor het gebruikmaken van faciliteiten en informatiebronnen zoals archieven en databestanden van opdrachtgevers en/of klantenorganisaties.

Combi-kantoor
Individuele werkplekken gelegen rondom een open ruimte voor groepswerk en het gebruik van gemeenschappelijke faciliteiten. Kenmerken: ruimtelijke diversiteit (combinatie van gesloten en open ruimten); de individuele werkplekken beschikken over visuele en akoestische privacy en mogelijkheden voor individuele klimaatbeheersing; de open ruimte in het midden van de eenpersoonskamers beschikt over gemeenschappelijke faciliteiten zoals archiefkasten, fax, print- en kopieermachines en spreekruimten.


Thuiswerkplek
Een werkplek in de woning van een medewerker. Kenmerken: het ontbreken van gezamenlijke faciliteiten zoals secretariële ondersteuning, een repro-afdeling en een bibliotheek; mogelijkheden voor integratie van werk en privé; voor communicatie met collega's en het management is informatietechnologie nodig.

Kamerkantoor
Een omsloten ruimte met 1-3 werkplekken. Kenmerken: akoestische en visuele privacy voor groepen van 1-3 personen; mogelijkheden voor concentratiewerk en vertrouwelijke gesprekken; mogelijkheden voor het uitdrukken van status en hiërarchie door het variëren van kamergrootte.

Groepskantoor
Een omsloten ruimte met 4-12 werkplekken. Kenmerken: akoestische en visuele privacy voor groepen van 4-12 personen; mogelijkheden voor groepswerk; beperkte ruimtelijke flexibiliteit; beperkt efficiënt ruimtegebruik per werkplek.

Persoonlijke werkplek
Een werkplek die aan één medewerker is toegewezen. Kenmerken: mogelijkheden voor een persoonlijke aankleding van de werkplek; medewerkers beschikken over een eigen territorium; een eigen werkplek kan worden gebruikt om status uit te drukken; medewerkers weten elkaar gemakkelijk te vinden.

Gedeelde werkplek
Een werkplek die aan twee of meer medewerkers is toegewezen, waar op verschillende momenten door hen gebruik van wordt gemaakt. Kenmerken: beperkte mogelijkheden voor een persoonlijke aankleding van de werkplek; werkplek moet steeds schoon worden achtergelaten voor andere gebruiker(s); persoonlijke spullen kunnen worden opgeborgen in kasten nabij de werkplek.