Basiskennis dossier lockers

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Lockers zijn bewaarkluisjes die te vinden zijn bij stations, ziekenhuizen, zwembaden, scholen, bedrijven, kantoren, winkels etc; eigenlijk overal waar behoefte is aan een veilige opslagruimte voor (persoonlijke) eigendommen.

Facilitair

Door toenemende vraag naar veilige opslagruimte voor persoonlijke eigendommen en de opkomst van Het nieuwe werken, is het creëren van persoonlijke opbergruimtes - lockers -  een must. Tijdens het werk moeten de medewerkers hun persoonlijke eigendommen veilig kunnen zijn. Het beheer van de lockers is veelal een taak van de facilitair manager. Door de nieuwe manier van werken, met veel flexplekken, is vaste kastruimte steeds minder vaak de optimale oplossing. Een eigen bureau waarop iedereen altijd zijn spullen laat liggen, is er vaak niet meer bij. Het nieuwe werken gaat uit van ‘clean desk policy’; elke kantoormedewerker haalt aan het eind van de werkdag zijn of haar bureau leeg. De volgende dag zit er mogelijk iemand anders. Maar waar laat iedereen zijn spullen? Een afsluitbare locker waar elke collega zijn spullen veilig in kan opbergen is dan de oplossing. Met goed locker management kan de facilitair manager de kosten overzien, de kastruimte beter afstemmen op de behoefte en ervoor zorgen dat er altijd voldoende opbergruimte beschikbaar is.

Soorten

Er zijn lockers in vele verschillende soorten en maten. In veel gevallen worden de lockers door professionele aanbieders op maat gemaakt. Er zijn verschillende soorten sluitsystemen. Welke het beste past bij een bedrijf of instelling is afhankelijk van de wensen en eisen.

Flexibele lockers
Op scholen en bedrijven worden vaak persoonlijke lockers toegewezen. Dit is praktisch maar niet altijd nodig. In het geval van flexwerken kunnen meerdere personen één locker gebruiken. Bij het begin van de werkdag wordt de locker leeggehaald en vrijgegeven. Aan het einde van de dag moeten de spullen weer opgeborgen worden in een locker. Het lockersysteem geeft aan welke locker tot zijn beschikking staat. Wanneer de spullen mee naar huis worden genomen, bijvoorbeeld om daar verder te werken, kan de locker aan een andere uitgegeven worden. Tijd lockers Naast de vaste en flexibele lockers zijn er ook lockers die gehuurd kunnen worden op tijd. Bij de moderne lockers zal een bericht verzonden worden of verlenging van de huurtijd is gewenst. Bij oudere lockers gaat de deur open bij het verstrijken van de gehuurde tijd.  

Sleutel
Deze methode komt vaak voor bij scholen, waar iedereen zijn eigen locker voor een periode huurt. Eén sleutel wordt na betaling van borg uitgegeven en de reserve blijft in beheer van de school. Tevens heeft de school een loper tot zijn beschikking waarmee alle lockers opengemaakt mogen worden wanneer hier aanleiding naar is. Bijvoorbeeld het vermoeden van opslag van verdovende middelen.

Digitale sloten
Door deze methode zijn er geen sleutels of ander objecten nodig om de locker te openen. Deze sluitsystemen werken met een pincode, RFID (identificatie op basis van radiofrequenties), telefoon of biometrie (identificatie op basis van een vingerafdruk of  gezichtsherkenning).

Centraal gestuurde sluitsystemen.
Bij een centraal gestuurd sluitsysteem worden de lockers met kabels op een centrale terminal aangesloten. Voorwaarde is dat de lockers van een digitaal slot (pincode, RFID of biometrie) zijn voorzien. De terminal stuurt verschillende groepen kluisjes met een eigen display aan.  Met een centraal gestuurd sluitsysteem kunnen zo alle lockers op afstand worden geopend, gesloten en in de gaten gehouden.

Mechanische codesloten
Mechanische sluitsystemen werken met een code; het zijn dus cijfersloten. Deze sloten kunnen desgewenst integraal in het materiaal van de lockers worden verwerkt, maar ook als opbouw worden geleverd.

Keycard mechanisme
Deze methode is toe te passen bij zowel een flexibel als bij en vaste locker. De keycard of ander object met een mechanisme wordt voor de locker gehouden zodat deze kan lezen wie welke locker wil bemachtigen.

Aanschaf

Om de juiste lockers voor de medewerkers in te kopen, is niet alleen het sluitsysteem van belang. Denk ook goed na over het ontwerp en het materiaal.

Het ontwerp
Bij het ontwerp van de locker op uw kantoor moet u onder andere denken aan het volume en de indeling. Kiest u voor grote lockers waarin naast een laptop ook ruimte is voor andere spullen, of juist voor kleinere kluisjes waar alleen een laptop in past? In het geval van flexplekken ligt het voor de hand om de kluisjes wat groter te maken, zodat behalve de laptop ook dossiermappen en andere bureauspullen erin kunnen. Misschien beschikken uw werknemers naast hun laptop ook over een tablet of mobiel docking station. Indien nodig moeten de kluisjes ook hier ruimte aan bieden. In de indeling van een locker kan bijvoorbeeld rekening worden gehouden met een vak voor een laptop, tablet en/of docking station en daarnaast een opbergruimte voor documenten.

Het materiaal
Let bij uw materiaalkeuze vooral op slijtvastheid, duurzaamheid, onderhoudsgemak en vochtbestendigheid. Hout, metaal of kunststof, het is allemaal op de markt. Maar de keuze voor een materiaalsoort kan afhangen van de omstandigheden en de behoefte. Wanneer een hoge maten van duurzaamheid en slijtvastheid vereist is, dan zijn massief kunststof (volkern) lockers zeer geschikt. De massief kunststof lockers worden in veel gevallen toegepast op plaatsen waar hoge eisen worden gesteld aan degelijkheid, duurzaamheid en hygiëne zoals bijv.: levensmiddelen en farmaceutische industrie het onderwijs. Ze zijn nagenoeg onbreekbaar en zeer schokbestendig, bestand tegen water en agressieve schoonmaakmiddelen.

Locatie
Denk bij het plaatsen van de lockers aan de locatie. Te dicht bij de deur kan opstopping veroorzaken en achteraan het pand kan ertoe leiden dat medewerkers de keuze maken geen locker te gebruiken. De beste locatie is dicht bij het centrale punt van het gebouw, bijvoorbeeld de kantine, aula, centrale hal.

Wet- en regelgeving

De Nederlandse wet is vaag wanneer het gaat over privacy op het werk. Het is vaak de jurespredentie die uitsluitsel moet geven. In de regel mag een werkgever een locker (kleedkast, kluisje, bureaulades enz. afsluitbaar) van een werknemer controleren op de inhoud. Een werkgever mag immers altijd zijn eigendommen controleren. De werkgever moet voor zo'n controle echter wel aannemelijk maken dat zijn belang zwaarder weegt dan dat (de privacy) van zijn werknemer. In de praktijk vindt de opening meestal plaats in bijzijn van getuigen, politie, bedrijfsrecherche of beveiliging. Gebruikelijk is ook dat er een verslag van wordt gemaakt. Een opening door en enkele persoon in opdracht van de werkgever, kan onrechtmatig zijn en levert in beginsel geen bruikbaar juridisch bewijs op.  Zwaarwegende redenen zijn onder andere het vermoeden van diefstal van bedrijfseigendommen, aanwijzingen voor het belasteren van collega's en het vermoeden van het plaatsen van een verborgen camera in de locker. Het is aan de rechter om te oordelen of de inbreuk op de privacy van de werknemer rechtmatig was.

Aanverwante dossiers

 Beveiligingssystemen, BYOD, Het nieuwe werken, Kasten, Meubilair.