Basiskennis dossier magazijn

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

In een magazijn worden goederen opgeslagen die ‘in rust’ zijn. De periode waarvoor deze goederen worden opgeslagen kan verschillen. Tevens is er verschil in de manier van opslaan, uitleveren en beheren van goederen in een magazijn.

Facilitair

Het hebben van een voorraad leidt tot meer productiviteit van de medewerkers en efficiëntie bij werkprocessen. Door een magazijn kunnen de afdelingen tevens opgeruimd blijven. Voor een goed functionerend magazijn is het van belang dat de voorraad goed bijgehouden wordt. Dit wordt gedaan door middel van een gedegen administratie die aangeeft op welke locatie de goederen opgeslagen zijn, hoe ze opgeslagen zijn en hoeveel ruimte het in beslag neemt. Het voorraadbeheer van het magazijn en de administratie ervan kan een taak zijn voor het facilitair management. En die taak is van belang. Het opslaan van goederen brengt namelijk ook risico’s met zich mee omdat goederen voor waarde staan. Het aanleggen van een voorraad is een grote investering wat geen winst op langere termijn oplevert.

Functie

Wanneer de beslissing is gemaakt om een magazijn op te starten binnen een organisatie, moet de functie van het magazijn vastgesteld worden. Een magazijn kan verschillende functies hebben binnen een organisatie. Wanneer er halffabricaten ingekocht worden en deze tot een product gemaakt worden, moeten de halffabricaten opgeslagen worden tot dit proces in werking kan worden gezet. Wanneer het product gemaakt is moet deze opnieuw opgeslagen worden tot het klaargezet kan worden voor gebruik of verkoop.

Het magazijn kan ook een opslagfunctie hebben. Goederen worden ingekocht en opgeslagen zodat er altijd voldoende goederen aanwezig zijn. Hierbij kan gedacht worden aan briefpapier, toiletpapier, voorraad van verkoop inventaris, etc. Maar ook goederen die tijdelijk niet gebruikt worden kunnen opgeborgen worden in het magazijn tot dat deze weer nodig zijn, hierbij kan gedacht worden aan decoratie voor feestdagen.

Beheer 

Gedegen voorraadbeheer is, zeker bij grote magazijnen, van groot belang. De voorraad van het magazijn moet accuraat zijn en blijven. Hiervoor moeten enkele processen doorlopen worden. Goederen die opgenomen worden in het magazijn, worden ontvangen door het magazijn en nageteld op basis van de gegevens van de pakbon. Wanneer de gegevens correct zijn wordt de pakbon (aantal goederen) en vrachtbrief (aantal Colli) ingeboekt en anders gecorrigeerd en gecommuniceerd met de leverancier. Voordat de goederen opgeslagen worden, zal er in het geval van voedingsmiddelen een kwaliteitscontrole gehouden worden. Vervolgens worden de goederen opgeslagen en genoteerd waar dit gebeurd is. Dit gehele proces wordt bij veel organisaties inmiddels geheel digitaal beheerd. Er zijn verschillende varianten van magazijnen.

Gesloten magazijn
Bij een gesloten magazijn worden geen goederen opgenomen of uitgeleverd zonder dit te registreren. Het gaat hier meestal om goederen met een hoge waarden, goederen die op bestelling gemaakt zijn of een magazijn waar misgrijpen niet te veroorloven is.

Open magazijn
Voor goederen uit een open magazijn zijn geen uitgiftebonnen nodig. Het gaat hier meestal om grijpvoorraad die een minimale waarde hebben. Ook in bijvoorbeeld de keuken van een hotel zal niet bijgehouden worden wat er exact aan kruiden uit het magazijn wordt gehaald.

Virtueel magazijn
Het magazijn in een computersysteem of database. Een organisatie kan in de database zien wat er in de verschillende magazijnen aanwezig is, als totaaloverzicht. Maar ook zodat een winkelbediende kan zien of het product in het hoofdmagazijn van de organisatie nog aanwezig is. Een virtueel magazijn kan ondersteuning bieden bij het klantgericht helpen van mensen en het aanmoedigen van gebruik te maken van de webshop.

Systemen en soorten

Om het juiste systeem te selecteren moet er gekeken worden naar het soort goederen dat opgeslagen gaat worden. Is het vloeibaar, brandbaar, hoog, breed, verpakt, etc.? Wanneer deze informatie beschikbaar is kan het systeem gekozen worden. Er bestaan vele soorten systemen, ieder te gebruiken voor specifieke doeleinden of omdat ze bepaalde voordelen bieden in specifieke situaties. Het besluit welk systeem men in een magazijn wil gebruiken, hangt af van een aantal factoren:

  •          Beschikbare vloeroppervlakte 
  •          Aanwezigheid van een halkraan 
  •          Hoogte van het gebouw 
  •          Manier van in- en uitslag (bijvoorbeeld per pallet vs. per los product) 
  •          De roulatiesnelheid van de voorraad 
  •          Maat en gewicht van de producten 
  •          Kosten van materialen en installatie

Soorten

Palletstelling
De palletstelling is een veel voorkomende opslagmethode in magazijnen. Opslag van pallets in stellingen gebeurt in horizontale rijen met meerdere verdiepingen. Hierdoor kan in magazijnen of andere logistieke situaties veel ruimte worden bespaard in vergelijking met het eenvoudigweg plaatsen van alle pallets op de grond. Doordat goederen kunnen worden opgeslagen tot een hoogte van circa 10 meter, bespaart een onderneming oppervlakte door het gebruik van een palletstelling. In een palletmagazijn wordt bovendien vaak gebruikgemaakt van het zogenaamde Very Narrow Aisle (VNA)-systeem, wat inhoudt dat de gangpaden tussen de stellingen smaller zijn dan gebruikelijk. Een combinatie van deze twee systemen kan kostenbesparend zijn in het geval van bijvoorbeeld een hoge grondprijs. Voor het kunnen opslaan van pallets in stellingen, wordt gebruikgemaakt van een logistiek vervoermiddel als een vorkheftruck, een reachtruck of een hoogbouwtruck. Ook worden in sommige situaties stellingen omgebouwd tot schappen, waarop losse producten kunnen worden opgeslagen. Dit kan het geval zijn wanneer van een aantal producten de levering veelal per los product gebeurt in plaats van per hele pallet. Wanneer vervolgens bijvoorbeeld op een pallet zich nog slechts enkele producten bevinden, kunnen deze op een schap worden geplaatst waardoor weer (vaak kostbare) ruimte ontstaat voor het plaatsen van nieuwe pallets.

Legbordstelling/archiefstellingen
Legbordstellingen kennen veel toepassingen en worden binnen veel bedrijven gebruikt. Deze stelling kan daarom ook worden beschouwd als de meest voorkomende vorm van magazijnstellingen. Een legbordstelling wordt gebruikt om relatief kleine producten op een nette en overzichtelijke manier op te bergen. Soms wordt een dergelijke stelling ook in een winkel- of kantoorruimte geplaatst om goederen te tonen, maar dat is in principe niet de hoofdzakelijke toepassing. De stelling bestaat uit verschillende onderdelen: stijlen, dragers, staanders, voeten, kruisschoren en uiteraard legborden. Ook kan dit type magazijnstelling gemakkelijk in elkaar gezet worden en is het doorgaans gemakkelijk te verplaatsen.

Draagarmstelling
Op deze stelling kunnen lange goederen opgeslagen worden en zijn leverbaar in verschillende. Tevens is het mogelijk om legborden op de draagarmen te leggen waardoor ook kleine goederen opgeslagen kunnen worden. 

Inrijstelling
De inrijstelling is geschikt als een grote partij goederen (bijvoorbeeld met dezelfde T.H.T.-datum) opgeslagen moeten worden. De pallets kunnen achter elkaar in de stelling gereden worden. De goederen kunnen er volgens het LIFO-systeem (last in, first out) uitgehaald worden. Er kan gekozen worden tussen enkelzijdige-, dubbelzijdige- en doorrijstellingen.

Doorrolstelling
Deze stellingen kunnen zowel op zwaartekracht als elektrisch worden aangestuurd. De pallets rollen door de stellingen naar de gewenste locatie. Door het doorrollen kan zowel het FIFO-systeem (first in, first out) als het LIFO-systeem (last in, first out) toegepast worden.

Hygiënische stelling
Deze stellingen zijn voor het opslaan van o.a. voedsel en moeten HACCP gecertificeerd zijn. De stellingen moeten makkelijk schoon te maken zijn.

Confectiestelling
Deze stelling wordt gebruikt voor goederen die hangend opgeborgen moeten worden. De stellingen kunnen iedere gewenste hoogte hebben.

Veiligheid

De veiligheid in een magazijn gaat over de veiligheid van de producten en de veiligheid van de personen die er werken. Hieronder worden enkele punten opgenoemd waar rekening neergehouden moet worden:

  •  Veiligheidsschoenen 
  •  Goed zichtbare werkkleding (fluorescerende) 
  •  Monteer bolle spiegels voor de bochten voor de heftrucks
  •  Vermeld gedragsregels bij binnenkomst 
  •  Maak een voetpad in het magazijn met oversteek plaats 
  •  Beveilig de stellingen tegen aanrijdingen en beschadigen van de stellingen.

Normen, wet- en regelgeving

 Sinds 2008 moeten palletstellingen conform het ARBO besluit en de EN 15635 jaarlijks op veiligheid worden gecontroleerd.

Veiligheid van arbeidsmiddelen (in dit geval stalen opslagsystemen) is geregeld in de arbeidsomstandighedenwetgeving. De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om ‘veilige arbeidsmiddelen’ beschikbaar te stellen aan de werknemer. In de Arbowet staat echter niet vermeld wat de wetgever nu onder een ‘veilig’ arbeidsmiddel verstaat. Het Arbobesluit, een uitwerking van de Arbowet, biedt hier een verdere uitleg.

Het Arbeidsomstandighedenbesluit wordt wat gedetailleerder. Het Arbobesluit artikel 7.4 ‘Deugdelijkheid arbeidsmiddelen en ongewilde gebeurtenissen’ beschrijft dat een arbeidsmiddel van een deugdelijke constructie is. Ook dat is nog lastig te interpreteren.

  • Artikel 7.2. Spreekt over dat arbeidsmiddelen moeten voldoen aan op dat arbeidsmiddel van toepassing zijnde Warenwetbesluiten. Hoofdstuk 7 is gebaseerd op de Europese Richtlijn ‘EN 15635 Stalen opslagsystemen – Gebruik en onderhoud van opslagapparatuur ‘.
  • Arbo-informatieblad AI-14, ‘Bedrijfsruimten inrichting, transport en opslag’
  • NEN 5051 ‘Magazijnstellingen - Aanschafgegevens, Montage en gebruik - Door de besteller te verstrekken ontwerpgegevens en bepalingen voor montage en gebruik’.
  • NEN- 5052. Magazijnstellingen, Belastingen en Imperfecties. 
  • NVN-5053 Magazijnstellingen, Beproevingsmethoden en Proefinterpretaties.
  • NPR 5054: Nederlandse Praktijkrichtlijn ‘Palletstellingen - Bediening door Magazijntrucks- Verklaring van toegelaten gebruik’.
  • NPR 5055-1: ‘Magazijnstellingen - Arboverantwoordelijkheden en controlelijsten voor de periodieke inspectie op juist gebruik en staat van onderhoud - Deel 1: Palletstellingen’.
  • NEN-EN 15620:2008 Niet-verrijdbare stalen opslagsystemen - Verstelbare palletstellingen - Toleranties, vervormingen en veiligheidsafstanden.
  • NEN-EN 15629:2008 Niet-verrijdbare stalen opslagsystemen - Specificatie van magazijnstellingen.
  • NEN-EN 15635:2008 Niet-verrijdbare stalen opslagsystemen - Gebruik en onderhoud van magazijnstellingen.
  • Richtlijn Arbeidsmiddelen (89/655/EEG)
  • Arbobesluit: Hoofdstuk 3
  • Arbobesluit art. 7.4a

Aanverwante dossiers

 Archiefbeheer, Facilitaire logistiek, Kantoorartikelen.