Basiskennis dossier onderhoud

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Het zorgen dat het gebouw en zijn installaties in goede conditie blijven. Enkele voorbeelden van installaties zijn: verwarmingsinstallaties, koelingsinstallaties, verlichting en ventilatiesystemen.

Facilitair

Gebouwbeheer is verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand en de aanwezige installaties. In een pand zijn E-installaties en W-installaties aanwezig. Onder W-installaties vallen installaties op het gebied van gas, water, luchtbehandeling, riolering en sanitair. E-installaties bestaan o.a. uit leidingen, een meterkast, schakelaars, beveiliging, brandmelding en verlichting. De facilitair managers en gebouwbeheerders zorgen voor het uitvoeren, optimaliseren, monitoren en beoordelen van de facilitaire processen. Ze werken dan ook nauw samen met de technische dienst die in het gebouw aanwezig is of ingehuurd wordt om het onderhoud te doen.

Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP)

In een MJOP staat welk onderhoud er plaats moet vinden en wat de kosten hiervan zijn. Elk gebouw en installatie heeft onderhoud nodig, ook wanneer dit niet zichtbaar is. Er kan voor gekozen worden om onderhoud stelselmatig jaarlijks terug te laten komen. Door het onderhoudsplan verminder je de kans op meer en grote schades. Tevens zal het jaarlijks onderhoud de conditie van het gebouw ten goede komen. Hierbij maken we onderscheid uit vier thema’s.

Beleid
Wat is het doel van het onderhoud, gaat het door iemand intern of extern uitgevoerd worden, wie is verantwoordelijk voor het onderhoud en dus het aanspreekpunt van de organisatie? Dit zijn punten die vastgesteld moeten zijn voordat het beleidsplan onderhoud geschreven wordt waarin de volgende zaken aanbod kunnen komen:

  • Visie op onderhoud
  • Doelstellingen, kwalitatieve en korte- en lange termijndoelstellingen
  • Indeling onderhoudsorganisatie
  • Meten en controleren van resultaten
  • Inkoop

Tevens wordt in het beleidsplan onderhoud aangegeven wie verantwoordelijk is en aan wie deze verantwoording moet afleggen.

Het beleidsplan kan gemaakt worden maar moet ook gedragen worden. Wanneer de medewerkers het nut van het beleid niet volgen of tegen het plan zijn heb je geen draagvlak voor het beleid. Hierdoor wordt slagingskans van het beleid geminimaliseerd. In het onderhoudsplan worden de werkzaamheden in het verleden meegenomen en de voorspelling voor in de toekomst.

Doelstelling
De doelstelling zal in de meeste gevallen overeenkomen; namelijk het onderhouden van gebouw en de toebehorende installaties. Wie deze doelstelling uit moeten dragen is per organisatie verschillend. Er kan gekozen worden dat alleen het hoofd van de technisch dienst eindverantwoordelijk is voor de installaties of iedereen die met de installaties werkt. De medewerkers kunnen het snelste monitoren of er een mankement aan een installatie is of juist gaat komen.

Budget
Stel van tevoren vast wat de installaties aan onderhoud gaan kosten. Tevens zal er een bedrag als reserve moeten weggezet. Met onderhoud en reparaties kan niet altijd van tevoren ingeschat worden hoeveel het gaat kosten. Hiermee zal rekening gehouden moeten worden in de begroting.

Realisatie
Leg het onderhoudsplan bij iedereen neer die erbij betrokken is. Zo zijn zij ook op de hoogte van doelstellingen van de organisatie en het onderhoud. Om het onderhoud te waarborgen kan er gebruik gemaakt worden van een audit. Een bedrijf zal steekproefsgewijs een kijkje komen nemen bij uw organisatie.

Tips voor het opstellen van een MJOP:

  • Maak gebruik van de handvaten die NEN 2767 geeft;
  • Bij het maken van merenjaren onderhoudsplan moet rekening gehouden worden met meer dan 10 jaar of langer;
  • Bekijk welke installaties intern en extern onderhouden worden. Maar neem deze in beide gevallen op in het plan;
  • Zorg dat alle betrokkenen een kopie van het onderhoudsplan krijgen;

Een pand dat nieuw gebouwd wordt, gerenoveerd of verbouwd worden eerst gekeken naar de richtlijnen en eisen waaraan voldoen moet worden. Vervolgens wordt er een MJOP opgesteld aan de hand van de richtlijnen, eisen en wensen van de organisatie en/of pand eigenaar. 

Intern en extern

Als organisatie kan je kiezen om het gebouw extern of intern in beheer te hebben of beiden combineert.

Verschillende combinatie mogelijkheden worden kort benoemd:

  • Beheer, MJOP, installatie, onderhoud en reparatie extern;
  • Beheer, MJOP en aansturing intern, onderhoud, installatie en reparatie extern;
  • Installatie extern, aansturing, MJOP, onderhoud, installatie en reparatie intern;

De combinatie die gekozen wordt kan per installatie verschillen. De keuze is afhankelijk van de kennis die binnen de organisatie aanwezig is. Naast het MJOP is ook de beheervisie een middel om de onderhoud aan E-installaties en W-installaties te coördineren. Hierover kan meer gelezen worden in het dossier gebouwbeheer.

Ontwikkelingen en Trends

De technologie is contant in beweging waardoor installaties updates nodig hebben of nieuwe onderdelen om de besturing te waarborgen. De juiste kennis van de installatie is daarom van groot belang. Wanneer een organisatie meerdere installaties heeft, kan het rendabel zijn om een medewerker te scholen voor deze installatie. Echter zal deze jaarlijks moeten bijscholen om de verandering in de technologie (aansturing) bij te houden. 

Wet- en regelgeving

Normen
De NEN 2767 (de conditiemeetmethode) is een duidelijke maatstaf voor het meten van de conditie van een gebouw.

Aanverwante dossiers

Gebouwbeheer, Beveiligingssystemen, Conditiemetinginstallatiebeheer, Wagenparkbeheer.