Basiskennis dossier postkamer

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

De postkamer is de ruimte in een organisatie waar de uitgaande en binnenkomende post verwerkt wordt. Onder postkamerinrichting vallen onder andere kasten, storttafels, werktafels, postsorteertafels, posttafels, enveloppenkasten, bureaus en machines zoals frankeermachine, vouwmachine, bundelmachines en couverteermachine. Tevens zijn er diverse accessoires.

Facilitair

Een postkamer is verantwoordelijk voor het ontvangen en verzenden van de post. Hoe groter de organisatie, des te groter de kans op meerdere postkamers binnen de organisatie. De post komt dan in de centrale postkamer binnen waar het onderverdeeld wordt en naar de kleine postkamers gaat. Een postkamermedewerker verwerkt ingekomen en uitgaande post door deze te sorteren, frankeren, adresseren, registreren en bezorgen. De postkamer medewerker is als ware de interne postbode.  Bij alles wat erin en rondom de postkamer gebeurt, is de facilitair manager betrokken.

Soorten

De meeste postkamers zijn onder te verdelen in twee soorten: digitale post(kamers) en de manuele postkamers. Het verwerkingsproces is afhankelijk van het beleid van de organisatie. Je merkt dat er steeds meer papierloze organisaties zijn waarbij alle papieren documenten gescand worden door de postkamer en vervolgens direct gearchiveerd worden en het digitale document verspreid. In deze organisatie zal de postkamer weinig uitgaande post ontvangen.

Digitale postkamer
Bedrijven gaan digitaliseren waardoor het gebruik van een postkamer vermindert.  Alle post, e-mail en faxverkeer worden verwerkt en (waar nodig) digitaal gemaakt. Hierdoor kunnen documenten sneller door het pand bewegen en gemakkelijker gearchiveerd worden. Het sorteren, verspreiden en archiveren van de post kan digitaal waardoor de handeling tijd dus geld bespaart. Tevens komen alle documenten op een centraal punt binnen wat het archiveren van de documenten makkelijker maakt.

Voordelen:

  • Snellere verwerking;
  • Minimaliseren van vermiste documenten;
  • Investering, je bespaart uiteindelijk;
  • Digitale archivering;  

Nadeel:

  • Er zullen minder werknemers op de postkamer en in het archief nodig zijn. Hierdoor wordt er onrust op deze afdelingen gecreëerd en vallen er mogelijk zelfs ontslagen.  

Postkamerapparatuur

Met een efficiëntie postkamer kunnen grote mailingen snel verstuurd worden. Hiervoor moet de postkamer wel beschikken over de juiste apparatuur.

Couverteermachine
Deze machine laten brieven automatisch in enveloppen glijden. Let op bij de aanschaf dat er ook een vouwfunctie op de machine zit. Dit bespaart ruimte, geld en tijd.

Vouwmachine
Wanneer de couverteermachine geen vouwfunctie heeft, kan hiervoor een aparte vouwmachine voor aangeschaft worden. De aanschafprijs van een vouwmachine is snel terug te verdienen aangezien deze gemiddeld zes keer sneller vouwt dan dat dit handmatig gedaan wordt.

Automatische briefopener
Deze is aan te raden wanneer er veel post te verwerken is. Hierdoor kan de post sneller worden werkt.

Trilmachine
Wanneer papieren door elkaar liggen zal deze machine er een mooie rechte stapel van maken. Dit maakt het frankeren of archiveren overzichtelijker en gemakkelijker.

Bindmachine
Deze machine kan documenten in een boekwerk veranderen. Dit kan door middel van een ringbinder of een bandpers. Dit is afhankelijk van de opties die het apparaat hebben. 

Printer
In de meeste gevallen is er in de postkamer ook de ‘grote’ printer van de organisatie te vinden. Deze printer heeft meestal meer opties zoals kleuren printen, documenten nieten, dubbelzijdig printen, faxen, mailen, scannen, ect.

Cardprinter
Hiermee kunnen o.a. de toegangspassen van de medewerkers geprint worden.

Frankeermachine
De uitgaande post moet gefrankeerd worden voordat het kan worden verstuurd. Hiervoor zijn er frankeermachines waar een frankeertegoed op gestort kan worden en alle post en pakketten gefrankeerd kunnen worden.

Fysieke inrichting

Houd met het inrichten van de postkamer rekening met de grootte van de machines en de werkruimte die erover blijft. Zoals hiervoor opgesomd zijn er veel machines nodig in een goed efficiënt werkende postkamer. Wanneer deze machines echter te dicht op elkaar staan zal de postkamer niet meer productief en effectief functioneren. Zorg bij het ontwerpen van de ruimte dat er voldoende oppervlakte overblijft om werkzaamheden uit te voeren. Bedenk welke taken er uitgevoerd moeten worden en hoeveel mensen er daardoor werkzaam zullen zijn in de ruimte.

Wet- en regelgeving

De medewerkers van de postkamer moeten rekening houden met de wet bescherming persoonsgegevens. Wanneer de organisatie persoonsgegevens wil gebruiken of verwerken moeten deze voldoen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) stelt.

Privacy
Het privacy recht stelt regels aan de verwerking van persoonsgegevens. Aangezien iedere ondernemer persoonsgegevens verwerkt (van bijvoorbeeld klanten), heeft ook iedere ondernemer met dit rechtsgebied te maken. Het privacy recht is grotendeels geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Kort samengevat is deze wet (onder meer) van toepassing op alle handelingen die u met behulp van een computer uitvoert op gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon (‘persoonsgegevens‘). Daarmee heeft de wet een zeer ruim toepassingsbereik. (Bedrijfs)Administratie staat immers vol met dergelijke persoonsgegevens.

Meldplicht datalekken
Door het digitaal maken van de post moeten bedrijven sinds 1 januari 2016 rekening houden met de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties (zowel bedrijven als overheden) direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben. En soms moeten zij het datalek ook melden aan de betrokkenen (de mensen van wie de persoonsgegevens zijn gelekt). Organisaties die een datalek willen melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen dat doen via het meldloket datalekken.

Aanverwante dossiers

Digitalisering, informatiebeheerdrukwerk