Basiskennis dossier vergaderen

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Het is hoe dan ook een bijeenkomst met een of meerdere doelen. Doelen kunnen zijn: standpunten uitwisselen, meningen vormen, problemen oplossen en besluiten nemen. Een vergadering heeft vaak meerdere doelen. 

Facilitair

In iedere organisatie waar meer dan één persoon werkzaam is, komen normaal gesproken vergaderingen voor. Soms worden ze ook wel onder de noemer overleg geplaatst. Tijdens een vergadering zijn verschillende materialen nodig, afhankelijk van de soort vergadering die gehouden wordt. De facilitaire dienst moet zorg dragen dat iedereen de juiste voorzieningen heeft om zijn/haar werk uit te voeren en de organisatie de vastgestelde doelen kan behalen. Vergaderfaciliteiten behoren daartoe.

Op de werkvloer

Vergaderingen worden in de meeste gevallen geleid door de hoofd van een organisatie en/of afdeling, deze persoon noemen we de voorzitter. In sommige gevallen heeft de voorzitter naast de taak om de vergadering in goede banen te leiden ook de taak om bij een even stemming zijn stem dubbel te laten gelden. Het voorzitten van een vergadering is dus een belangrijke taak.

Het is van belang om een verslag te maken van een vergadering wat een notulen worden genoemd. De notulist noteert tijdens de vergadering en maakt daarna de notulen op en zorgt dat alle deelnemers en eventuele afwezigen deze notulen krijgen. Deze notulen wordt in het begin van de volgende vergadering goedgekeurd door alle aanwezigen.

Voor de vergadering ontvang iedereen een uitnodiging met datum, tijd en locatie van de vergadering. Wanneer de agenda al gemaakt is zal deze toegevoegd worden, samen met eventuele aanvullende informatie. 

Agenda

De voorzitter maakt de agenda met behulp van de standaard punten en de toevoegingen vanuit hem en deelnemers. De eerste punten van een agenda zijn meestal

1.   Opening
2.   Bespreken agenda
3.   Goedkeuren notulen vorige vergadering
4.   Mededelingen
5.   Ingekomen stukken Vervolgens komen de punten die aan bod dienen te komen gevolgd door de volgende punten:
7.   Wat er verder ter tafel komt
8.   Rondvraag
9.   Sluiting

Gedragsregels

Met de groep waarmee vergaderd wordt, kan een gedragscode afgesproken worden. Deze code moet ervoor zorgen dat de vergaderingen gemoedelijk verlopen en iedereen kan spreken. De punten kunnen als volgt zijn:

- Kan je niet deelnemen aan de vergadering, zorg dan voor een afmelding;
- Je komt op tijd en bent ingelezen in de materie die besproken gaat worden;
- Laat mensen uitpraten en ga met respect met elkaar om;
- Accepteer de functie van de voorzitter en de beslissingen die hij neemt;
- Probeer je inbreng zo kort en bondig mogelijk te formuleren;
- Stem je inbreng af aan de agendapunten zodat er per onderwerp gesproken kan worden;
- Leg je neer bij de besloten besluiten. Niet iedere deelnemer zal het eens zijn met de besluiten die worden genomen.

Vergaderstijlen

Presentatie

Het gaat hier om een deels eenzijdige en een deels tweezijdige vergaderstijl. Tijdens de presentatie is het fijn dat niemand vragen stelt of hun mening geeft, hiervoor zal aan het einde van de presentatie een mogelijkheid gegeven worden. Om vragen te voorkomen kan er gezorgd worden dat de deelnemers de gegevens van tevoren kunnen inzien.

Brainstormvergadering

Deze vergadering heeft als doel het vinden van verschillende oplossingen voor een probleem. De taak van de voorzitter is in de vergadering het zorgdragen dat iedereen aan de beurt komt om zijn oplossingen en/of visie te delen. Het is geen vergadering waar direct een beslissing uit naar voren komt. Deze worden meestal op een ander moment genomen en dan teruggekoppeld aan de deelnemers.

Instructievergadering

De besluiten zijn voorafgaand aan de vergadering al genomen. Deze vergadering is om het besluit te communiceren en de taken te verdelen. Deze vergaderingen zullen dus enkelzijdig en snel voorbij kunnen zijn, er is namelijk geen mogelijkheid voor discussie.

Informatieve vergadering

Deze vergaderstijl wordt vaak gebruikt bij het overbrengen van informatie. Hierbij kan gedacht worden aan het delen van cijfers per afdeling, maar ook het delen van targets en andere doelen. Het is een tweezijdige vergadering waar ruimte moet zijn voor het presenteren van de cijfers en het debat hierover. Het is wel van belang dat alle deelnemers cijfers hebben om toe te voegen. Wanneer dit niet het geval is kan er afgevraagd worden waarom deze persoon deel moet nemen aan een dergelijke vergadering.

Besluitvormende vergadering

Zoals de naam al zegt worden in deze vergadering de besluiten genomen. Deze vergaderingen kunnen gepland zijn of ad-hoc plaatsvinden. Deelnemers wisselen standpunten en informatie uit en komen tot een besluit waar actie op ondernomen kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een fout die rechtgezet moet worden. Hiervoor zal een spoedvergadering georganiseerd worden en snel een oplossing gevonden moeten worden. Bij deze vergadering is het van belang dat de voorzitter overzicht behoudt en de vergadering strak leidt.

Telefonisch vergaderen

We spreken over een telefonisch vergadering als het gesprek met meer dan twee personen gevoerd wordt. Het telefonisch vergaderen kunnen we onderverdelen in twee groepen. Er kan ingebeld worden in de vergadering (dial-in) en iedere deelnemer kan voor de vergadering gebeld worden (dial-out). Met moderne technieken en communicatiemiddelen heeft telefonisch vergaderen de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Het nieuwe werken heeft dit verder gestimuleerd. Skype en facetime zijn relatief goedkope (of zelfs gratis) methoden om effectief te vergaderen op afstand. 

Vergaderruimte inrichten

Voordat begonnen wordt met het uitzoeken van een geschikte vergaderzaal, moet het doel van de vergadering(en) duidelijk zijn.  Niet alleen de zaal maar ook de indeling en meubels hebben invloed op de vergadering. Zo is onderzocht dat vierkante tafels een negatieve invloed op een vergadering hebben en is een staande vergadering of aan een ovale tafel het effectiefste vergaderen. Naast het doel van de vergadering is het nodig te weten met hoeveel personen de vergadering belegd wordt.

Eisen

Voor een vergaderruimte wordt veelal 12m2 per persoon al geschikt ervaren en het advies is om 60 centimeter achter de stoel vrij te laten voor de doorgang. Tevens zijn er speciale stoelen en tafels ontworpen voor vergaderingen. Het verschil tussen een normale kantoorstoel en de vergaderstoel is het comfort. Een gast moet comfortabel zitten en zich op zijn gemak voelen in de ruimte. Niet alleen de stoelen maar ook de tafel en de apparatuur dragen hier aan bij. Zorg bijvoorbeeld dat het projectiescherm of tv-scherm voor alle aanwezige zichtbaar is. Vergadertafels komen in verschillende vormen, maten en opties. Denk bijvoorbeeld aan een raadsvergadering of directievergadering van multinationals waarbij de microfoons zijn verwerkt in de tafels. Tevens is het belangrijk om naar de akoestiek van een ruimte te kijken zodat er geen hinder ondervonden wordt. Meer over dit onderwerp is te vinden in het dossier akoestiek.

Audiovisuele apparatuur

Microfoons en luidsprekers

Bij vergaderzalen voor grote groepen kan gewerkt worden met microfoons zodat de spreker voor iedereen hoorbaar is door de luidsprekers. Zorg dat deze luidsprekers een kwalitatief geluid produceren wat deels afhankelijk is van de akoestiek van de ruimte. In veel vergaderruimtes wordt er een Digitale Sound processing (DSP) tussen geplaatst om vertraging, ruis en reflectie te minimaliseren.

Projectie

Dit kan door middel van een beamer of projector die aangesloten is op een computer of andere media. Tevens kan ervoor gekozen worden geen projectiescherm maar een plasma of LCD scherm te gebruiken om de gegevens te presenteren.

Aanverwante dossiers

Presentatiemiddelen, Koffie en thee, Kantoorinrichting, Meubilair.