Basiskennis dossier wagenparkbeheer

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Het zorgdragen voor de voertuigen van een organisatie op het gebied van brandstofadministratie, verzekeringen, aankoop en verkoop van de voertuigen, contracten, onderhoud, de inzet, etc. Tegenwoordig wordt wagenparkbeheer ook wel fleet management genoemd, dit betekent het beheren van het wagenpark van een organisatie.

Facilitair

Een wagenpark is voor een organisatie een hoge kostenpost. Daarom is het van groot belang dat het wagenpark goed wordt beheerd. Daarnaast is het van belang dat het wagenpark in goede staat onderhouden blijft. Dit is een taak voor het facilitair management, dat ervoor zorgt dat medewerkers de juiste voorzieningen tot hun beschikking hebben om gestelde doelen te behalen.

Wagenpark en werken

Bij wie hoort het wagenparkbeheer thuis? De HR-afdeling, administratie, de financiële administratie of bij facilitair management? In theorie behoort het onderwerp op alle vier de bovengenoemde afdelingen thuis. Bij HR omdat het een onderwerp kan zijn in de contractovereenkomst bij aanname, bij een administratie omdat het gebruik van het vervoermiddel moet worden vastgelegd en er wettelijke eisen zijn. Daarom is goede communicatie tussen de afdelingen van groot belang.  Het facilitair management echter verleent de facilitaire logistieke dienst en leidt over het algemeen het wagenparkbeheer. Bij een grote organisatie is er zelfs de functie van wagenparkbeheerder. 

Soorten

Eigen aanschaf
De organisatie schaft de auto’s zelf aan. Hierbij komen de onderhoudskosten en afschrijving voor eigen rekening, daarnaast moet je zelf een garage zoeken voor het onderhoud aan het wagenpark.

Leaseauto op de zaak
De organisatie least een aantal auto’s die niet aan de medewerkers worden toebedeeld. Ze zijn dus voor algemeen gebruik en wanneer die niet gebruikt worden staan de auto’s bij de organisatie geparkeerd.

Leaseauto persoonlijk
Via de organisatie kunnen medewerkers een auto leasen. Dit maakt veelal deel uit van de secundaire arbeidsvoorwaarden.

Start een wagenpark

Het begint met het aanschaffen van de voertuigen. Dit kan gaan om leaseauto’s of voertuigen die aangekocht worden. Wanneer er voor een leasemaatschappij gekozen wordt moet er goed onderhandeld worden over prijzen, services en voorwaarden. Dit alles wordt opgenomen in het Service Level Agreement (SLA). Ook na de onderhandeling zal er gemonitord moeten worden of de maatschappij zich aan de voorwaarden houdt. Bij het zelf aanschaffen van een auto zal er onderhandeld moeten worden over de prijs en extra’s zoals BOVAG-garantie.

Wagenparkadministratie

In de meeste gevallen hangt de wagenparkadministratie nauw samen met de salarisadministratie. Het hebben van een leaseauto behoort tot de secundaire arbeidsvoorwaarden van een medewerker en telt dus als salaris voor de belastingdienst. Daarom zullen de volgende punten goed gemonitord moeten worden:

  • Controleren van facturen en naleving contractafspraken;
  • Communicatie omtrent kostendoorbelasting naar de juiste afdelingen;
  • Communicatie salarisadministratie omtrent bekeuringen, fiscale bijtellingen, eigen bijdrage en/of andere inhoudingen op salaris;

Door een modern en up-to-date zijnde wagenparkadministratie kan er snel geschakeld worden bij een tekort of overvloed aan auto’s. Wanneer er bijvoorbeeld zichtbaar wordt dat er altijd een wagen stilstaat, kun je als organisatie ingrijpen. Mogelijk kan het leasecontract worden herzien, beëindigd of anderszins.

Kentekendossier
Gegevens worden hierin per kenteken gesorteerd, denk hierbij aan leaseofferte, leasecontract, berijdersovereenkomst, onderhoud, ect.

Trends & ontwikkelingen

Veel bedrijfswagens voorzien van een track & tracé systeem. Hierdoor kan de organisatie zien welke wagens rijden en stil staan. Het systeem kan zo ingesteld worden dat het een melding heeft wanneer auto’s te vroeg verplaatsen (auto wordt gebruikt als kloksysteem) of verplaatst wordt buiten de werktijden van de medewerker wanneer de auto niet voor privédoeleinde gebruikt mag worden. Het is echter verboden om het track & tracé systeem te gebruiken om inbreuk te maken op een gedeelte van de privacy van de medewerker.

MVO en lease

Het onderwerp MVO en duurzaamheid staat tegenwoordig bij veel (vooral bij grote bedrijven) hoog in het vaandel. Dit omdat ze zich niet permitteren om niet duurzaam bezig te zijn. Daarnaast heeft een MVO-beleid meestal kostenbesparingen tot gevolg. Met name op het wagenpark hebben veel organisaties de laatste jaren grote sprongen gemaakt met betrekking tot MVO en duurzaamheid. Voor meer informatie, zie dossier MVO.

Energielabel

Op het energielabel van een auto kan je in één oogopslag zichtbaar maken hoe zuinig een auto is. Een auto met bijvoorbeeld een energielabel A is 20 procent zuiniger in brandstofgebruik dan een auto met C/D label.

Bij aanschaf of lease van een auto is het altijd aan te raden naar het energielabel te kijken.

CO2-uitstoot minderen

Bij een personenwagenpark kan er gekeken worden naar het energielabel voor de hoeveelheid co2-uitstoot van de auto. Hoe ouder de auto hoe meer CO2-uitstoot hij zal hebben. Je hebt twee opties tot het bijdrage aan de vermindering van CO2-uitstoot. Zorg dat er minder kilometers gereden wordt met de oude auto’s of vernieuw ze voor een auto met een beter energielabel.

Wanneer het gaat om leaseauto’s hoeft er weinig gekeken te worden naar vermindering van kilometers. Een leaseauto is namelijk gemiddeld 2,2 jaar en een eigen aangeschafte auto gemiddeld 7,6 jaar en daarbij waarschijnlijk van een lager energielabel. De uitstoot van een leaseauto is dus per definitie lager. Een lage CO2-uitstoot kan een belastingvoordeel tot gevolg hebben in de vorm van aanschafbelasting, wegenbelasting en/of bijtellen (leaseauto).

Wet- en regelgeving

  • Aanschafbelasting (BPM): deze wordt berekend aan de hand van de CO2 uitstoot.
  • Bijtelling: bijtelling wordt geregeld onder de inkomstenbelasting van de medewerker.   

In 2017 telt:

  • 4% bijtelling bij 0 gram uitstoot CO2 per kilometer;
  • 22% bijtelling bij meer dan 0 gram uitstoot CO2 per kilometer.

Trefwoorden

Bedrijfswagen, beheer, duurzaamheid, fleetmanagement, inkoop, innovatie, kostenbesparing, milieu, mobiliteit, onderzoek, rittenregistratie, bijtelling, fiscus, aanschafbelasting.