Basiskennis dossier werkplekconcepten

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Met een werkplekconcept wordt bedoeld de vertaalslag van werkprocessen naar processen die het bestaansrecht (primaire processen) van de organisatie vormen.  Vroeger waren functies en hiërarchie belangrijk binnen een organisatie, tegenwoordig wordt er meer aandacht gericht op werkplekprocessen en activiteiten. Een nieuwe omgeving op het werk kan medewerkers bewuster, slimmer, duurzamer laten werken en de aantrekkelijkheid van de organisatie vergroten. Door ontmoeten, samenwerken, kennisdelen en innovatie samen te brengen in een werkplekconcept kan het werk aantrekkelijker, effectiever en soms ook gemakkelijker gemaakt worden. De productiviteit van de medewerkers zal verhogen en het verzuim dalen. Het draait dus niet om inrichting en meubilair maar over hoe we het meeste uit de mens kunnen halen.

Facilitair

Het wijzigen van de werkomgeving vraag om een correcte afweging en is een zorgvuldig proces. Niet alleen de werkplek is van belang maar ook de dienstverlening rondom de werkplek (denk aan facilitair, ICT, HRM) en de manier van werken zijn aandachtspunten. Bij het introduceren van een nieuw werkplekconcept is het van cruciaal belang dat het facilitair management goed is voorbereid. FM zal moeten voorspellen welke problemen voor kunnen komen, waardoor de oplossing klaarligt en het probleem geen belemmering wordt in de werkzaamheden van de medewerkers. 

Werkplekconcept op de werkvloer

Het traditionele cellenkantoor waarin iedereen zijn eigen vaste werkplek heeft, is niet langer vanzelfsprekend. Met behulp van moderne informatie– en communicatiemiddelen zijn vele organisaties inmiddels overgegaan op het delen van activiteit gerelateerde werkplekken. De medewerkers beschikken dan over een grote variatie aan werkplekken, afhankelijk van het soort werk dat ze doen: open werkplekken, concentratiewerkplekken, ‘drop-in’ werkplekken, formele overlegplekken, koffiecorners, plekken om te bellen, thuiswerkplekken. Naast het stimuleren van nieuwe manieren van werken, het bevorderen van de communicatie en samenwerking, en het laten aansluiten van de werkomgeving op de ‘moderne’ werker, wordt zo gestreefd naar een besparing op de kosten (minder werkplekken, minder vierkante meters, minder ondersteuning, minder milieubelasting), zonder dat dit ten koste hoeft te gaan van de arbeidssatisfactie.

Een goed uitgewerkt werkplekconcept heeft veel voordelen:

  • verlaging ziekteverzuim;
  • verbetering imago organisatie;
  • verbetering aantrekken en retentie medewerkers;
  • efficiënter werken;
  • vergroten duurzaamheid;
  • verminderde benodigde m2 (huurkosten);
  • vermindering totale huisvestingskosten.

Nadelen / Kosten

  • bouwkundig
  • gebouw gebonden installaties
  • inrichting, meubilair
  • adviseur
  • vergunningen
  • overige kosten

Opzetten werkplekconcept

Het opzetten van een werkplekconcept kan in vier stappen worden onderverdeeld. Wanneer er een werkplekconcept wordt opgezet, zal dit in goede samenwerking met de organisatie moeten gebeuren. Voornamelijk afdeling ICT, HRM en FM zullen nauw samen werken. Naast het analyseren van de organisatie en de processen wordt er gekeken naar de bezettingsgraad, die vaak niet hoger is dan 60 %. Mede omdat de mogelijkheid moet bestaan om te werken vanaf een andere werkplek. Er wordt gekeken naar de teams en afdelingen zodat er een activiteitenprofiel in beeld komt. Dit geeft het inzicht hoeveel en welke type werkplekken er nodig zijn.

1. Gastvrij
Bij het ontwikkelen van een werkplekconcept staat de gebruiker centraal. Van alle functies en werkzaamheden wordt een gebruikersprofiel vastgesteld.  Vanuit verschillende profielen wordt gekeken welke eisen er aan een werkplek zijn. Er wordt een werkplektype aan het gebruikersprofiel gekoppeld. Naast de wensen van de gebruiker wordt er gekeken naar de beleving van bezoekers. Door het inhuren van een mystery guest kan steekproefsgewijs onderzocht worden wat de beleving van een bezoeker is.

2. Specifiek voor de organisatie
Een werkplekconcept is als een maatpak, het is van kracht voor de organisatie waarvoor het geschreven is. Voor een andere organisatie zal er een nieuw concept geschreven worden omdat de primaire processen verschillen.

3. Effectief
Onderbouw en wees open over het doel van het werkplekconcept. Maak tevens een nulmeting aan de hand van het huidige concept en na de implementatie van het nieuwe concept. Door dit met behulp van de SMART methode te doen kan je de verschillen in uitkomst makkelijk langs elkaar zetten en communiceren naar de medewerkers van de organisatie.

 4. Duurzaam
Hierin wordt nadrukkelijk gekeken naar de zogenoemde 3P’s, die worden gehanteerd rondom duurzaamheidvraagstukken.

  • People
    Betrek de medewerkers op tijd met de voorbereiding van de nieuwe werkplekken. Doordat er goed en tijdig wordt gecommuniceerd over de veranderingen zal er nieuwsgierigheid ontwikkeld worden. Tevens zullen medewerkers uitgedaagd worden om zichzelf in te zetten voor de nieuwe omgeving, waardoor het enthousiasme van de medewerkers groeit. 
  • Planet
    Kijk naar de materialen die je gaat gebruiken en de grondstoffen die hiervoor gebruikt worden. Het is tegenwoordig belangrijk voor o.a. de reputatie van een organisatie om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.
  • Profit
    Controleer tijdig wat de opbrengst van de vernieuwing van het werkplekconcept is. Houdt hier rekening met de kosten die gemaakt zijn om het concept te kunnen implementeren.

Trends en ontwikkelingen

Visie
Het werkplekconcept is geen doel maar een middel om een doel te bereiken. Het gebruikersperspectief is net zo belangrijk als de boodschap die de organisatie tracht over te brengen. Onder gebruikersperspectief bedoelen we de wensen en verwachten van de medewerkers.

Identiteit
De identiteit van de organisatie wordt mede gevormd door omgeving, architectuur, ruimtes, indeling, meubilair en materialen. Wanneer het concept geïmplementeerd wordt is het van belang dat de medewerkers de aanleiding van het concept weten hierdoor kunnen ze de juist drijfveer, kennis en ervaring op doen om het concept uit te dragen. Wanneer het concept niet uitgedragen wordt kan het een zwakte van de organisatie worden.

Diversiteit
Je kunt niet verwachten dat het concept onmiddellijk op de correcte manier wordt toegepast. Iedereen werk anders dus er is tijd nodig om kennis te maken met de nieuwe manier van werken. Zorg dat alle medewerkers een passende plek vinden om te werken. Monitor de voortgang en het gebruik van de ruimte, wanneer nodig zal het concept bijgesteld moeten worden.

Innovatie
In de meeste gevallen is het doel van een werkplekconcept samenwerking, creativiteit en innovatie. Je kunt de ruimte extra aantrekkelijk en uitnodigend maken door een schrijfbare tafel en/of wanden te plaatsen en teksten op wanden en plafonds aan te brengen.

Ontwikkeling
Maak de medewerkers die gelijkgestemd achter het werkplekconcept staan ambassadeurs van het concept. Zij kunnen draagvlak bij de rest van de medewerkers creëren.

Vertrouwen
Vertrouwen gaat samen met eerlijkheid. Het nieuwe werkplek concept kan het gevolg zijn van bezuinigingen. Ben eerlijk naar de medewerkers over het doel van het concept zodat je het vertrouwen behoudt of herstelt.

Motivatie
Medewerkers hebben meestal veel wensen, houdt echter in de gaten dat er niet te ver van de basis geweken wordt. De vier belangrijkste vastgestelde wensen van medewerkers zijn als volgt:

  • Diversiteit van ruimtes: werkruimte, vergaderruimte, 1-op-1 ruimtes
  • Snellere interne verbindingen: Liften, trappen, centrale hal
  • Telefonisch optimaal bereikbaar: mobiele data, telefonie,

Vrijheid
Maak niet te veel regels omtrent het nieuwe concept, houdt het luchtig met een kans voor eigen interpretatie. Geef algemene richtlijn zoals houdt je werkplek schoon en opgeruimd zodat alles veilig en heel blijft en iedereen prettig kan werken.

Alertheid
Kijk welke medewerkers hulp nodig hebben bij het aanpassen aan het werkplekconcept. Wanneer de signalen afgegeven worden zoals ‘opsluiten’ in het kantoor probeer dan de dialoog aan te gaan met deze medewerker.

Goed voorbeeld doet volgen
Zorg dat managers en leidinggevende op de werkvloer laten zien hoe het nieuwe werkplekconcept in de praktijk werkt. Hierdoor experimenteren ze zelf met het concept en kunnen zo eventuele veranderingen vroegtijdig doorvoeren.

Normen, wet- en regelgeving

Arbowetgeving

  • NEN-EN 1335
    Beoordelingssysteem voor goed meubilair

  • NEN 2767
    Conditiemeting voor de Gebouwde omgeving gepubliceerd. Dit is een samenvoeging van de normen voor gebouwen en infrastructuur. 

Aanverwante dossiers

Akoestiek, meubilair, kantoorinrichting, MVOduurzaamheid