Prestatiecontracten voor installatieonderhoud, wat levert het op?

Sinds de jaren '90 is een duidelijke verschuiving te zien binnen de vraag naar verschillende contractvormen. Steeds meer organisaties hebben interesse in een resultaatgerichte contractvorm, waarbij het resultaat van de werkzaamheden centraal staat in plaats van de geleverde inspanning. Ondanks de grote interesse in het prestatiecontract, wordt vaak nog voor het vertrouwde inspanningscontract gekozen. Maar is deze keuze logisch?

In het kader van haar studie heeft Merel Reeuwijk bij DWA onderzoek gedaan naar dit vraagstuk. Voor het onderzoek zijn verschillende opdrachtgevers en opdrachtnemers die gebruik maken van prestatiecontracten ondervraagd. Bij het prestatiecontract zijn de kwaliteit, service en veiligheid van groot belang. Dit vraagt om een andere werkwijze. De opdrachtnemer dient niet meer klakkeloos het contract uit te voeren, maar dient mee te denken met de opdrachtgever. In samenwerking met de opdrachtgever kan men tot een efficiënte en effectieve uitvoering van de werkzaamheden komen en kan continu kwaliteit geleverd worden.  

Voor- en nadelen

Naast het continu leveren van kwaliteit, levert een prestatiecontract meer voordelen op. Zowel voor de opdrachtgever als opdrachtnemer. Volgens de ondervraagde opdrachtgevers is de financiële transparantie die wordt gerealiseerd door een prestatiecontract een van de grootste voordelen van het contract. Vooraf wordt in de meeste gevallen een vaste afkoopsom afgesproken en wordt door de opdrachtnemer een meerjarenonderhoudsplan opgesteld, waarin grote vervangingen worden begroot. Hierdoor heeft de opdrachtgever een overzichtelijk beeld welke kosten voor zijn rekening komen.  Naast de financiële transparantie zorgt het prestatiecontract voor een langetermijnvisie. Een van de ondervraagde opdrachtgevers gaf aan dat een prestatiecontract ervoor zorgt dat je als opdrachtgever nadenkt over de toekomst. Je wordt namelijk gedwongen na te denken over de uiteindelijk gewenste resultaten en/of prestaties van de gecontracteerde dienstverlening.

‘Een prestatiecontract laat je als opdrachtgever nadenken over de toekomst’, aldus een opdrachtgever.

Voor een opdrachtnemer zorgt een prestatiecontract onder meer voor continuïteit en financiële zekerheid. In de meeste gevallen worden prestatiecontracten voor een langere termijn afgesloten. Hierdoor heeft een opdrachtnemer de zekerheid dat hij voor een langere periode de contracteerde dienstverlening mag uitvoeren. Een van de opdrachtnemers gaf aan dat men zelfs extra inkomsten kan genereren. Door als opdrachtnemer proactief te werken en verbetervoorstellen in te dienen bij de opdrachtgever, kan dit leiden tot extra werk. Tevens kan een prestatiecontract zorgen voor een verbetering van het bedrijfsimago. Als een opdrachtnemer goed presteert en de prestatieafspraken behaalt, zal de kans groot zijn dat men wordt aanbevolen door de opdrachtgever.

‘Door goed je werk te doen en verbetervoorstellen in te dienen, kun je als opdrachtnemer extra inkomsten genereren’, aldus een opdrachtnemer.

Naast de voordelen zijn er echter ook nadelen verbonden aan prestatiecontracten. Ze dragen onder andere meer risico’s mee dan andere contractvormen. Daarnaast is een prestatiecontract niet voor elk type product en/of dienstverlening geschikt. Niet alles kan namelijk gemeten of inzichtelijk gemaakt worden. Desondanks moet men zich niet tegen laten houden door deze nadelen. Volgens de ondervraagde huidige gebruikers van prestatiecontracten wegen de voordelen zwaarder dan de nadelen. Tevens biedt de contractvorm een aantal kansen voor de toekomst.

Kansen toekomst

De markt is zich steeds verder aan het ontwikkelen en de marktvraag verandert van eigendom naar gebruik van producten en/of diensten. Het prestatiecontract is hierbij een goede eerste stap. Bij een prestatiecontract worden namelijk risico’s van de opdrachtgever overgenomen door de opdrachtnemer en worden prestaties gegarandeerd. Indien men zich hierin doorontwikkelt kan het prestatiecontract zelfs een bijdrage gaan leveren aan de circulaire economie. Door in de toekomst tevens het eigendom te houden bij de opdrachtnemer, kan men uiteindelijk producten terugnemen en hergebruiken.

Naast de veranderende marktvraag en het hergebruik van producten, zullen de technologische ontwikkelingen invloed hebben op de toekomst van prestatiecontracten. Door de opkomst van technologieën zoals Big Data, Internet of things en Smart buildings, zal het in de toekomst makkelijker worden om informatie uit systemen te halen. Dit betekent dat prestatiecontracten uiteindelijk beter uitvoerbaar en beheersbaar zullen worden. En uiteindelijk overal voor afgesloten kunnen worden.

Randvoorwaarden

De opdrachtgevers en opdrachtnemers gaven aan dat het prestatiecontract een prettig contract is om mee te werken. De voordelen zijn groot en het contract biedt mooie kansen voor de toekomst, echter kan dit alleen behaald worden als de uitvoering en het beheer van een prestatiecontract goed verloopt. Een goed verloop kan gerealiseerd worden als het prestatiecontract en de uitvoering daarvan aan een aantal randvoorwaarden voldoet. Allereerst gaf men aan dat de communicatie en samenwerking onderling goed moet zijn. Indien dit niet het geval is zal een prestatiecontract snel mislukken. Een aantal opdrachtgevers hebben dit ervaren. Daarnaast zijn overige randvoorwaarden van belang. Deze randvoorwaarden zijn:

1.     SMART geformuleerde KPI’s De basis van een prestatiecontract zijn kritische prestatie indicatoren (KPI). Het is daarom van belang dat deze goed en duidelijk beschreven zijn. Dit kan door de KPI’s SMART te formuleren: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.

2.     Een vertrouwensband Het is belangrijk dat een vertrouwensband ontstaat tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer. Door elkaar de mogelijkheid te geven om te presteren en goed met elkaar te communiceren kan onder andere een vertrouwensband gecreëerd worden.

3.     Geschikte systemen en software Om de meetbaarheid van de KPI’s  te vergroten, moet ervoor gezorgd worden dat de systemen en software aansluiten op de opgestelde KPI’s. Indien dit niet het geval is, zal een prestatiecontract lastig te beheren en uit te voeren zijn. Kijk als opdrachtgever dus goed naar de systemen en software, voordat je KPI’s opstelt.

4.     Proactieve en flexibele opdrachtnemer Een opdrachtnemer moet een proactieve en flexibele houding hebben voor de uitvoering van een prestatiecontract. Een prestatiecontract vraagt namelijk een andere werkwijze, waardoor men meer moet meedenken.

5.     Betrokkenheid binnen de gehele organisatie Een prestatiecontract zorgt voor een grotere administratieve last bij zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Hierdoor is het van belang dat bij beide partijen de gehele organisatie wordt betrokken bij de uitvoering en het beheer van een prestatiecontract. Dit zal het gehele proces vergemakkelijken.

6.     Deskundige partijen Een prestatiecontract is complexer dan een inspanningscontract, daarom is het belangrijk dat beide partijen kennis van zaken hebben. Indien dit niet het geval is, kan het handig zijn om een adviesbureau in te schakelen ter ondersteuning.

7.     Voldoende tijd en geld investeren Als opdrachtgever is het belangrijk om genoeg tijd en geld te investeren in het opstellen en implementeren van een prestatiecontract. Alleen op die manier kan de uitvoering en het beheer goed verlopen.

8.     Goede nulmetingen Als opdrachtnemer is het belangrijk om bij aanvang van het prestatiecontract te weten wat de status van een dienstverlening of product is. Om hier achter te komen dienen nulmetingen uitgevoerd te worden. Vervolgens kunnen op basis van de nulmeting prestaties gegarandeerd worden.

Indien men de randvoorwaarden bewaakt bij een prestatiecontract biedt het veel voordelen voor organisaties en kansen voor de toekomst. Kortom; waarom nog wachten met het afsluiten van een prestatiecontract?  


Bekijk alle artikelen in dit dossier

relevante artikelen

Geïntegreerd contract; hoogste besparing

Verduurzaming van corporatiewoningen kun je veel beter aanpakken met een geïntegreerd contract dan via een traditionele aanbesteding. Zo levert de contract vorm design-build-maintenance de hoogste energiebesparing op, blijkt uit vergelijkend onderzoek van OTB-promovendus Baldiri Salcedo Rahola. ...

Prestatiecontracten voor installatieonderhoud, wat levert het op?

Sinds de jaren '90 is een duidelijke verschuiving te zien binnen de vraag naar verschillende contractvormen. Steeds meer organisaties hebben interesse in een resultaatgerichte contractvorm, waarbij het resultaat van de werkzaamheden centraal staat in plaats van de geleverde inspanning. Ondanks de ...