Aan het einde van de dag met losse eindjes…

Ondanks dat je je nog zo goed had voorbereid en een planning had gemaakt, blijkt dat je aan het einde van de dag toch met een aantal ‘losse eindjes’ zit. Het opleidingsinstituut Expert Academy deed onderzoek bij tweehonderd professionals in Vlaanderen en Nederland rond tijdsbesteding. In dit artikel de drie belangrijkste ‘tijdrovers’. Time Management expert Jerko Bozikovic geeft mogelijke oplossingen.

1. Onvoorziene omstandigheden

Een dag die voorbij is gevlogen en toch blijven we met het gevoel zitten dat we niets hebben afgewerkt en geen meter vooruit zijn geraakt. Herkenbaar? Uit het onderzoek van Expert Academy blijkt dat ruim 55 procent onvoldoende tijd te hebben voor zichzelf, familie, vrienden of hobby’s. Hoe kunnen we beter omgaan met onvoorziene taken?

Bozikovic: ,,De realiteit is meestal een aaneenschakeling is van onvoorziene omstandigheden. Ze maken gewoon deel uit van het leven. Dit wil zeggen dat we dit moeten leren inplannen in onze agenda. Vul daarom je agenda niet voor honderd procent in, want dan ‘faal’ je gegarandeerd op het einde van de dag en heb je niet alles rond. Stel een realistische to do lijst op. Maar hou ook zeker twintig procent van je agenda vrij voor die onvoorziene omstandigheden.’’

2. Uitstelgedrag

Overmorgen is er opnieuw een meeting met de kerngroep en je hebt nog altijd het verslag van de vorige vergadering nog niet uitgewerkt. Het wordt nu wel dringend tijd dat je er aan begint. Maar misschien eerst nog eens FaceBook checken en een koffie halen. En dan snel nog even langs bij je collega, die dit jaar de bedrijfsuitstap organiseert.

Bozikovic: ,,Uitstelgedrag is zeer herkenbaar en menselijk. Je bent dus niet alleen. Begin met de moeilijke taken eerst en observeer je bioritme. Wanneer bemerk je dat je veel energie hebt en helder van geest bent? Met andere woorden: wat zijn je piek- en je dal-momenten? Daarnaast kun je het beste je uitdagende taken in kleinere stukken hakken. De kleine haalbare, tussentijdse successen geven je moed om het volgende probleem aan te pakken. En laat dingen niet aanslepen, want dan worden ze alleen maar groter en vreten ze energie.’’

3. Stoorzenders

Je bent dan eindelijk begonnen aan het verslag van de vergadering, maar de klantentelefoons blijven maar binnenstromen. Net nu. En het is de rest van de voormiddag rustig geweest. En tussendoor komt een collega op je bureau ook nog uithuilen over haar zoon. Je ziet de tijd zo verstrijken. Je doet alsof je aandachtig luistert naar haar verhaal, maar je gedachten zijn elders…

Bozikovic: ,,Onze concentratie begint al te verminderen na tien minuten, wanneer we een taak op dezelfde manier uitoefenen. Na negentig minuten zijn we op vijftig procent van onze concentratie. Dus moeten we trachten een omgeving te creëren waar we zo min mogelijk worden gestoord.’’ Hij geeft enkele tips om stoorzenders aan te pakken:

-      Leer nee/stop zeggen als mensen je blijven storen, om je grenzen te bepalen en ook zo naar je omgeving duidelijk te communiceren.

-      Wil niet van alles op de hoogte te zijn, alles van iedereen te weten, maar leer jezelf te focussen op jouw eigen taken en de rest los te laten.

-      Probeer voor moeilijke taken een omgeving te vinden waar je afgezonderd en rustig kan werken (bv. een vergaderzaal).

-      Kijk of je intern een afspraak kunt maken om één uur per dag ongestoord te werken: geen telefoons en geen e-mails. Belangrijk is wel dat je je collega’s hiervan op de hoogte brengt en hen ook de ruimte laat om dit één uur te doen.

-      In een landschapsbureau kun je dit ook visueel duidelijk maken, door bijvoorbeeld oortjes in steken.

actueel
28-03-2018 12:03

Best bekeken

Introductie nieuwe luchtzuiverende en geurabsorberende folies

Fleetshield introduceert twee nieuwe folies voor binnenruimtes: een luchtzuiverende VOC Active folie en een geurabsorberende OLF Active folie met antibacteriële werking. De folies kunnen ook door uw eigen medewerkers worden aangebracht nadat zij hiervoor een opleiding hebben gevolgd bij ...

Wie ga je verbazen?

Ruim op tijd kom ik aan bij de vergaderlocatie waar ik een klant voor een overleg ga ontmoeten. Behalve een koffiecorner zijn er ook werkplekken. Een groot reclamebord bij de ingang vertelt me ‘Uw kantoor is ónze lobby’, en belooft mij Print Service, Gratis Wifi én het ...