‘Aanbesteden iets anders dan inkopen’

Tijdens het Groot Aanbestedingscongres besprak Jeanine Peek, algemeen directeur bij Dell acht redenen waarom aanbestedingen mis kunnen gaan. Een kanttekening die Peek hierbij maakt, is dat het niet altijd misgaat vanwege aanbestedingen. ,,Er zijn ook andere specifieke kenmerken aan de overheid, die ervoor zorgen dat projecten falen. Met name de politieke context maakt aanbesteden toch echt iets anders dan inkopen in het bedrijfsleven.’’

1. Politieke druk

,,In de context van de overheid heb je altijd te maken met politieke achtergronden. Onhaalbare planning en onmogelijke budgetten zijn garantie voor mislukking. Om dit te voorkomen begint goed opdrachtgeverschap al met het scheppen van realistische verwachtingen richting de politiek. Een project kan zomaar falen, als de politiek besluit dat het een goed idee is er verder niet wordt nagedacht wat de consequenties zijn van zo’n keuze. Het komt ook voor dat er gaandeweg een project een kabinetswijziging plaatsvindt en een project opeens een andere kant op moet. Dat zijn zaken die soms voor onnodige vertragingen en kosten zorgen.’’

 

2. Gokkers dilemma

Volgens Peek speelt ook een ‘gokkers dilemma’ soms een rol bij een project. ,,Je hebt budget tot je beschikking, maar wat doe je als het opraakt? Als je staat te gokken, dan ga je meer gokken, omdat je gelooft dat je aan de winnende hand bent. De keuze om te stoppen is erg lastig. Zeker in de politiek geldt dat je dan terug moet naar de Kamer en wethouders om te zeggen: het is niet gelukt. Dus zie je vaak dat er besloten wordt om door te gaan. Met als gevolg dat je uiteindelijk heel veel extra geld kwijt bent.’’

3. Gebrekkige communicatie

,,Er vindt gebrekkig contact plaats voor, tijdens en na de aanbesteding. We hadden bijvoorbeeld een tijdje terug een mooie innovatieve oplossing. Ik belde de gemeente en gaf aan dat ik deze graag wilde laten zien. De reactie was: ‘u bent geen contracthouder, dus we praten niet met u’. Vervolgens werd de aanbesteding uitgeschreven en gaven ze ook aan: we mogen niet communiceren, want de aanbesteding loopt. De communicatie met de gemeente ging over en weer en uiteindelijk ging het zoveel geld kosten om de aanbesteding te doen, dat we hebben besloten om ons terug te trekken.’’ 

4. Rechtmatigheid boven doelmatigheid

De rechtmatigheid lijkt soms belangrijker dan het eindresultaat. ,,Inkopers hebben een cruciale rol binnen aanbestedingstrajecten en of de eindgebruiker uiteindelijk een goed product of goede dienst krijgt. Als iemand aan mij vraagt iets voor hem te kopen, omdat ik goed kan onderhandelen, dan is het cruciaal dat ik tijdens het aankoopproces regelmatig overleg. Anders wordt het een teleurstelling. Dit is iets dat ik in inkoop mis zie gaan. Het doel wordt vaak ondergesneeuwd door de rechtmatigheid.’’

5. Functionele uitvraag

,,Een groot gedeelte van de aanvragen die we krijgen, zijn lange lijsten met eisen en wensen. Soms staan hier zelfs uitgebreide specificatie-eisen op. Het helpt niet om zoiets uit te vragen. Je krijgt geen innovatieve oplossingen en marktpartijen kunnen uiteindelijk alleen nog op prijs concurreren. Het gaat vaak mis wanneer de aanbestedende dienst in hun uitgebreide uitvraag iets over het hoofd zien. Wat doe je dan? Dan ga je terug. Mooi, zegt de leverancier dan, dat is meerwerk.’’ 

6. Selectie op prijs

,,Een leverancier is niet per sé op zoek naar meerwerk’’, vervolgt Peek. ,,Maar bij een gedetailleerd bestek voldoet uiteindelijk iedereen aan de eisen en wordt er gegund op prijs. Je kan je namelijk niet meer op kwaliteit onderscheiden. Alle bedrijven moeten uiteindelijk toch ergens winst maken, dus gaan ze op zoek naar marge. Er wordt heel creatief nagedacht: waar zit het gat?’’

7. Eenzijdige contracten

,,Volledig eenzijdige contracten zorgen voor wantrouwen voordat het project gestart is. Dit vond laatst nog plaats bij een ministerie. Er werd een uitvraag gedaan, waarbij alle risico’s en verantwoordelijkheden bij de markt neergelegd werden. Ze kregen slechts één inschrijving, omdat alle partijen zich terugtrokken. Dan kun je jezelf afvragen: heb je dan een marktconforme aanbieding gekregen? Ik denk het niet. Daarnaast kun je jezelf afvragen: stel dat het misgaat en het bedrijf komt op het randje van faillissement? Wat doe je dan?’’

8. Tegenover elkaar staan

,,Vertrouwen is de basis voor succes’’, stelt Peek. Ze spreekt uit ervaring, wanneer ze zegt dat negatieve verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer een project kunnen laten mislukken. ,,Een tijd terug waren we bij een gemeente een grote oplossing aan het implementeren. Dat liep uit qua tijd. De oorzaken hiervan lagen zowel bij ons als bij de gemeente. Voordat we echter om tafel konden gaan zitten, had ik al een ingebrekestelling op de mat liggen. Eindresultaat: maanden vertraging door slechte communicatie.’’

actueel
30-05-2018 08:05

Best bekeken

Goed tekeningbeheersysteem is van strategische waarde

Een goed doordacht en opgezet tekeningenbeheersysteem vormt een uiterst belangrijke transparante schakel in de communicatie met betrokken partijen. Het belang van een eenduidig, goed opgezet strategisch tekeningenbeheersysteem komt vooral tot uitdrukking bij belangrijke interne processen op gebieden ...

Klanten De Lage Landen tevreden

De Lage Landen Translease heeft dit jaar de meest tevreden klanten. Dat blijkt uit het jaarlijkse onderzoek Fleetmanagement van het onderzoeksbureau Heliview. Bij dit onderzoek is aan circa 6000 wagenparkbeheerders hun mening gevraagd over dertig aspecten met betrekking tot dienstverlening, ...