Bespaar tijd en geld met een aangetekende mail

Een aangetekende zending kan sinds kort zowel een brief als een e-mail betekenen. Een aangetekende mail heeft dezelfde juridische waarde als een aangetekende brief. Hoe gaat dat in zijn werk?  

Meer dan waarschijnlijk heeft uw telecomoperator of energieleverancier u al gevraagd of u nog langer papieren rekeningen wilt ontvangen. Door enkel via mail met u te corresponderen besparen ze geld. Bovendien verloopt de communicatie zo sneller.
Zolang het gaat over rekeningen of een afspraak over het bezoek van de meteropnemer, werken e-mails perfect. Maar wat als u enkele betalingsherinneringen hebt genegeerd en uw leverancier u een aangetekende aanmaning wilt sturen?
Ook dat kan tegenwoordig. Een e-mail kan intussen dezelfde juridische status als een aangetekende brief hebben, maar dan hebben we het niet over een doorsnee mail. De authenticiteit van de inhoud en de identiteit van de verzender en de ontvanger moeten gewaarborgd worden. De standaard ontvangstbevestiging van e-mailprogramma’s voldoet daar niet aan. Om in het geval van een geschil e-mails als bewijsstukken te kunnen aanvoeren, moeten door derden digitale waarmerken worden toegevoegd die de identiteit van de verzender en de ontvanger en het tijdstip van verzending en ontvangst garanderen.
Het versturen van een aangetekende mail is heel eenvoudig. De functie wordt geïntegreerd in de systemen die al binnen de organisatie worden gebruikt, waardoor medewerkers gemakkelijk overstappen. Hetzelfde geldt voor ontvangers: zij kunnen de aangetekende e-mails lezen en accepteren in hun eigen, vertrouwde mailprogramma’s.   

In uw mailprogramma maakt u de keuze tussen een normale of een Aangetekende Email. U vult het e-mailadres en het onderwerp in, uploadt de bijlage en schrijft een begeleidende tekst. Indien gewenst voegt u een Digitale Handtekening toe, waarmee de bijlage rechtsgeldig ondertekend kan worden. Daarna verstuurt u de Aangetekende E-mail met een druk op de knop. U ontvangt een notificatie wanneer de ontvanger de Aangetekende E-mail heeft geaccepteerd en geopend. Deze registratie vormt het bewijs dat u er alles aan heeft gedaan om het document ter kennisgeving aan te bieden. Belangrijk, zeker bij correspondentie rondom een conflict.

actueel
28-11-2018 16:11

Best bekeken

Goed tekeningbeheersysteem is van strategische waarde

Een goed doordacht en opgezet tekeningenbeheersysteem vormt een uiterst belangrijke transparante schakel in de communicatie met betrokken partijen. Het belang van een eenduidig, goed opgezet strategisch tekeningenbeheersysteem komt vooral tot uitdrukking bij belangrijke interne processen op gebieden ...

Innovatie

Itannex heeft bij Van Heeswijk Elektrotechniek in Schijndel de Autodesk Revit MEP software geïmplementeerd om technische installaties beter geïntegreerd te kunnen ontwerpen. Met deze 3D-software, gebaseerd op een ‘Building Information Model’ (BIM), is het installatiebedrijf in ...