FM drijft steeds meer op big data

Gebruik van technologie en data voor facilitair management zijn in opmars. Het is makkelijker realtime inzicht te krijgen in processen en de gebruiker een belangrijke,
sturende rol te geven. Zodat de laatste bijvoorbeeld snel kan bepalen waar te werken.

Maak een rondje langs facilitaire diensten en een van de zaken die opvalt is de hoge verwachting van technologische ontwikkelingen: slimme sensoren, virtual reality, algoritmisch werken of robotica. Het bleek onlangs nog uit de Nationale Benchmark Facilitaire Innovatie 2019. Technologie, zo is de voorspelling, zal meer bijdragen aan prestatieverbetering, beleving en het succes van bedrijven en instellingen.

Zo’n voorbeeld van technologische vernieuwing is het digitale platform van Offi cebooking. Deze dienstverlener zegt onderscheidend te zijn door een sterke focus op de eindgebruiker, het gemak dat die kan hebben. Met een app die realtime informatie geeft en waar gegevens over verschillende andere facilitaire taken aan kunnen worden gekoppeld.

Directeur Jantine van der Weerdt kan uren praten over de combinatie van big data, sensoren, slim gebruik van ruimtes of het integreren van verschillende informatie van organisaties met
het digitale platform. Met een app voor de gebruikers is het niet alleen de facilitaire dienst die er plezier van heeft, maar ook het personeel of de studenten van een onderwijsinstelling.
Van der Weerdt: „De opkomst van technologie en data in het facilitaire proces is heel belangrijk. Met behulp van de mobiel, cloud, internet of things, big data et cetera is het makkelijker geworden realtime inzage te krijgen in processen en de gebruiker daar een belangrijke, sturende rol in te geven. Door dat proces te stroomlijnen kun je aan de ene kant effi ciënter werken en aan de andere kant klanttevredenheid verbeteren. Het gaat niet alleen om kostenbesparingen en betere benutting, maar ook op basis van al die data beter keuzes onderbouwen: hoe ziet de campus er over vijf jaar uit of hoe reizen mijn medewerkers naar kantoor in de toekomst?”

„We zijn een platform, waarbij medewerkers van bedrijven die zijn aangesloten zelf kunnen bepalen wanneer ze welke ruimte willen gebruiken. Met die selfservice willen we ons onderscheiden van wat tot nu toe gebruikelijk is.”

Realtime meten
Officebooking is een van de partijen die duidelijk maakt dat digitaal inzicht en selfservice op de werkvloer opgang maakt. Zo zijn er modules ruimtebeheer waarbij precies wordt vastgelegd
welke faciliteiten een bezoeker kan verwachten. Of er wordt een vergelijkbaar platform als dat van Offi cebooking aangeboden, met iets andere accenten.

Meten is weten en bij Officebooking gebeurt dat (vaak) realtime, dus op het moment zelf. Van der Weerdt benadrukt dat het om meer gaat dan een reserveringstool of zoiets: „Natuurlijk is dat meten niet nieuw om te weten welke afdeling druk is, processen te stroomlijnen of hoe het staat met onderhoud. Wel zijn bijzonder realtime en de hoeveelheid data en variatie in data: het maakt dat je actief kan sturen in facilitaire processen. Voorbeelden zijn het plannen van de schoonmaak, het verbeteren van catering en verregaande flexibilisering van je vastgoed en bedrijfsmiddelen.”

Over de gebruiker: „Je helpt met de app op die manier niet alleen bij het zoeken naar een werkplek, maar draagt ook in belangrijke mate bij aan het geluk van de medewerker. Dat wordt steeds belangrijker in deze tijd. De werknemer moet bij voorkeur een
vijfsterrenhotel binnenkomen.”

„Het bezoekproces kan je onder meer koppelen aan de catering, dan weet die of het druk is of niet. Je krijgt veel beter grip op reserveringsbeleid en het leidt tot kostenreductie. En je ontlast
ondersteunend personeel. Realtime bijhouden of bijvoorbeeld ruimtes zijn bezet is tevens handig bij no shows, dus als een plek is gereserveerd maar die toch niet wordt bezet. Dan kan je er toch naar toe gaan als niemand komt.”

Over het technische aspect zelf: „Die app is voor gebruikers belangrijk, maar we bieden ook de mogelijkheid om de data op digitale schermen te tonen, overzichtsborden waarop de informatie is te zien. Ons platform is aan te sluiten op alle populaire software, zoals MS Outlook. Op zo’n schaal technologische middelen aan de praat en het integreren in bestaande werkplekken is uniek.” Enkele klanten van Offi cebooking zijn een waterschap en een hogeschool. Per organisatie kunnen eigen gegevens worden gekoppeld. „Bij het waterschap zijn dat bijvoorbeeld quats, om te weten of die beschikbaar zijn. Of denk aan fietsen die sommige bedrijven uitlenen aan medewerkers,” licht Van der Weerdt toe.

Gebruik app op hogeschool
De Officebooking Blue app is sinds vorig jaar beschikbaar voor studenten van NHL Stenden Hogeschool. Op elke device heeft de gebruiker realtime inzicht in de bezetting van ‘studielandschappen’ en ‘break out ruimtes’ op twee locaties in Leeuwarden. En vanaf februari dit jaar geldt hetzelfde voor vestigingen van NHL in Emmen, Meppel en Assen. Ook hier kunnen studenten volgens Officebooking snel op zoek naar een vrije werkplek.

Het is voor de studenten een kwestie van checken of een ruimte beschikbaar is en hoe druk het is. De dienst is behalve op een app tevens beschikbaar op een website.

Op een locatie kan bijvoorbeeld worden gezocht naar een rustige plek op de campus. Per zone wordt dan aangegeven hoe druk het er is (10% is lekker rustig, terwijl 25% al wat drukker begint te worden). De informatie gaat vergezeld van foto’s of plattegronden. De app is bij NHL sinds kort ook beschikbaar voor medewerkers. Die krijgen inzicht in het realtime gebruik van vergaderruimtres, om snel een vrije zaal te vinden. Ze kunnen niet met de app een
ruimte reserveren, maar wel reeds gemaakte reserveringen checken. Als een ruimte die niet binnen 30 minuten na aanvang van de reservering is bezet, wordt de reservering gestopt.

Het platform van Offi cebooking ondersteunt wel op interactieve wijze het boekingsproces van vergaderruimtes, werkplekken en bedrijfsmiddelen. Dat kan met mobiel, tablet, desktop of zogeheten digital signage (bewegwijzering) oplossingen.

Flexibel werken
Tegenwoordig zit iemand niet altijd op dezelfde plaats, maar zoek je een plek die bij de werkzaamheden past. Dat geeft weer nieuwe uitdagingen op de werkvloer: collega’s zitten op verschillende verdiepingen verspreid. Met interactieve plattegronden zou je een collega in principe snel kunnen vinden. Dan moet die collega daar wel zin in hebben, die kan er ook voor kiezen zijn vindbaarheid even uit te schakelen.

Van der Weerdt: „Met de sensorscan kan automatisch en handmatig worden aangegeven om te weten waar je zit. Zeker met flexlocaties kan dat handig zijn. En dan kan een gebruiker nog
instellen hoe specifi ek de plaatsbepaling is: per werkplek, verdieping of op locatieniveau.”

Een belangrijk onderdeel, is al even aangestipt, van het digitale platform is de integratie met bestaande systemen. Denk aan personeelsinformatie, toegangscontrole of andere facilitaire informatiesystemen. In plaats van een aparte app voor elke functie -parkeren, catering, noem maar op- biedt slechts een ingang tot die faciliteiten voordelen. Er hoeft niet telkens een aparte app te worden gedownload. En niet onbelangrijk is dat aan zo’n digitale mogelijkheid eisen op het gebied van veiligheid en privacy worden gesteld. Het is de vraag of elke leverancier van een dienst daaraan voldoet. Los van het feit dat per app de manier waarop die moet worden gebruikt verschilt en dat niet bijdraagt aan gebruiksgemak.

Slimme sensoren
Een belangrijke gedachte achter het optimaliseren van ruimtegebruik komt doordat veel kantoren lege plekken kennen en er allesbehalve effi ciënt wordt omgegaan met het gebruik. Onderzoek wijst uit dat tot de helft van de tijd medewerkers niet op het hoofdkantoor zijn (KNOLL, The workplace network).
Dat wil niet zeggen dat ruimte geen probleem is: vaak zijn er pieken en is het moeilijk een plek te vinden in een moderne werkomgeving. Een andere klacht is die over gebrek aan private
vrijheid, te veel mensen om je heen hebben om goed te kunnen functioneren. Of kantoortoerisme: een plek bezetten met spullen zonder lijfelijk dar te zijn. Het zijn allemaal factoren waarvan de hinderlijkheid kan worden beperkt door slimmer om te gaan met
beschikbare ruimte.

Wat gezegd kan worden over het nut van slimme kantoorsensoren voor bezetting van ruimte, geldt ook voor andere facilitaire diensten. Sensoren kunnen van pas komen voor veiligheidssystemen, bediening van het licht, parkeermanagement, toegangsbeheer, CO2-niveaus, waterverbruik, elektrische laadplekken of temperatuurinstelling. In het geval van aanwezigheid kan een sensor onder een tafel bijvoorbeeld menselijke beweging detecteren
door infrarood temperatuur.

De sensoren leveren samen met gegevens van gebruikers zelf of reserveringen allemaal data op die vooral in verband met elkaar tot nuttige inzichten leiden. Onder andere geen discussie meer of de bezetting goed of matig is: de gegevens erover liegen niet.

actueel
15-04-2019 15:04

Best bekeken

Uitreiking trendrapportage

Beter inzicht in schoonmaakkostenGemeenten hebben een gedetailleerd inzicht in de schoonmaakkosten en zijn in staat deze kosten op een goede manier te sturen. Dat is een van de belangrijkste uitkomsten van de jaarlijkse trendrapportage facilitaire kengetallen gemeente, die de adviesgroep ...

Verstedelijking moet duurzamer

Duurzame ontwikkeling moet het centrale uitgangspunt worden bij de verdere planning van Nederlandse regio's. Dit stelt de VROM-raad in zijn advies 'Duurzame verstedelijking' dat de raad heeft aangeboden aan de demissionaire ministers Huizinga-Heringa (VROM) en Van Middelkoop (WWI). Terwijl duurzame ...