Niet-strategische inkopen beter organiseren

Door hun niet-strategische inkopen beter te organiseren, kunnen bedrijven jaarlijks veel geld besparen. Uit recent onderzoek onder ruim zevenhonderd werknemers, die besteller zijn en/of verantwoordelijk voor de inkoop van bedrijfsbenodigdheden, blijkt dat zo’n 55 procent overwegend ad hoc bestelt. De meerderheid maakt wel geregeld een ‘rondje’ of bundelt bestellingen, maar heeft geen jaarplanning. Ruim 24 procent bepaalt vooraf zelfs geen inkoopbudget, er wordt besteld naar behoefte.  

Ramon Kok is Managing Director Benelux en Duitsland van Manutan, leverancier van artikelen voor magazijn, werkplaats, terrein en kantoor. Volgens hem kost het ad hoc inkopen bedrijven jaarlijks handenvol geld. „Door ongestructureerd in te kopen, gaat veel geld verloren’’, stelt hij. ,,De beheerskosten zijn veel hoger, want incidentele aankopen zijn duurder. Zeker als het items betreft die dringend aangeschaft moeten worden. De prijs speelt dan vaak geen enkele rol meer.” Bijna 28 procent van de inkopers bestelt slechts enkele maanden vooruit. Ruim 55 procent koopt op nog kortere termijn in door direct te reageren op ad hoc vragen, ad hoc bestellingen te bundelen of door zelf een rondje te maken met de vraag wat men binnen afzienbare tijd denkt nodig te hebben. Acht procent leunt op de leverancier, die aangeeft wanneer producten besteld moeten worden. Ook niet meer dan acht procent geeft aan vast te houden aan een jaarplanning, waar niet van afgeweken wordt. In veel gevallen houdt men bij het inkopen dan geen rekening met de seizoenen. Al verschilt dit wel per branche blijkt uit het onderzoek: in de industrie houdt 42,6 procent geen rekening met het seizoen, in de bouw is dat 30,9 procent, bij logistiek & transport 32,4 procent en in de dienstverlening 36,4 procent. Kok: „Dit betekent dat producten, zoals strooizout, beschermende kleding of ventilatoren, pas op het laatste moment worden aangeschaft. Wanneer ze echt noodzakelijk zijn dus. Men moet dan snel op zoek naar een leverancier. De inkoopprocedure loopt vervolgens vaak buiten het normale bestelproces om en vanwege de grote vraag is de prijs vaak een gegeven, waarover niet onderhandeld kan worden.” Volgens Kok zijn er echter wel oplossingen voor dit probleem. „Een digitaal platform zorgt ervoor dat de gebruiker alle gewenste producten vindt bij één centrale leverancier. Die opzet stelt een bedrijf in staat om direct interessante kortingen, geldend voor alle producten, te bedingen. De inkoop wordt bovendien volledig geautomatiseerd als dit platform gekoppeld wordt aan het ERP systeem van de afnemer. Na de bestelling verloopt het hele proces dan volledig automatisch.” Een andere oplossing zijn de zogeheten vending machines op de werkplek. Daarmee zijn alle relevante producten direct beschikbaar. „Een persoonlijke keycard biedt de gebruiker toegang tot het apparaat. De machine is verbonden met het systeem van de leverancier die er op zijn beurt tijdig voor zorgt dat er nooit ‘nee’ verkocht hoeft te worden. Ook dit proces verloopt compleet automatisch.’’

actueel
28-06-2018 12:06

Best bekeken

Koffiecorner cruciale kantoorfaciliteit

Bij het ontwerp van een nieuw interieur speelt de koffiecorner een steeds belangrijkere rol. Dit constateert onder meer interieurspecialist Jaap den Braber. ‘In vergelijking met een aantal jaar geleden, zijn bedrijven bewuster bezig met de inrichting hiervan. Men wil klanten en medewerkers ...

Energiescan levert goedkopere maaltijden

 De kans is groot dat een deel van de patiënten in het UMC St. Radboud over enige tijd niet meer ’s middags maar ’s avonds de warme maaltijd krijgt voorgeschoteld. Uit onderzoek in het kader van de tweede Meerjarenafspraak (MJA2) is gebleken dat het ziekenhuis daarmee ...