Splitsing werk en product in de schoonmaak

In een aanbesteding voor schoonmaakdiensten en schoonmaakartikelen is het gebruikelijk dat deze onderdelen in één tender opgenomen zijn. Het schoonmaakbedrijf dat de aanbesteding wint, regelt ook de benodigdheden en maakt daarvoor gebruik van zijn eigen leverancier. Zij hebben immers de kennis van de producten en zorgen ervoor dat de voorraad voor de schoonmaker op locatie op peil blijft. Het klinkt heel logisch, maar dat hoeft het niet te zijn. Want als je de aanbesteding splitst in twee percelen, kun je zelf kiezen welke leverancier de producten levert en kun je een enorme efficiëntieslag maken.

Deze situatie deed zich voor in Ierland bij een internationaal technologiebedrijf en ze was de start van een nieuwe strategie voor de aanbesteding van schoonmaak- en hygiëneproducten. George Hand, Sales Manager Cleaning, Hygiene & Catering Category bij Office Depot UK & Ireland, legt uit hoe deze aanbesteding ervoor zorgde dat de markt van schoonmaakartikelen een stuk interessanter werd.

Tijdens een reguliere afspraak met de klant bracht de accountmanager diverse productgroepen ter sprake, waaronder schoonmaakartikelen. Omdat de inkoopmanager niet op de hoogte was van dit assortiment, vroeg hij om meer informatie, welke ideeën Office Depot had en wat het bedrijf als leverancier kon betekenen. Hand licht toe: „Voorheen waren de schoonmaak en de artikelen altijd onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het schoonmaakbedrijf dat de aanbesteding won, beschikte over een eigen leverancier en koos zelf de producten. De diensten en de producten vielen allemaal binnen hetzelfde contract en werd doorberekend aan het technologiebedrijf.”

Ook in de Benelux
„Wij hebben de inkoopmanager erop gewezen dat dit niet per se de gang van zaken hoeft te zijn. We ontdekten dat het regelmatig voorkomt dat inkopers weinig inzicht hebben in het verbruik en de hoeveelheid door het gecontracteerde bedrijf ingekochte schoonmaakartikelen.
Dankzij het prijsvoorstel kreeg het technologiebedrijf dit inzicht wel, wat een splitsing in de aanbesteding opleverde in twee percelen: arbeid en producten. We zijn geen schoonmaakbedrijf, dat moge duidelijk zijn. De schoonmaak kunnen we niet leveren, maar de producten wel. We hebben ingeschreven op een van de percelen van de aanbesteding en die hebben we gewonnen. In plaats van de keuze aan het schoonmaakbedrijf te laten, kun je als bedrijf zelf bepalen wie de leverancier wordt. Dat geldt natuurlijk niet alleen in Ierland, ook in de Benelux is dat mogelijk.”

Twee partijen
Uiteindelijk zijn er twee leveranciers gekozen: een schoonmaakbedrijf voor de daadwerkelijke uitvoering en Office Depot voor de producten. Maar het was niet voor alle partijen direct duidelijk dat er door het bedrijf twee leveranciers waren gekozen. Hand legt uit: “Dit zorgde in het begin voor de nodige verwarring, het schoonmaakbedrijf was in de veronderstelling dat bij de gunning beide percelen hoorden, zoals altijd. Maar ze wonnen de helft, en kregen vervolgens de opdracht met een andere leverancier te werken. Het schoonmaakbedrijf had niet de hele aanbesteding gewonnen.  Er waren verschillende factoren die de gunning hebben beïnvloed. „Natuurlijk is prijs belangrijk, maar onze internationale ervaring in de retailbranche was voor het technologiebedrijf ook een groot voordeel. Het bevoorraden van de winkels van bedrijven is voor ons niet nieuw. Ook bleek de bevoorradingssnelheid hoger te liggen dan het bedrijf gewend was, zo gingen ze ineens van een levertermijn van vijf dagen naar één dag.”

actueel
05-03-2018 08:03

Best bekeken

School uit / natuurlijk materiaal

Nieuwsbron: Eindhovensdagblad Gebruikt: N (klik op N om status in J te veranderen, Item verhuist naar archief) Foto: Datum: 2005-09-08 16:37:56 356 School uit/ natuurlijk materiaal De nieuwbouw van het Novalis College isrientati geheel ...

Levering aan Bronovo Ziekenhuis

Capelle a/d IJsselHet Haagse ziekenhuis Bronovo kiest ook voor de komende jaren voor Nederlands grootse onafhankelijke specialist in documentoplossingen en afdrukapparatuur; te weten Veenman. De bestaande overeenkomst wordt uitgebreid met managed printservices en ondersteuning op het gebied van ...