Zorg voor lente op kantoor

Waarom bestaat er eigenlijk zoiets als een lenteschoonmaak? De lente is hét seizoen om een frisse start te maken. De ramen gaan weer open, de zonnestralen beginnen lekker warm aan te voelen en u voelt dat het een mooi moment is om uw leven te herorganiseren. Het voorjaar is het seizoen om uw kantoorruimte eens van een frisse schoonmaakbeurt te voorzien en de winterblues ver achter u te laten. Hierbij tips voor een efficiënte lenteschoonmaak op kantoor.

1. Start eerst met bureau leegruimen

Liggen er stapels papieren op uw bureau? Start dan met het opruimen van deze papieren. Pak eerst de oudste stapel papieren en bekijk elk document. Wat kan er weg, wat moet u archiveren en wat moet u bewaren om later te sorteren? Controleer ook wat de wettelijke verplichtingen en standaardvoorschriften binnen uw bedrijf zijn. Soms mogen bepaalde documenten niet zomaar worden weggegooid.

2. Order uw documenten

Bewaar de documenten waarbij u nog actie moet ondernemen of die juridisch gezien bewaard moeten worden. Documenten die nu echt niet meer nodig heeft, kunt u meteen weggooien. Sorteer vervolgens de documenten die u moet bewaren, maar niet nodig heeft en de documenten die u wel binnen korte tijd nodig heeft. De documenten die u niet meer gebruikt, maar wel moet bewaren, kunt u opbergen in een archiefkast. Deze hoeven niet op uw bureau te liggen! De documenten kunt u handig sorteren in ordnermappen of hangmappen.

3. Maak uw bureau overzichtelijk

Hoe wilt u dat uw bureau eruitziet? Wat moet er sowieso op uw bureau liggen? Waar moet uw computer staan en waar kunt u bakjes, pennen, uw agenda en andere spullen handig neerleggen? Bedenk vervolgens een effectieve indeling voor uw bureau. Bijvoorbeeld een plek voor uw computer, een plek voor uw archieven, opslagplaats voor bureaumateriaal en een plek voor post.

4. Houd alleen hetgeen u nodig heeft binnen handbereik

Beperk de hoeveelheid rommel op uw bureau, door alles wat u niet nodig heeft eraf te halen. Denk aan een verzameling pennen, lege koffiebekertjes, stapels papier en nietmachines. De meeste mensen hebben het volgende op hun bureau liggen: laptop/toetsenbord en monitor, telefoon, notitieblok, twee pennen, bureaulamp, wat leuke foto’s en eventueel agenda.

5. Organiseer je bureaulade

Vaak puilt bij veel mensen de bureaula uit met onnodige spullen. Zoals een verzameling post-its, paperclips en pennen. Ruim de lades eens goed op. 

6. Elektronische organisatie

En nu misschien nog wel het meest lastige gedeelte van de lenteschoonmaak op kantoor: de elektronische schoonmaak. Uw computer en mailbox staan waarschijnlijk bomvol documenten en e-mails die u niet meer nodig heeft. Neem even de tijd om alles te doorzoeken. Verwijder informatie die u niet meer nodig heeft en maak een back-up van documenten die u wilt bewaren. Hetzelfde geldt voor uw mailbox.

actueel
05-04-2018 13:04

Best bekeken

Introductie nieuwe luchtzuiverende en geurabsorberende folies

Fleetshield introduceert twee nieuwe folies voor binnenruimtes: een luchtzuiverende VOC Active folie en een geurabsorberende OLF Active folie met antibacteriële werking. De folies kunnen ook door uw eigen medewerkers worden aangebracht nadat zij hiervoor een opleiding hebben gevolgd bij ...

Wie ga je verbazen?

Ruim op tijd kom ik aan bij de vergaderlocatie waar ik een klant voor een overleg ga ontmoeten. Behalve een koffiecorner zijn er ook werkplekken. Een groot reclamebord bij de ingang vertelt me ‘Uw kantoor is ónze lobby’, en belooft mij Print Service, Gratis Wifi én het ...