Basiskennis dossier verhuizen

Samengesteld door: Kim Wolters, Henny Brullemans


Definitie

Wanneer je een locatie verlaat om je op een andere locatie te vestigen spreken we van verhuizen. Het kan gaan om een interne en externe verhuizing.

Facilitair

Economische en maatschappelijke factoren, technische en organisatorische wijzigingen en een verandering van inzicht kunnen leiden tot een verhuizing. Verhuizen kost veel tijd, geld en energie. Om de kosten te beperken moet de verhuizing gemanaged worden. Het facilitaire management kan zorgen dat iedereen de juiste voorzieningen heeft om zijn/haar werk uit te voeren en de organisatie de vastgestelde doelen kan behalen. Er komt veel kijken bij een verhuizing en al helemaal als deze extern plaatsvindt. Een foutieve adreswijziging of slecht geplande timing, kunnen de kosten van de verhuizing hoog doen oplopen en schadelijk zijn voorde organisatie. Daarom is het te adviseren om een verhuisbeheerder aan te stellen. Veelal zal dit bij FM liggen. Deze persoon houdt zich met alle facetten van de verhuizing bezig en zal het contactpersoon vanuit de organisatie en voor collega’s zijn. Hij is feitelijk de projectleider.

Stappenplan bij verhuizen

1. Aanstellen projectleider
Zet iemand in als verantwoordelijke m.b.t. de verhuizing vanuit de organisatie of erbuiten, dit wordt de projectleider. In de meeste gevallen zal dit iemand van het facilitair management zijn omdat deze het meeste weet van verschillende afdelingen of het verhuisbedrijf dat hierin het voortouw neemt. Het huidige takenpakket van de medewerker moet aangepast worden aan de hand van de nieuwe taken. De projectleider zorgt dat de gehele verhuizing volgens planning verloopt en zoveel mogelijk werkzaamheden uitgevoerd kunnen worden tijdens de verhuizing waardoor er zo min mogelijk arbeidsuren verloren gaan.

2. Opzet verhuiscommissie
Vooral bij een grote verhuizing is het aan te raden om de projectleider een commissie samen te laten stellen. Denk hierbij goed na welke afdelingen erin moeten zitten zoals ICT en facilitair management. De projectleider is de voorzitter van deze commissie en zal voortgangsrapportages voorleggen aan de juiste personen.  

3. Bepalen van communicatielijnen en laat het budget vaststellen
Welke communicatielijnen mogen er betrokken worden bij de verhuizing, met wie moet er gecommuniceerd worden en welk budget staat er tot je beschikking per afdeling of onderdeel.

4. Inventarisatie
In sommige gevallen verhuist een deel van het interieur niet mee of blijft het archief achter of gaat naar weer een andere vestiging. Breng goed in kaart welke spullen mee gaan en of deze makkelijk te verhuizen zijn. Wanneer er bijvoorbeeld een serverkast of piano mee verhuisd, zal hier een geschikte verhuizer voor gevonden moeten worden.

Naast het interieur moet er ook gedacht worden aan energie en ICT-aansluitingen, waar moeten deze op de nieuwe locatie komen en wie gaat hiervoor zorgen. Tevens zullen de informatiepunten, bewegwijzering, kamernummers, afvalpunten, etc.

Belangrijke zaken waar aan gedachten moet worden

  • bevinden er chemicaliën in het gebouw, hoe gaan we deze verhuizen?;
  • moeilijk verhuisbare objecten
  • past het op normaal transport?

5. Inrichtingstekening
Deze tekening is voor iedereen die betrokken is bij de verhuizing. Afdeling ICT kan zien welke stroom en netwerkpunten er op de oude locatie waren en hoeveel er op de nieuwe moeten komen. De verhuizers kunnen zien welke spullen mee moeten en in welke ruimte ze daar geplaatst moeten worden.

6. Draaiboek
Alle bovengenoemde stappen worden opgenomen in het draaiboek voor de verhuizing zodat iedereen kan terugvinden wat hun taken zijn en wanneer ze uitgevoerd moeten worden.

7. Coördineren van verhuizing
Dit is als ware de voorbereiden van de verhuizing hier kan je de meubels aan de inrichtingstekening koppelen zodat de juiste meubels in de juiste ruimte terecht komen wat veel tijd en irritaties bespaart.

Contact leggen met de ICT-specialist om te bespreken of de server mee kan verhuizen en kan zorgen dat er de dag van verhuizing het netwerk op de nieuwe locatie operationeel is.

8. Uitvoering verhuizing
Voordat de verhuizing daadwerkelijk wordt uitgevoerd is het belangrijk om aan het volgende te denken:

  • zijn alle apparaten losgekoppeld en veiliggesteld voor transport?;
  • zijn alle listen vrij zodat deze optimaal gebruikt kunnen worden bij de verhuizing?;
  • hoe laat gaan we beginnen en verwachten we klaar te zijn?;
  • is er bescherming aangebracht voor vloeren en liften?;
  • is de verzekering voor de verhuizing afgesloten?;

9. Nazorg van verhuizing
Na een verhuizing zijn er altijd wel dingen kapot gegaan en/of kwijtgeraakt. De projectleider voor de verhuizing is hier het aanspreekpunt voor.  

Interne & externe verhuizing

Je kunt binnen en buiten een organisatie verhuizen. Wanneer een medewerker naar aan andere werkplek gaat verhuisd deze naar een andere plek. Dit is dan een kleine verhuizing waar wel gedacht moet worden aan ICT, telecommunicatie, meubilair, kamernummers, interne adressenlijst, etc.

Voordelen van een verhuizing

- Het werken op een nieuwe locatie kan voor de medewerker een productieve uitwerking hebben;

- Door het verhuizen naar een andere locatie kan de organisatie beter de gestelde doelen halen;

Nadelen

- Tijdelijk stilvallen van de dagelijkse werkzaamheden, dit kost geld;

- Na de verhuizing zal er achterstallig werk zijn;

- Niet alle medewerkers zullen positief reageren op de verhuizing;

Adres

Als bedrijf wil je bereikbaar blijven voor je klanten, daarom is het van belang dat je de adreswijzigingen op tijd doorgeeft en het bijvoorbeeld met een sticker op de enveloppen die verstuurd worden plakken. Hierdoor kunnen de oude enveloppen opgemaakt worden en de mensen tevens geattendeerd worden op het nieuwe adres. Verhuist de postbus ook, vergeet dit dan niet mee te nemen in de adreswijziging.  

Verzekering

Een verhuizing heeft in de meeste gevallen gevolgen voor de verzekeringen. Zorg dat hiernaar gekeken wordt voordat er verhuisd wordt. Niet alleen de inboedel maar ook de opstal (bij koop) en verhuizing moet verzekerd zijn. Tevens kan er ook een verzekering afgesloten worden voor de schade die ontstaat door de verhuizing.

Gas, water en elektriciteit

Zorg dat er op de dag van verhuizing elektriciteit, gas en water aanwezig is. Zonder deze elementen kunnen medewerkers hun werkzaamheden niet uitvoeren en zullen ze dus niet productief zijn omdat ze niet tevreden zijn. 

Internationale verhuizing

Het maken van het draaiboek steekt voor het merendeel hetzelfde in elkaar. Echter zijn er enkele extra aandachtspunten zoals douanepapieren, wat gebeurt er met meubels, gaan werknemers mee en waar verblijven ze?

Normeringen

- ISO-9001. Dit is een internationaal kwaliteitsmanagementsysteem dat zegt dat je zegt wat je doet, doet wat je zegt en bewijst dat je het hebt gedaan.

- ISO-VCA. Heeft als doel om mensen veiliger te laten werken en daardoor minder bedrijfsongevallen ter gevolgen de hebben.

- ISO-milieu 14001 certificaat. Dit certificaat heeft als doel om de organisatie zijn milieuprestatie te verbeteren en internationaal de kwaliteit van het milieumanagementsysteem van de organisatie aan te tonen. 

- PPV gecertificeerd. Dit is een keurmerk voor erkende project verhuizers. Het keurmerk stelt eisen aan: kwaliteit, veiligheid, zekerheid, milieu, gezondheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

Aanverwante dossiers

Telecommunicatie, Veilige werkplek, Gezonde werkplek, ICTKantoorinrichting