In control zijn dankzij het FMIS

Om een goede service te bieden aan de interne organisatie is het belangrijk om ‘in control’ te zijn. U wilt precies weten wat er allemaal op facilitair vlak gebeurt, hoeveel de producten en diensten kosten en wat het de organisatie uiteindelijk allemaal oplevert. Een eervol streven, maar in de praktijk is het vaak lastig om echt ‘in control’ te zijn. U heeft niet alleen met uw interne klanten te maken, maar ook met leveranciers, dienstverleners en directie. Allemaal zijn ze betrokken bij de verschillende facilitaire processen en communicatiestromen. Hoe kan een FMIS helpen controle te houden?

Drie P’s en een FMIS

Waar anders kunt u beginnen dan bij het begin? Voordat u inzicht heeft in de verschillende serviceprocessen, is het belangrijk om te beginnen met een inventarisatie. Denk hierbij aan de pijlers uit het 3-P model: People, Product & Process.

Product staat daarin niet zozeer voor ‘producten’, maar meer de bedrijfsmiddelen waarmee u uw facilitaire organisatie draaiende houdt. Denk bijvoorbeeld aan gebouwen, toegangsdeuren, brandinstallaties, printers, koffieautomaten, etc. Product staat voor middelen die nodig zijn om in ieder geval de basisfaciliteiten te bieden.

People staat voor de mensen die bij deze bedrijfsmiddelen betrokken zijn. Zo kent een koffieautomaat iemand die koffie afneemt (interne klant), iemand die de bonen bijvult en het apparaat schoon houdt (facilitair medewerker), iemand die reparaties uitvoert (leverancier) en iemand die het apparaat gefinancierd heeft (directeur). Allemaal hebben ze vanuit hun eigen rol een belang bij het apparaat.

Verder is er nog Process; de verbindende schakel tussen People en Products. Twee voorbeelden: iemand die koffie afneemt wilt ergens een melding kunnen maken indien de automaat niet werkt. Een facilitair medewerker vult de koffiebonen dagelijks bij en maakt de automaat schoon. Uit deze twee voorbeelden zijn duidelijk processen te destilleren, namelijk een meldproces en een periodiek proces

De rol van het FMIS

Wanneer u start met de inventarisatie van People, Product & Process, kunt u het FMIS gebruiken als degelijke basis. De 3-p’s zijn volledig in het informatiesysteem geïntegreerd, waardoor u eenvoudig inventariseert welke bedrijfsmiddelen u heeft en welke mensen er bij de middelen betrokken zijn. Vervolgens registreert u de processen, die ervoor zorgen dat activiteiten op de juiste manier door de juiste personen wordt uitgevoerd.
Een FMIS helpt u om een goed en gestructureerd overzicht te maken van uw facilitaire activiteiten. En op het moment dat u overzicht heeft, krijgt u meer inzicht in wat er precies allemaal op uw facilitaire afdeling gebeurt. Een FMIS slaat niet alleen belangrijke informatie op, maar genereert ook interessante informatie als output. Met behulp van handige rapportages en dashboards krijgt u inzicht in waar het beter kan. U kunt dan ook snel verder met de volgende stap: het verder optimaliseren van uw facilitaire organisatie.

FMIS
08-02-2018 16:02

Bekijk alle artikelen in dit dossier

relevante artikelen

FMIS bij regie organisatie

Inzet van een Facilitair Management Informatie Systeem - kortweg FMIS- is binnen veel facilitaire organisaties niet meer weg te denken. De laatste jaren maken veel organisaties ook de transitie door naar een (facilitaire) regie organisatie. Welke invloed heeft het regie model op het gebruik-, en de ...

Past uw FMIS wel bij uw managementsysteem?

Serviceorganisaties halen vaak een beperkt rendement uit de tools waarmee ze hun werkzaamheden managen. Een strategische benadering voor de keus en inzet van tooling kan dus veel opleveren. In alle gevallen is het van groot belang dat de organisatie éérst overweegt hoe zij haar ...